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Déplacements domicile-lieu de travail – Comment rembourser les frais de transport

Pour se rendre sur son lieu de travail depuis son domicile (communément appelé commuting), le travailleur peut utiliser le train, le tram, le bus, le métro, sa voiture, le vélo,… et même y aller à pied… Selon les cas toutefois, l’employeur peut ou doit intervenir dans les frais ainsi exposés. Par ailleurs selon la forme de l’intervention, le traitement fiscal et de sécurité sociale peut varier. Il convient donc d’être attentifs aux éléments suivants.

Justin Lennertz, Avocat – Collaborateur, spécialisé en matière « Compensation & Benefits », Claeys & Engels

Une intervention obligatoire

L’employeur doit – en principe – intervenir dans les frais de commuting en transports en commun à concurrence d’environ 65% à 75% du prix réellement payé par le travailleur.

Toutefois, dans certains secteurs, des interventions de l’employeur plus élevées sont prévues et/ou pour d’autres moyens de transport (comme un véhicule privé). Il convient également de vérifier en la matière les dispositions sectorielles, CCT d’entreprise et contrats de travail.

Une exonération (para)fiscale, parfois limitée

Sur le plan de la sécurité sociale, les montants qui correspondent au remboursement des frais que le travailleur assume effectivement pour se déplacer de son domicile au lieu de travail (ainsi que pour le trajet retour) sont exclus de la notion de rémunération. Par conséquent, l’intervention dans les frais de commuting en transports en commun, en voiture ou à moto est en principe entièrement exonérée de cotisations sociales (à tout le moins dans la mesure où l’intervention de l’employeur n’excède pas les frais réels supportés par le travailleur concerné).

Sur le plan fiscal, si le travailleur opte pour la déduction du forfait légal de frais professionnels, la prise en charge par l’employeur des frais de transport en commun est totalement exemptée d’impôt. S’agissant des déplacements effectivement faits à vélo, l’employeur peut octroyer une indemnité kilométrique exonérée à concurrence d’un montant maximum de 0,25 EUR par kilomètre parcouru (année de revenus 2022). En revanche, l’intervention dans les frais de commuting en voiture, à moto et à pied est immunisée d’impôt mais, de façon limitée, à concurrence de 430 EUR par an (année de revenus 2022).

Ces exonérations sont cumulables si le travailleur utilise plusieurs moyens de transport pour se rendre de son domicile à son lieu de travail, par exemple en voiture jusqu’à la gare et ensuite en train jusqu’au bureau.

Une exonération conditionnée

Pour qu’il y ait exonération (para-)fiscale, il importe de compenser des frais de commuting réellement exposés par le travailleur.

Les interventions doivent donc être modulées eu égard à l’impact du télétravail, qui diminue l’importance des déplacements vers le lieu de travail. A cet égard, il est opportun de demander aux travailleurs des déclarations sur l’honneur portant sur le nombre de déplacements effectifs.

Ainsi, si l’ONSS et l’Administration fiscale accepte l’application d’une indemnité kilométrique (de 0,4233 EUR/km à partir du mois d’octobre 2022) pour couvrir les frais de commuting avec un véhicule privé, encore faut-il que l’intervention totale soit calculée sur la base des kilomètres réellement parcourus.

Des frais déductibles pour l’employeur

L’employeur peut déduire à titre de frais professionnels les indemnités allouées en remboursement des frais de déplacement pour autant qu’il en soit fait mention sur la fiche fiscale (281.10 pour les travailleurs salariés).

Révision de l’indemnité kilométrique forfaitaire

Alors que jusqu’à présent, l’indemnité kilométrique forfaitaire admise par le fisc était indexée annuellement à la date du 1er juillet, le gouvernement entend dorénavant revoir trimestriellement le montant de cette indemnité, de manière à mieux tenir compte de l’évolution des prix des carburants.

Par ailleurs, le gouvernement envisage actuellement d’octroyer un incitent fiscal destiné à encourager les employeurs à fournir un effort supplémentaire pour augmenter l’indemnité kilométrique. Un avant-projet de loi serait actuellement à l’étude à ce sujet.

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