Redactie

Ongeveer een half jaar voor de verplichte invoering is 1 op de 3 ondernemers zo goed als klaar voor e-facturatie. Daartegenover staat dat 1 op de 7 (15 procent) grote problemen verwacht bij de overstap. Dat blijkt uit de meest recente bevraging van Xerius en Universiteit Hasselt bij zo’n 2.000 ondernemers in Vlaanderen, uitgevoerd tussen eind februari en eind april van dit jaar.

1 ondernemer op de 3 (32 procent) voelt zich klaar – of zo goed als klaar – voor e-facturatie. Dat is goed nieuws, want de verplichte deadline van 1 januari 2026 komt dichterbij. Bijna evenveel ondernemers (31 procent) hebben evenwel nog wat werk aan de winkel.

Wie verwacht de meeste problemen?

Het zijn zeker niet alleen oudere ondernemers die problemen verwachten. Leeftijd speelt slechts een beperkte rol. Binnen de groep die nog niet klaar is voor e-facturatie én de meeste problemen verwacht, is slechts de helft ouder dan 55.

Het zijn ook niet de ondernemers met een groot aantal uitgaande facturen per jaar, die het meest problemen verwachten. Driekwart (75 procent) van de ondernemers die grote problemen verwachten, heeft minder dan 100 uitgaande facturen per jaar (of minder dan acht per maand). 40 procent heeft zelfs niet meer dan twee facturen per maand. 

“Ondernemers met weinig uitgaande facturen voelen zich momenteel minder aangesproken, maar ook zij moeten in orde zijn om vanaf januari de facturen van hun leveranciers te kunnen betalen. Meer dan een kwart (27 procent) werkt niet met een externe accountant. Dus is de vraag hoe zij tijdig geïnformeerd worden”, zegt Youssef Deconinck van Xerius.

Van de ondernemers die niet klaar zijn en de meeste problemen verwachten, heeft 64 procent een eenmanszaak en in mindere mate zijn het ondernemers met een BV (26 procent); deze groep is vooral aan het werk in de dienstensector (49 procent) en in beperkte mate in de bouw (16 procent). Bij de ondernemers die grote problemen verwachten, zien we minder ondernemers in groothandel, industrie en detailhandel.

Vertrouwen

Wat hebben ondernemers dan nodig om klaar te zijn voor de verplichte e-facturatie? In de eerste plaats een gebruiksvriendelijke tool (42 procent), hulp bij het vergelijken van tools (26 procent) en hulp bij het implementeren van tools (26 procent). Voor deze informatie vertrouwen ondernemers het meest de (externe) accountant en het ondernemingsloket. Overheid en softwareleveranciers komen op plaats drie en vier.

Hoewel bijna 4 op de 10 ondernemers geen drempels ervaren, worden de volgende drie redenen het meest vernoemd als redenen om nog niet over te stappen op e-facturatie: 

1. Uitstel omdat het nog geen wettelijke verplichting is (37 procent)
2. Gebrekkige kennis over de technische vereisten (25 procent) 
3. Te hoge kosten voor software-investeringen of te hoge abonnementskosten voor e-facturatie (24 procent).

Een kleine groep (11 procent) twijfelt eraan of de investering in e-facturatie nog de moeite loont. Andere vraagtekens rond de overstap zijn: onzekerheid over hoe overheid en derde partijen de data gaan gebruiken (16 procent), de combinatie met het facturatiesysteem naar particulieren (15 procent) of voor heel kleine bedragen zoals restaurantkosten en dergelijke (13 procent), of er boetes zijn (15 procent). 1 op de 7 ondernemers (14 procent) vindt het moeilijk om de juiste software-oplossing te kiezen.

“We zien duidelijke verschillen tussen ondernemers die digitale technologieën regelmatig gebruiken in hun werk, en zij die dat minder doen”, zegt prof. Maarten Corten van de UHasselt. “E-facturatie blijkt voor ondernemers die weinig voeling hebben met digitalisering nog steeds een aanzienlijke drempel. Het is dan ook vooral deze groep die zich zorgen maakt over welke software te gebruiken, hoe deze precies in te voeren in hun bedrijf, en of het wel allemaal de investering waard is.”

“We riskeren dat vooral eenmanszaken de overstap zo lang mogelijk uitstellen”, zegt Youssef Deconinck van Xerius. “Ze zijn het minst op de hoogte van de verplichting tot e-facturatie, zeker als ze weinig uitgaande facturen hebben. Toch moeten ook zij klaar zijn voor de e-facturen van hun leveranciers. Externe accountants spelen een sleutelrol, want ondernemers vertrouwen hen bij de keuze en hulp bij de installatie van een gebruiksvriendelijke tool. Aangezien België meer dan een half miljoen eenmanszaken telt, is er nog een grote groep die ondersteuning verwacht. De keuze van een gebruiksvriendelijke tool wordt de komende maanden cruciaal om problemen in januari uit te sluiten. De kosten hoeven niet af te schrikken want er zijn laagdrempelige oplossingen beschikbaar,” aldus Deconinck.

LEES MEER OP HRSQUARE.BE

• Terug van weggeweest: de proefperiode
• Annelies Daenen wordt nieuwe Directeur HR & Communicatie bij Imelda vzw
• Prof. Wouter Vleugels: “Culturele fit is niet het probleem, wel hoe je ermee omgaat”
• Tijdelijke werkloosheid wegens economische redenen onder de loep: rechtbank kijkt naar de cijfers
• AI maakt sollicitatiebrieven beter, maar matching moeilijker