Volgens Woei en Ydo kan HR efficiëntie realiseren door de inzet van een digitaal HR-portaal en door het verminderen van papieren documenten, en het automatiseren van processen en werkstromen. Documenten, informatie en taken worden door de bron ingevoerd en digitaal doorgestuurd van de ene medewerker naar de andere (selfservice voor managers en medewerkers). Er is ook een workflow-systeem aan verbonden.
Om deze verandering (HR-transformatie) voor elkaar te krijgen, geven de onderzoekers de volgende zeven tips:
1. Maak de noodzaak van de HR-transformatie van meet af aan duidelijk, zodat de betrokkenen begrijpen dat het niet om een vrijblijvend proces gaat.
2. Werk altijd met een businesscase. Die onderbouwt de investeringen en rationaliseert en objectiveert de verwachtingen in de vorm van opbrengsten en terugverdientermijnen.
3. Borg het dragen en uitdragen van de nieuwe werkwijze door de top van de organisatie. Voorbeeldgedrag doet volgen en dat betekent concreet dat ook MT-leden aan selfservice moeten doen.
4. Laat al in een vroeg stadium de voordelen van selfservice zien. Managers en medewerkers gaan pas echt aan selfservice doen, als het hen iets oplevert.
5. Zorg er bij outsourcing voor dat het HR-proces op orde is. Alleen goedlopende processen kunnen geoutsourcet worden.
6. Zorg voor een goede klant-leverancierverhouding. Dat is zeker zo belangrijk als een Service Level Agreement. Partnerschap komt tot uitdrukking in resultaten, juridische documenten zijn een noodvoorziening.
7. Onderken dat techniek problemen kan geven. Creëer en vraag begrip hiervoor bij gebruikers en andere stakeholders.
Bron: HR Praktijk
