Amélie Desmadryl, Advocaat, Claeys & Engels
Ping… Een bericht wordt rondgestuurd in de onderneming waarin de werkgever meedeelt dat een werknemer de onderneming heeft verlaten. Kan dit zomaar in het licht van de regelgeving rond bescherming van persoonsgegevens? Wat zijn de grenzen?
In een recente beslissing van 17 februari 2023 bevestigde de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit (hierna: “GBA”) haar eerder standpunt dat een werkgever zijn werknemers kan informeren over het vertrek van een werknemer, maar daarbij echter geen volledig vrij spel krijgt …
In deze zaak werd er een bericht gepubliceerd op het intranet van de werkgever met betrekking tot de onmiddellijke beëindiging van de arbeidsovereenkomst door de werkgever. De werknemer verwijt de werkgever dat deze communicatie liet uitschijnen dat zijn arbeidsovereenkomst werd beëindigd omwille van een ernstige tekortkoming en beweert dat de werkgever hierdoor een inbreuk op de gegevensbeschermingswetgeving heeft begaan. Volgens de GBA dient er bij de beoordeling van deze zaak een onderscheid te worden gemaakt tussen de aankondiging van het vertrek van een werknemer en de vermeldingen op wiens initiatief de arbeidsovereenkomst werd beëindigd en het onmiddellijk karakter ervan.
De GBA stelt dat het inderdaad gepast is dat de werkgever zijn werknemers louter op de hoogte brengt van het feit dat de arbeidsovereenkomst van een werknemer werd beëindigd en verwijst hiervoor naar haar eerdere beslissing 63/2021 van 19 mei 2022. Deze vermelding kadert immers binnen (de beëindiging van) de arbeidsrelatie en wordt als noodzakelijk voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst beschouwd.
Het is zeker aangewezen om de communicatie omtrent de beëindiging van de arbeidsovereenkomst van een werknemer te beperken tot hetgeen effectief noodzakelijk is.
Over de vermeldingen op wiens initiatief de arbeidsovereenkomst werd beëindigd en het onmiddellijk karakter is de GBA daarentegen een andere mening toegedaan. De GBA meent dat deze vermeldingen dienen te worden beschouwd als gevoelige persoonsgegevens, aangezien deze vermeldingen inderdaad zouden kunnen laten uitschijnen dat de werkgever de arbeidsovereenkomst heeft beëindigd omwille van een ernstige tekortkoming in hoofde van de werknemer. De werkgever kan aldus niet inroepen dat deze vermeldingen noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Op die manier heeft de werkgever aldus een inbreuk begaan op het vlak van de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens.
Daarenboven oordeelde de GBA dat bij de communicatie omtrent het vertrek van een werknemer ook het principe van minimale gegevensverwerking dient te worden gerespecteerd. De informatie die wordt gegeven aan de werknemers moet beperkt zijn tot hetgeen strikt noodzakelijk is om een passend personeelsbeleid te voeren. De loutere aankondiging van het vertrek van een werknemer wordt aanvaard door de GBA. De vermeldingen op wiens initiatief de arbeidsovereenkomst werd beëindigd en het onmiddellijk karakter ervan zijn volgens de GBA echter niet strikt noodzakelijk om de werknemers te informeren over de wijzigingen in het personeelsbestand, waardoor de werkgever een inbreuk heeft begaan op het beginsel van minimale gegevensverwerking.
De GBA gaf dan ook een berisping aan de werkgever ingevolge de inbreuken op de rechtmatigheid van de verwerking en het beginsel van de minimale gegevensverwerking.
Rekening houdend met deze recente beslissingen van de Geschillenkamer is het aldus zeker aangewezen om de communicatie omtrent de beëindiging van de arbeidsovereenkomst van een werknemer te beperken tot hetgeen effectief noodzakelijk is. Vermeldingen omtrent de initiatiefnemende partij, de onmiddellijk aard of andere details met betrekking tot de omstandigheden van de beëindiging van de arbeidsovereenkomst in de communicatie aan de werknemers dienen dan ook achterwege te worden gelaten.
(Beslissing van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit 14/2023 van 17 februari 2023)
Amélie Desmadryl
Advocaat
Claeys & Engels
