Ester Vets, Advocaat, Claeys & Engels

(Ter info: deze tekst werd bijgewerkt op 5 juli 2022)

Tot 30 juni 2022 golden voor bepaalde werknemers die telewerk verrichtten in het buitenland omwille van de COVID-maatregelen neutraliseringsregels inzake toepasselijke sociale zekerheid en fiscaliteit. Deze neutraliseringsregels zijn ten einde zullen gelopen en vanaf 1 juli 2022 gelden de “oude” regels grotendeels opnieuw.

In dit artikel wordt een kort overzicht gegeven van de toepasselijke regels inzake sociale zekerheid en fiscaliteit (binnen de Europese Economische Ruimte) en de impact van de neutraliseringsregels op telewerk in het buitenland. Verder wordt ook kort de overgangsperiode inzake sociale zekerheid voor telewerkende grensarbeiders besproken. Tot slot worden enkele aanbevelingen gegeven inzake het opstellen van een (nieuwe) Telewerk Policy.

Sociale zekerheid

Op vlak van toepasselijke sociale zekerheid is de Verordening 883/2004 van toepassing binnen de Europese Economische Ruimte en Zwitserland. Het uitgangspunt van deze Verordening is dat de werknemer slechts onderworpen is aan de sociale zekerheid van één enkele lidstaat (in beginsel die van de werkstaat). Indien de werknemer echter ook fysiek aanwezig is op het grondgebied van een andere lidstaat en daar zal (tele)werken, dan kan de sociale zekerheidspositie van deze werknemer veranderen en kunnen er bijgevolg sociale zekerheidsbijdragen in dat land verschuldigd zijn.

Tijdens de COVID-maatregelen hebben de Belgische socialezekerheidsautoriteiten, samen met de autoriteiten van de andere Europese lidstaten, het standpunt ingenomen dat dagen van telewerk in een andere lidstaat die uitsluitend het gevolg zijn van de COVID-maatregelen niet in aanmerking moesten worden genomen om de toepasselijke sociale zekerheid te bepalen. Door deze neutralisatie had het telewerk in het buitenland tijdens de COVID-periode in de meeste gevallen dus geen impact op de toepasselijke sociale zekerheid. Deze neutraliseringsmaatregel liepen echter af op 30 juni 2022.

Vanaf 1 juli 2022 zijn de ‘gewone’ regels van de Verordening 883/2004 bijgevolg terug van toepassing.

Indien een werknemer telewerkt in het buitenland, dan ontstaat er een situatie van tewerkstelling in meerdere lidstaten (indien het telewerk in het buitenland meer dan 5% van de arbeidstijd in beslag neemt). In geval van een gelijktijdige tewerkstelling in meerdere lidstaten is de werknemer onderworpen aan de sociale zekerheid van zijn of haar woonstaat indien hij of zij er voor minstens 25% van zijn of haar arbeidstijd werkt. Indien de werknemer minder dan 25% in zijn of haar woonstaat werkt, dan zal de werknemer worden onderworpen aan de sociale zekerheid van de lidstaat waar de zetel van de werkgever gevestigd is.

Als alternatief kan het (tijdelijk) telewerken in het buitenland onder bepaalde voorwaarden gestructureerd worden als een detachering. In een dergelijke situatie werkt de werknemer tijdelijk voor 100% in het buitenland (bijvoorbeeld twee maanden vanuit een vakantiewoning). Bij een detachering blijft de werknemer onderworpen aan de Belgische sociale zekerheid. Opgelet, deze set-up wordt niet door alle lidstaten aanvaard.

De Administratieve Commissie voor de coördinatie van de socialezekerheidsstelsels heeft op 14 juni 2022 echter een akkoord bereikt om tot 31 december 2022 in een overgangsperiode inzake sociale zekerheid te voorzien voor telewerkende grensarbeiders. Deze overgangsperiode heeft tot gevolg dat het telewerk van grensarbeiders in hun woonstaat geen wijziging van de toepasselijke sociale zekerheid met zich meebrengt tot en met 31 december 2022.

Het is van belang dat het aantal dagen dat de werknemer in het buitenland (tele)werkt zorgvuldig worden bijgehouden (tracking). Verder moet de werkgever ook de nodige formaliteiten vervullen (A1-verklaring, eventuele notificaties, etc.).

Fiscaliteit

Op vlak van fiscaliteit kan telewerk in het buitenland onder andere een impact hebben op de inkomstenbelasting van de werknemer. De impact speelt hoofdzakelijk rond de vraag of een gedeelte van de inkomsten belastbaar is in het land waar de werknemer telewerkt. Het structureel en langdurig telewerken in het buitenland kan daarenboven ook een verandering van de fiscale inwonerspositie tot gevolg hebben.

Tijdens de COVID-maatregelen heeft België bilaterale akkoorden gesloten met haar buurlanden, zijnde Luxemburg, Nederland, Frankrijk en Duitsland. Deze bilaterale akkoorden hadden tot gevolg dat de telewerkdagen in een buurland die uitsluitend gelinkt zijn aan de COVID-maatregelen niet in aanmerking moesten worden genomen. Dit impliceert dat de telewerkdagen belastbaar waren in het land waarin de werknemer zijn werkzaamheden zou hebben verricht indien er geen maatregelen ter bestrijding van COVID-19 werden genomen. Dit was voornamelijk van belang voor de fiscale situatie van grensarbeiders. Deze akkoorden liepen echter af op 30 juni 2022.

Vanaf 1 juli 2022 zijn de ‘gewone’ regels van de toepasselijke dubbelbelastingverdragen opnieuw van toepassing. Het principe in deze dubbelbelastingverdragen is de belastbaarheid in de werkstaat. De werknemer zal echter belastbaar blijven in de woonstaat indien cumulatief aan de volgende voorwaarden wordt voldaan (zogenaamde “183-dagenregel”):

• de werknemer verblijft per kalenderjaar of periode van 12 maanden niet meer dan 183 dagen in de werkstaat;
• het loon wordt betaald door of namens een werkgever die geen inwoner is van de werkstaat;
• het loon komt niet ten laste van een ‘vaste inrichting’ van de werkgever in de werkstaat;

Ingeval van telewerk in het buitenland kan het dus dat de weknemer in kwestie voor de in het buitenland gepresteerde dagen onderworpen is aan de lokale belasting. In het bijzonder zullen werkgevers aandacht moeten hebben voor hun niet-Belgische werknemers die, hoe gering ook, (tele)werken in hun woonland. Het bestaan van een lokale belastingplicht kan voor de werkgever ook een verplichting tot het inhouden van lokale bedrijfsvoorheffing met zich mee brengen. Dit zal geval per geval moeten worden geverifieerd aan de hand van het toepasselijke dubbelbelastingverdrag en lokale wetgeving.

Verder zal moet worden onderzocht of er een risico is dat er een vaste inrichting zou ontstaan, wat tot gevolg zou hebben dat alle winsten die toegewezen kunnen worden aan deze vaste inrichting, in de vennootschapsbelasting belast worden in dat land.

Conclusie en praktische aanbevelingen

Aangezien de neutraliseringsregels inzake de sociale zekerheid en fiscaliteit grotendeels ten einde lopen, is het aangewezen dat werkgevers hierover de nodige bepalingen voorzien in hun Telewerk Policy. Het is daarbij aangeraden dat de werkgever de werknemers niet alleen verplicht om hem voorafgaandelijk te infomeren over het eventueel telewerken in het buitenland, maar ook eventuele beperkingen op te leggen inzake het aantal dagen dat de werknemers in het buitenland mogen werken alsook de landen van waaruit al dan niet mag worden getelewerkt. Tot slot, zal ook nauwkeuring het aantal dagen dat een werknemer in het buitenland (tele)werkt moeten worden bijgehouden (tracking).

Voor telewerkende grensarbeiders geldt er momenteel nog een overgangsperiode op vlak van sociale zekerheid tot en met 31 december 2022. Op vlak van fiscaliteit zijn de gewone regels echter opnieuw van toepassing.

Deze tekst verscheen voor het eerst op 23 mei 2022, maar werd op 5 juli bijgewerkt.