Martijn Ronnen, Advocaat, Claeys & Engels

Elektrische bedrijfswagens winnen steeds meer terrein. Sinds 1 januari 2023 veranderde bovendien de fiscale aftrekbaarheid van bepaalde wagenkosten en wordt het gebruik van bedrijfswagens met een klassieke brandstofmotoren duurder gemaakt. Het valt dan ook te verwachten dat de elektrificatie van het wagenpark zich verder zal doorzetten de komende jaren. In dat kader werpt zich dan ook een nieuw vraagstuk op: wat met de vergoeding van het elektrisch opladen van de bedrijfswagen thuis? Vele leasemaatschappijen/leveranciers van elektrische thuisladers zijn ondertussen op deze trein gesprongen en hebben verschillende producten ontwikkeld die de terugbetaling van de elektriciteitskosten faciliteren. Maar hoe staat de fiscus tegenover de terugbetaling van elektriciteitskosten?  

Wanneer een werknemer over een bedrijfswagen met een klassieke brandstofmotor beschikt, geeft de toekenning van tankkaart door de werkgever geen aanleiding tot een bijkomend voordeel van alle aard. De fiscale administratie en de RSZ hebben reeds bevestigd dat dit geldt voor de toekenning van een laadpas voor elektrische wagens. Met andere woorden: enkel het voordeel alle aard van de elektrische wagen wordt in rekening genomen.

Bij het opladen aan een publieke laadpaal wordt de kostprijs voor het verbruik rechtstreeks door de werkgever gedragen. Bij het thuisladen gaat dit evenwel niet. De thuislaadpaal is namelijk verboden met het stroomnet van de woning en het verbruik wordt rechtstreeks aangerekend aan de bewoner-werknemer via diens eindafrekening. Als de werkgever dus wil tussenkomen in die kostprijs, kan dat eigenlijk alleen via een of andere vorm van terugbetaling. Het terugbetalen van deze kosten via een onkostennota’s brengt een disproportionele administratieve last met zich mee. Verschillende leasemaatschappijen/leveranciers van elektrische thuisladers hebben zodoende producten uitgewerkt die terugbetaling administratief tracht te vereenvoudigen. Schematisch kan dit als volgt worden weergegeven:

Deze producten zijn vergelijkbaar met de bestaande systemen voor de terugbetaling van telecom- of internetabonnementen, waarbij een deel van het abonnement rechtstreeks door de werkgever wordt betaald aan het telecombedrijf. Desalniettemin, verschillen deze systemen op één essentieel punt: de prijs die gebruikt wordt voor de terugbetaling aan de werknemer.

Administratieve tolerantie inzake de terugbetaling van elektriciteitskosten

In antwoord op een parlementaire vraag stelde de Minister van Financiën dat de terugbetaling van de elektriciteitskosten voor het opladen van de bedrijfswagen kunnen worden terugbetaald zonder dat dit aanleiding geeft tot een (apart) voordeel van alle aard indien cumulatief wordt voldaan aan 3 voorwaarden:

• Naast de elektrische bedrijfswagen stelt de werkgever ook een homecharger of elektrische laadpaal ter beschikking van de werknemer;
• Deze homecharger of elektrische laadpaal bevat een specifiek communicatiesysteem dat het verbruik communiceert aan de werkgever;
• De carpolicy van de werkgever voorziet in de terugbetaling van de elektriciteit die met de homecharger of elektrische laadpaal wordt verbruikt.

De Minister van Financiën heeft voormelde voorwaarden verder genuanceerd in een recente parlementaire vraag. Hij bevestigde dat het niet de bedoeling is om elektriciteit terug te betalen van andere voertuigen of (huishoudelijke) apparaten. Daarom moet de werkgever erover waken dat hij zicht krijgt over het verbruik van de ter beschikking gestelde bedrijfswagen. De Minister aanvaardt dat andere vormen van communicatie die inzicht geven in het elektriciteitsgebruik getolereerd worden op voorwaarde dat deze gegevens verifieerbaar zijn. Een tussenteller behoort bijvoorbeeld tot de mogelijkheid.

Terugbetaling van kosten op basis van de werkelijke elektriciteitskosten

Van belang echter is dat de Minister uitdrukkelijk nogmaals bevestigde dat “de terugbetaling door de werkgever moet gebeuren op basis van de werkelijke elektriciteitskosten van de werknemer”. De fiscale administratie en Minister van Financiën geven voorlopig niet thuis omtrent de terugbetaling van elektriciteitskosten op basis van forfaitaire bedragen.

Opmerkelijk is dat de terugbetaling van elektriciteitskosten op geen enkele wijze onderworpen is aan een fichemeldingsplicht. Ingeval van een herkwalificatie van de terugbetaling van de elektriciteitskosten in een voordeel van alle aard, kan, naast de belastingen en sociale bijdragen verschuldigd op het voordeel van alle aard, de fiscale administratie, onder bepaalde voorwaarden, een aanslag geheime commissielonen (100% tarief en niet aftrekbaar in de vennootschapsbelasting) opleggen.

Werkgevers dienen zodoende aandachtig te zijn in hun keuze voor een van de verschillende terugbetalingsproducten. Een systeem dat werkt op basis van de tarieven van de CREG zal zodoende aanleiding geven dat de terugbetaalde kosten alsnog belastbaar zullen zijn. Het spreekt voor zich dat deze situatie de verdere elektrificatie van het wagenpark dreigt te ondermijnen en nodeloos voor frustratie zorgt.

Biedt de rulingcommissie meer zekerheid?

Ondanks het zeer beperkt aantal fiscale rulings omtrent dit onderwerp, lijkt de fiscale rulingdienst te aanvaarden dat de terugbetaling van elektriciteitskosten voor het thuisladen kan gebeuren op basis van de tarieven van de CREG. In een voorafgaande beslissing van 15 december 2020 (nr. 2020.2029) werd gesteld dat: “De aanvrager zal instaan voor de elektriciteitskosten specifiek voor de bedrijfswagen van zijn medewerkers. Het laadstation registreert het verbruik voor de wagen en zendt dit online door naar de laadpaalprovider, deze betaalt maandelijks het verbruik terug aan de medewerker volgens CREG-tarief (jaarlijks herzienbaar tarief, gebaseerd op aanbeveling door de CREG). De aanvrager krijgt een maandfactuur van de laadpaalprovider met alle terugbetaalde bedragen. De elektriciteit die wordt verstrekt door de aanvrager voor het opladen van de elektrische bedrijfswagen wordt geacht begrepen te zijn in het voordeel van alle aard voor het persoonlijk gebruik van de bedrijfswagen.” De vraag rijst echter of de rulingdienst dit standpunt zal voorzetten in het licht van de recentelijke verklaringen van de Minister van Financiën. Zolang de Minister geen verduidelijking biedt, zal de toekomst dit uitwijzen…

Nood aan verdere duidelijkheid

Naast de administratieve moeilijkheden die de terugbetaling op basis van de werkelijke kosten met zich meebrengen, blijven er veel onduidelijkheden bestaan. Mag de werkgever de elektriciteitsfactuur opvragen om een correcte terugbetaling door te voeren? Hoe om te gaan met werknemers die zonnepanelen hebben? Hoe om te gaan met vaste en variabele contracten? Wat met werknemers die voor de eindafrekening uitdienst zijn getreden? Wat met de distributietarieven en kan de werkgever eisen dat de werknemer enkel ’s nachts zijn/haar bedrijfswagen oplaadt om zo netpieken te vermijden?

De door de Minister van Financiën in februari 2022 aangekondigde administratieve circulaire is dringend nodig om meer duidelijkheid te bieden inzake de terugbetaling van elektriciteitskosten. Anders dreigen werkgevers en werknemers af te hakken in de vergroening van het wagenpark en zullen zij – noodgedwongen – blijven kiezen voor een bedrijfswagen met klassieke brandstofmotor.

Martijn Ronnen
Advocaat – Claeys & Engels