C’est ce qui ressort d’une étude de SAP Concur qui s’est concentré sur la fraude sur les dépenses en entreprise et l’attitude des employés à ce sujet, sur comment les sociétés gèrent le problème ainsi que sur les outils numériques utilisés. Elle montre notamment que les motivations des employés pour ajuster leurs notes de frais à la hausse peuvent varier, de la falsification délibérée à la simple volonté de rajouter un « petit supplément » à la suite d’un long déplacement. Ainsi, les travailleurs européens trouvent acceptable de soumettre volontairement des fausses dépenses, jusqu’à 130 € par an en moyenne. En Belgique, le montant atteint 192 €, contre 114 € aux Pays-Bas. Pour autant, une grande partie des dépenses incorrectes ne sont pas intentionnelles.

D’après l’enquête, les justifications des salariés sont liées à leur satisfaction et à leur sensibilisation aux consignes de déclaration des dépenses:

• Il existe un manque général de compréhension des activités de fraude et de leurs implications pour les employés ou les entreprises. Par exemple, 39% des participants belges avouent avoir déjà ajusté leurs frais de restaurant ou de kilométrage à la hausse, tandis que 30% confient qu’ils en seraient incapables. Par ailleurs, seulement un tiers des entreprises belges (34%) organisent des formations sur la sensibilisation et la prévention à la fraude. Ce résultat se situe en tête du classement européen juste en dessous de la moyenne des pays germanophones à 35%.
• En moyenne, 54% des interrogés belges estiment qu’il est parfaitement acceptable de déclarer plus de dépenses qu’en réalité ou d’ignorer les consignes de l’entreprise en matière de dépenses. Ce chiffre est au-dessus de la moyenne européenne à 48%. Pour une entreprise de 250 personnes, la fraude représente donc potentiellement une perte annuelle de 25.920 € en Belgique, contre 15.600 € en Europe.
• En ce qui concerne les raisons, les répondants de Belgique citent souvent une contrepartie pour les aspects de leur travail qui ne sont pas récompensés: heures supplémentaires (20%), temps de trajets (18%), frais de télétravail (18%). Ils citent également des raisons internes: les employés ne sont jamais réprimandés (21%) ou les coûts sont si peu élevés que cela ne devrait pas impacter l’entreprise (20%).

« Il est clair que la fraude sur les dépenses est une pratique assez courante, commente Pierre-Emmanuel Tetaz, EMEA SVP et General Manager de SAP Concur. Souvent, elle se manifeste à une si petite échelle que cela ne pose aucun problème aux employés. Certains considèrent même avoir totalement raison de déclarer des frais erronés. Pour les entreprises, cela va au-delà du simple manque à gagner. Les personnes en charge de la supervision peuvent passer jusqu’à deux jours de travail par semaine uniquement pour vérifier toutes les déclarations. »