Malgré la numérisation en profondeur d’une grande partie de l’administration, comme la facturation électronique et les opérations bancaires, l’administration des salaires accuse du retard, constate Partena Professional. Pourtant, une fiche de paie électronique est la meilleure option pour plusieurs raisons: non seulement le papier et l’envoi sont économisés, rendant l’administration plus écologique, mais c’est aussi plus rapide et moins coûteux. De plus, on peut consulter ses données administratives à tout moment.
D’où provient ce retard? Chaque transition demande du temps et, dans ce cas-ci, un certain nombre de conditions fonctionnelles doivent être remplies. L’accès à Internet est bien sûr fondamental. Aujourd’hui, 86% des ménages belges disposent d’internet. Il y a donc encore 14% des ménages pour lesquels une fiche de paie électronique ne serait pas une bonne solution. Outre les conditions fonctionnelles, un certain nombre de conditions légales sont également à prendre en compte. La loi est claire: les fiches de paie mensuelles, les comptes individuels annuels et les relevés d’impôts peuvent être envoyés et conservés électroniquement. Le passage vers ces documents électroniques nécessite toutefois quelques étapes:
- L’employeur conclut un accord avec un fournisseur de plateforme numérique reconnu, qui stocke les documents salariaux des employés et les met à leur disposition aussi longtemps que la loi l’indique.
- Chaque employé accepte individuellement et par écrit le passage du papier au numérique.
- Le règlement du travail doit être modifié et contenir les accords conclus au sujet des documents de salaire électroniques.
- L’employeur est tenu de conserver tous les documents, du moins de façon numérique et, si désiré, sur papier.
Alors que la digitalisation est en haut de l’agenda politique, la loi n’oblige pas encore de recevoir les fiches de paie en format digital et elle ne changera probablement pas encore demain, conclut le secrétariat social. Cependant, en vue de gains économiques, écologiques, et de confort, il est important que les employeurs et les employés prennent les devants.
