Paula Rizzo zet de contraproductieve adviezen op een rij, legt uit waarom ze niet werken en wat je in plaats daarvan zou moeten doen.

1. Start ‘s morgens niet met het checken van je e-mail

Rizzo begrijpt waarom dit een goede tip lijkt. Maar voor je het goed en wel weet, ben je de hele ochtend bezig met je e-mail. Deze tip is echter gewoon niet realistisch in een wereld waarin alles snel en continu verandert.

De oplossing

Check je e-mail ‘s ochtends, maar reageer er niet op, tenzij dat minder dan een minuut duurt. Alle mails die een langere reactie of onderzoek vergen, kun je beter als ongelezen markeren en later, als je meer tijd hebt, behandelen. Beter is nog om de e-mail aan je to-do-lijst toe te voegen. Bovendien kan je zo een bepaalde vraag al wat laten sudderen.

2. Begin met de moeilijkste taak

Dit lijkt redelijk. Het probleem is dat starten met de moeilijkste taak echt tijd kan gaan vreten. Tijd die je niet ingepland hebt, zodat de hoop op een productieve dag vervliegt.

De oplossing

In plaats van te starten met de moeilijkste taak, start je gewoon met wat makkelijke klusjes, waardoor je vertrouwen en momentum opbouwt en je in een productieve flow terecht komt. En om toch het gevoel te hebben dat je moeilijkste taak vooruit gaat, kan je die in kleinere stukken opdelen. Zeg bijvoorbeeld niet ‘schrijf een boek’, maar ‘doe research’, ‘bedenk een structuur’, …

3. Maak een ‘master to do list’

Het is een goed idee om alles op te schrijven, zodat het uit je hoofd is. Eén lijst bijhouden waarop alles staat, is volgens Rizzo echter een vergissing. Het zorgt ervoor dat je niet meer kunt focussen en dat het steeds moeilijker wordt om taken te kiezen uit die oneindige lijst.

De oplossing

Als je je hoofd leegmaakt en alles opschrijft, herschrijf dan vervolgens deze lijst en maak er specifieke taken van die afgerond kunnen worden. Verdeel de lijst vervolgens in werkgerelateerde taken, privétaken, projecttaken enzovoort.

Nu kun je met een heldere geest naar deze lijst kijken en een taak kiezen, zonder afgeleid te worden. Werk je taken daarom per categorie af, hou je bijvoorbeeld eerst bezig met je werkgerelateerde taken.

4. Stop met multitasken

Rizzo gaf dit advies zelf regelmatig, maar toch gaat het niet voor iedereen op. Ze kent immers meerdere multitaskers en rekent zichzelf ook daartoe. Als je in korte tijd veel moet doen, lukt dat altijd weer, vaak doordat je gewoon meerdere dingen tegelijkertijd doet.

De oplossing

Wees selectief. Tijdens het reizen of wandelen naar het werk kun je naar een podcast luisteren of een vreemde taal leren. Dat is multitasken waarvoor je niet dezelfde middelen tegelijkertijd nodig hebt. Een telefoongesprek voeren en tegelijkertijd een e-mail typen, is beduidend moeilijker, omdat daarvoor dezelfde delen van de hersenen nodig zijn.

Denk eraan: het ‘beste advies’ hoeft niet van toepassing te zijn op jou. Rizzo roept daarom op om ook eens naar de alternatieven te kijken. Zoek uit wat voor jou de efficiëntste werkwijze is.

Bron: The Muse (themuse.com)