1. Bepaal exact het doel van de meeting

Eenvoudig, toch? En is er geen duidelijk doel bij de uitnodiging voor een vergadering, vraag er dan één of wijs de invitatie af. Elk vergaderverzoek moet dan ook de volgende zin bevatten: “Het doel van deze bijeenkomst is om …”

2. Bepaal telkens de agenda

Als er meerdere werknemers in loondienst aanwezig zullen zijn, bepaalt u maar beter wat er besproken zal worden om de doelstellingen te halen. Iedereen moet immers voorbereid kunnen komen en weten welke rol hij of zij moet spelen in de meeting. Is er geen rol voor u, ga dan niet. Dat vergt lef, maar het helpt ook om gefocust te blijven op wat belangrijk is, zoals uw echte werk.

3. Timing is alles

Zorg ervoor dat u niet enkel tijd uittrekt voor de meeting zelf in uw agenda, maar ook voor de voorbereiding en de afhandeling ervan. Verlies tijdens de meeting zelf de klok niet uit het oog en zorg ervoor dat alle deelnemers zich aan de afgesproken thema’s houden.

4. Laat technologie ervoor zorgen dat iedereen aan het woord komt

De meeste grote merken in de tech-wereld gebruikten Google Moderator om te garanderen dat iedereen, zelfs de introverten, vragen konden stellen tijdens een vergadering. Het team stemde op de beste vragen en deze werden telkens op het einde van de meeting behandeld. Google Moderator bestaat echter niet meer. Gelukkig vormt SpeakUp Live een waardig (en bovendien gratis) alternatief. Laat deze software u helpen om de wijsheid van al uw medewerkers aan te spreken, en niet enkel die van de personen met het meeste zelfvertrouwen.

5. Opvolging is noodzakelijk

Nadat u talloze euro’s hebt gespendeerd aan uurlonen en opportuniteitskosten om de belangrijke onderwerpen te bespreken, is uw taak nog niet volbracht. Zonder een goede opvolging was de hele meeting namelijk gewoon pure tijdsverspilling.

Mikken op een gedragsverandering rond het organiseren van meetings is niet makkelijk, maar als u zich aan deze regels houdt, zal u verbaasd zijn hoeveel vergaderingen er minder op uw kalender zullen verschijnen. De verklaring? Het plannen van een meeting was vroeger een luie en simpele taak, maar een meeting ook daadwerkelijk hosten en opvolgen, is dat niet. Stel u eens voor hoeveel tijd u opnieuw zult hebben voor uw échte taken.

Bron: Entrepreneur (entrepreneur.com)