“Ideaal is een centraal aanspreekpunt waar men terecht kan voor de verwerking van de personeelsadministratie van buitenlandse werknemers.”
> De uitdaging
Victaulic Europe, een producent van mechanische buiskoppelingen en vooral gespecialiseerd in brandbeveilingskleppen, breidt volgend jaar zijn commercieel team uit met zes of zeven verkopers. “Zij zullen Victaulic vertegenwoordigen in het buitenland, daarom geven we de voorkeur aan plaatselijke mensen. We zoeken met andere woorden ervaren commerciële medewerkers in onder meer Roemenië, Hongarije en Kazakstan”, kondigt Michiel Lannoye, human resources manager van Victaulic Europe aan. In Nazareth, nabij Deinze, bevindt zich het distributiehoofdkantoor voor Europa, Midden Oosten en Afrika. “Daarbij kunnen we wel rekenen op logistieke ondersteuning van onze magazijnen in Spanje en de Verenigde Arabische Emiraten en Oostenrijk. Momenteel beschikken we reeds over een kleine honderd commerciële- en distributieverantwoordelijken werkzaam in onder meer België, de Verenigde Arabische Emiraten, Spanje, Duitsland, Frankrijk, Italië, Tsjechië, Egypte, Slovakije, Turkije, Polen en Saudie Arabië. We geven steeds de voorkeur aan lokale medewerkers omdat kennis van de markt, de verkoopskanalen, de spelers en de manier van zakendoen cruciaal zijn voor het succes. De commerciële medewerkers zijn dan ook hooggeschoold, industrieel of burgerlijk ingenieur en moeten ervaring hebben in de sector.”
Het vinden van deze medewerkers is meestal geen probleem. Hiervoor doet Victaulic Europe een beroep op internationaal actieve uitzend- en selectiekantoren. De problemen beginnen echter wanneer de geknipte kandidaat gevonden is. Dan duiken allerlei vragen op over arbeidsrecht, sociaal zekerheidsrecht en fiscaal recht. Maar ook het samenstellen van een optimaal verloningspakket is niet altijd gemakkelijk. Getuigt Lannoye: “Bovendien moeten we bij elke buitenlandse aanwerving zo goed als van nul beginnen. We starten immers steeds bescheiden met één of hooguit twee commerciële verantwoordelijken per land. Nieuwe contracten binnenhalen is niet zo eenvoudig, omdat er verschillende partijen bij betrokken zijn. Daarom duurt het soms een jaar of twee alvorens we beslissen een verkoopsteam uit te breiden. Daardoor bestaan er langere tijd verschillende eilandjes in diverse landen.”De uitdaging bij het zoeken naar buitenlandse medewerkers die in hun eigen land blijven werken, kan samengevat worden als volgt.
–
Het commercieel team uitbreiden en tezelfdertijd voldoen aan de diverse juridische stelsels, de aanwervingskost onder controle houden, de verschillende verloningspaketten optimaliseren en de competenties van de commerciële medewerkers opkrikken.
De personeelsadministratie tot een strikt minimum herleiden.
Het ontwikkelen en implementeren van een HR-scorecard.
> De valkuilen
Bij het tewerkstellen van buitenlandse medewerkers die voor u in hun eigen thuisland blijven werken komt heel wat kijken. U kunt zo’n medewerker immers niet zomaar een arbeidscontract dat u voor uw Belgische medewerkers gebruikt onder hun neus schuiven. Een vertaling in het Pools van een Belgisch arbeidscontract volstaat niet voor die Poolse verkoper die uw zaken behartigt in Polen. Grosso modo moet u rekening houden met drie luiken: het fiscale recht, het sociaalzekerheidsrecht en het arbeidsrecht. Deze wetgevingen verschillen van land tot land, ook al behoren ze tot de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte.
Alde Domen, legal manager SD Consult geeft een overzicht van de belangrijkste aandachtspunten die niet uit het oog mogen verloren worden: “Allereerst moet u nagaan in welke mate de drie verschillende wetgevingen met elkaar verbonden zijn. Meer bepaald in welke mate het sociaal zekerheidsluik en het fiscale luik met elkaar samenhangen. Zo wordt in Nederland bijvoorbeeld de sociale zekerheid een deel via de belastingen betaald. Een ander belangrijk punt is of u als werkgever verplicht bent bedrijfsvoorheffing te betalen. Dit is immers niet overal het geval. Indien u verplicht bent bedrijfsvoorheffing te betalen, is de volgende vraag of dit ook verplicht is als u geen juridische entiteit of vaste inrichting hebt in het land waar de betrokken werknemer werkt. Maar ook als het betalen van bedrijfsvoorheffing geen verplichting is, kan het wel gebruikelijk zijn dat de werkgever een voorschot betaalt op het loon van zijn werknemers. Ook al is strikt juridisch de werkgever hiertoe niet verplicht. Als de werkgever beslist de plaatselijke gebruiken te volgen en dus toch bedrijfsvoorheffing te betalen, kan hij de betaling ervan aan de werknemer overlaten. In dit geval krijgt de werknemer zijn brutoloon uitbetaald en zorgt hij zelf voor de betaling van de bedrijfsvoorheffing.”
De problematiek omtrent de sociale zekerheid is te vergelijken met die van de fiscale wetgeving. De meeste landen hebben ondertussen één of andere vorm van sociale zekerheid die meestal door de werkgever en de werknemer samen betaald wordt. Wie wat en hoe betaalt, kan echter sterk verschillen van land tot land. Maar ook al hoeft u als bedrijf in sommige landen geen sociale zekerheid te betalen, dan kan dit toch voor heel wat praktische problemen zorgen. In sommige landen kunnen de werknemers zelf de patronale lasten betalen. In België is dit verboden. Ook hier komt het er op aan goede afspraken te maken. Als de werkgever niet verplicht is sociale zekerheidsbijdragen te betalen, maar dat aan de verantwoordelijkheid van de werknemer overlaat, moet dit uitdrukkelijk in het arbeidscontract staan. De bestemming van beide bedragen die de werknemer ontvangt, moet immers duidelijk omschreven zijn.
Ten slotte zijn er ook grote verschillen op het vlak van arbeidsrecht. Zo is er niet alleen de wet zelf, maar ook de wijze waarop die in de praktijk wordt toegepast. Hoe streng wordt bijvoorbeeld opgetreden tegen het overschrijden van de maximale arbeidsduur? “Belangrijk om te weten is of collectieve arbeidsovereenkomsten algemeen bindend zijn, zoals bij ons, of niet. En hoe gaat u daarmee dan mee om? Houdt u er rekening mee of niet? Stel dat de wettelijke vakantie 20 dagen bedraagt, maar via een niet algemeen bindende CAO krijgen werknemers uit een bepaalde sector 30 dagen vakantie. Wellicht zal het niet gemakkelijk zijn medewerkers te vinden die tevreden zijn met alleen de 20 wettelijke vakantiedagen,” zegt Alde Domen.
“Vooral de regeling in verband met het concurrentiebeding is voor ons belangrijk. Maar ook dit is niet altijd even duidelijk. In het ene land bestaat dit en in het andere niet. In het ene land kan men een concurrentiebeding afkopen, in een ander niet. Daarenboven moet men ook rekening houden met bijvoorbeeld vennootschapswetgeving omdat in het ene land het oprichten van een juridische entiteit verplicht is alvorens men personeel kan aanwerven. In een ander land is dit dan weer niet nodig”, vult Lannoye aan.
Het sociaal departement van Agoria, ISIS Consult, krijgt dagelijks een resem vragen omtrent internationale tewerkstelling. “Meer en meer bedrijven beseffen dat ze bij internationale tewerkstelling, ongeacht het om expats, inpats dan wel het in het buitenland tewerkstellen van locale medewerkers, zich het beste op voorhand voldoende informeren”, merkt Hilde Thys, adviseur internationale tewerkstelling op. “Zo krijgen wij bijvoorbeeld heel wat vragen om arbeidscontracten te reviseren opdat ze zouden voldoen aan de wetgeving van een bepaald land. Daarnaast krijgen we vooral vragen over het samenspel van sociaal, fiscaal en arbeidsrecht, in het bijzonder over sociaal zekerheidsrecht. Dit is logisch omdat personeelsleden ook veel vlugger met allerlei facetten van de sociale zekerheid in aanraking komen, bijvoorbeeld bij ziekte.”
> De oplossing
De voorkeur van Victaulic gaat naar lokale medewerkers, niet naar expatriates. “Het zenden van expatriates zou het sociaaljuridische, arbeidsrechterlijke en fiscale luik minder ingewikkeld maken. Toch beschouwen we dit niet als het ideale alternatief. Het is niet alleen zeer duur om een Belgische werknemer met zijn gehele hebben en houden naar Polen of naar Kazakstan te sturen. De hoge prijs noopt ons te werken met lokale medewerkers. Bovendien is het zeer moeilijk om geschikte kandidaten te overtuigen hun valiezen te pakken. We zoeken immers hooggeschoolde medewerkers die reeds enige jaren ervaring hebben in de sectoren waarin wij actief zijn. Expatriates zouden ook niet over de nodige kennis van de lokale markt, verkoopskanalen en spelers beschikken”, aldus Lannoye.
“Ook al moet u als bedrijf in sommige landen geen sociale zekerheid betalen, dan kan dit toch voor heel wat praktische problemen zorgen.”
De commerciële medewerkers werkzaam in het buitenland sluiten een arbeidscontract met het hoofdkantoor in België. Die overeenkomst is echter geen loutere vertaling van het arbeidscontract van de Belgische commerciële medewerkers. Verduidelijkt Michiel Lannoye: “We zorgen ervoor dat het contract steeds opgemaakt wordt conform de arbeidswetgeving van het betreffende land waarin de medewerker werkzaam en woonachtig is. De buitenlandse medewerkers staan trouwens op de loonlijst van het Belgische hoofdkantoor, uitgezonderd in de landen waar we een productievestiging of een distributiecentrum hebben. Dit is onder meer het geval in Polen, Spanje, Oostenrijk en de Verenigde Arabische Emiraten. Hun verloningspakket is volgens Belgische normen opgesteld, weliswaar rekening houdend met de lokale wetgeving. Toch bestaan er weinig aanknopingspunten om te checken of hun verloningspakket marktconform is. Hiervoor baseren we ons meestal op Europese salarisenquêtes die op het internet te raadplegen zijn, al dan niet tegen betaling.”
> De wensen
Michiel Lannoye ziet vier mogelijke pistes die een oplossing zouden kunnen bieden: “Ideaal zou een centraal aanspreekpunt zijn waar men terecht kan voor de verwerking van de personeelsadministratie van buitenlandse werknemers. Voor een betaalbare prijs, dat is de prijs van een sociaal secretariaat en niet deze van consultancybureaus. Op die manier krijgt men slechts één contact dat alles coördineert. Een tweede oplossing is in elk land waar we aanwezig zijn een vaste instelling of juridische entiteit oprichten. Ook al brengt dit extra kosten met zich mee en kunnen we op voorhand niet voorspellen of een bepaald land een groeipool wordt of niet. Een derde oplossing is het oprichten van een platform waar bedrijven onderling informatie kunnen uitwisselen. Wij zijn wellicht niet de enige die met deze problematiek kampen. Ook de vakliteratuur moet meer aandacht aan deze zaken schenken. Een vierde en laatste hulpmiddel zijn landenfiches met informatie over sociaal recht en arbeidsrecht.”
> De realiteit
Ook al gaat het in veel gevallen om slechts één medewerker, het is een heuse rompslomp om alles in orde te krijgen. Vaak wordt het dan ook kunst- en vliegwerk. Men kan niet voor elke aanwerving in een nieuw land een leger adviseurs inhuren, zo zouden de kosten pas de pan uitswingen. “Regelmatig kunnen we niet anders dan een beroep te doen op duur betaalde consultants. Zij zorgen er dan wel voor dat de personeelsadministratie in orde is en dat de medewerker onder meer kindergeld en later een pensioen ontvangt”, merkt Lannoye op.
Bedrijven die buitenlandse medewerkers aanwerven die in hun thuisland blijven werken, zijn vooral op zoek naar een vervanger van hun oude vertrouwde Belgische sociaal secretariaat. Spijtig genoeg is een sociaal secretariaat een typisch Belgisch fenomeen. Toch wil dit niet zeggen dat deze bedrijven aan hun lot overgelaten worden. Meer en meer sociale secretariaten breiden uit naar het buitenland. In eerste instantie is dit vooral naar de directe buurlanden zoals Luxemburg en Frankrijk, maar sommige secretariaten hebben ook partners in andere ‘oude’ EU-landen. Deze buitenlandse partners verwerken de loonadministratie voor de werknemers in het buitenland. Het Belgische sociaal secretariaat treedt op als contactpunt. Het verzamelt de loongegevens zoals voor een Belgische werknemer en geeft die door aan de buitenlandse partner.
De nodige informatie verzamelen is niet altijd evident. Het is telkens maatwerk omdat elk land zijn eigen wetten en regels heeft. Een harmonisatie van de wetgevingen op sociaal, arbeids- en fiscaal vlak zou dus geen overbodige luxe zijn. Het zou de zaken in ieder geval veel gemakkelijker maken. Nu moet men via omwegen aan de informatie geraken of consultants inschakelen. “De meeste instanties doen wel hun uiterste best om te helpen”, weet Michiel Lannoye. “Ter plaatse echter is het niet altijd even gemakkelijk. De taal is vaak een onoverkomelijke barrière, ofwel reageert men simpelweg niet en blijven telefoons en vragen onbeantwoord. De wervingskantoren die we inschakelen om medewerkers te zoeken, kunnen wel de coördinaten van hun partners waarmee zij samenwerken voor de loonberekening doorgeven, maar vaak is dat de start van veel misverstanden. Het bureau in kwestie berekent de lonen volgens de plaatselijke wetgeving terwijl de betrokken medewerkers op onze loonlijst staan. Een ander veel voorkomend misverstand is dat men ze als expats beschouwd.” En zo blijft men bezig.
Hilde Vereecken
HR Square 19
Michiel Lannoye (Victaulic): “De wervingskantoren die we inschakelen om medewerkers te zoeken, kunnen wel de coördinaten van hun partners waarmee zij samenwerken voor de loonberekening doorgeven, maar vaak is dat de start van veel misverstanden.”
Michiel Lannoye
Hendrik De Schrijver
