Op de eerste ondernemingsraad van dit academiejaar bereikten VUB en de vakbonden een akkoord om de telewerkvergoeding te verhogen tot 50 euro per maand. De VUB is de eerste universiteit in Vlaanderen en Brussel die dit als werkgever invoert. Maar het is geen extraatje: de werknemers worden enkel vergoed voor de kosten die ze thuis maken, zoals internet, licht, verwarming en meubelen.
Ook komt er extra verlof voor campuswerkers, personen die niet kunnen telewerken, omdat bijvoorbeeld hun functie dat niet toelaat. Hun verplichte aanwezigheid op de campus wordt gecompenseerd met een halve dag extra verlof tijdens de crisis.
Er wordt ook in extra trainingen en uitdagingen voorzien voor personeel en studenten. Zo komen er wekelijks digitale trainingen gericht op fysieke en mentale gezondheid. Wordt ook aangemoedigd: de uitdaging om met een team van maximaal vijf collega’s op vier weken tijd een miljoen stappen te halen. Wie een zittend beroep uitoefent, blijft vaak steken op ongeveer vierduizend stappen per dag, bij thuiswerk daalt het aantal stappen nog verder. In november en december 2020 worden er ook dagelijks drie sessies mindfulness/meditaties georganiseerd.
Ten slotte wordt een babysitapp versneld uitgerold. Sinds juli 2020 kunnen personeelsleden hun kinderen veilig in vol vertrouwen bij een erkende babysitter achterlaten. Een avondje uit zit er voorlopig misschien niet echt in, maar de babysit kan wel voor de kinderen zorgen als het werk alle aandacht vereist? De VUB geeft daarom een voucher van 50 euro aan alle VUB-ouders. Daarnaast wordt er een oproep gelanceerd bij de studenten om zich op te geven als babysit via de app en zo een centje bij te verdienen.
De vier B’s
De coronapandemie bracht de vernieuwing van de organisatie in een stroomversnelling. Het gaat het over het flexibiliseren van het werk, zowel in tijd als in plaats. Daarbij wordt gebruik gemaakt van ICT-oplossingen voor onderlinge communicatie en samenwerking. Het nieuwe werken vergt een omslag op vier terreinen, de vier B’s.
- Bricks: gebouwen op de campus worden vooral ontmoetingsplaatsen om samen activiteiten te doen.
- Bits&bytes: adequate ondersteuning op vlak van IT en het omgaan met de nieuwe programma’s en systemen. Het is geweten hoe het werkt, maar er is nog een lange weg te gaan om er efficiënt mee om te gaan.
- Business: nagaan hoe de ondersteuning van de kerntaken (onderwijs, onderzoek en maatschappelijke dienstverlening) kan worden geoptimaliseerd. Moeten er in de toekomst bijvoorbeeld evenveel fysieke permanenties zijn als vroeger?
- Behaviour: welk gedrag wordt verwacht van medewerkers en leidinggevenden bij het werken op afstand? Hoe kan er een flexibel mobiliteitsbudget worden aangeboden dat aansluit bij de noden van vandaag?
Directeur Mens & Organisatie Raf Devos: “We gaan ervan uit dat we in de toekomst slechts de helft van de tijd op de campussen zullen zijn. Waar en wanneer men werkt, zal afhankelijk zijn van de activiteit. Telewerken biedt vele voordelen, maar ook nadelen. We zullen de eerste moeten maximaliseren en de laatste minimaliseren. Medewerkers moeten bijvoorbeeld ook het recht krijgen om offline te zijn. En leidinggevenden moeten zich niet meer laten gelden door een controlerende aanwezigheid op de werkvloer, maar door ondersteuning op afstand die is gebaseerd op vertrouwen”.
Investering terugverdienen
Veel maatregelen kosten op korte termijn geld, maar dat moet gecompenseerd worden met minder uitgaven. Ze vormen dus een investering, maar er wordt hard gewerkt aan een nieuw plan om de kantoren van de toekomst in te richten. Dit moet leiden tot minder m², minder uitbatingskosten en duurzamer gebruik van materiaal, licht en energie.
Raf Devos: “In januari 2021 verhuizen een aantal diensten naar de renoveerde plateau’s van het Braem-gebouw van de gelijknamige architect. Dat was in de jaren 1960 al visionair ontworpen als ontmoetingsplaats en wordt nu in ere hersteld door alle ‘binnenkoterijen’ af te breken. Het wordt een laboratorium om personeel, studenten en bezoekers in dezelfde ruimte te laten werken.”
