In de eerste plaats moet worden nagegaan of de student al dan niet vrijgesteld is van de arbeidskaartverplichting. De volgende studenten hebben alvast een vrijstelling:

• Studenten uit de EER (*) en Zwitserland zijn in elk geval vrijgesteld.
• Ook bepaalde familieleden van EER-onderdanen die over de nodige verblijfsdocumenten beschikken, hebben geen arbeidskaart nodig om in België te werken.
• Voorts zijn ook buitenlandse studenten die aan een Belgische onderwijsinstelling studeren en die een verblijfsrecht hebben van meer dan 3 maanden, vrijgesteld van de arbeidskaart tijdens de schoolvakanties. Dit is dé vrijstelling bij uitstek voor de komende zomervakantie. Let wel, de studenten die aan een onderwijsinstelling in het buitenland zijn ingeschreven, kunnen zich niet op deze vrijstelling beroepen.
• Buitenlandse studenten die een verplichte stage in België uitvoeren in het kader van hun studies in België, de EER of Zwitserland, zijn eveneens vrijgesteld. Het betreft in dit geval evenwel geen studentenjobs, maar verplichte stages, zodat deze vrijstelling tijdens de zomervakanties minder vaak voorkomt.
• Hetzelfde geldt voor de buitenlandse studenten die tewerkgesteld zijn in het kader van internationale akkoorden die door de federale, gewestelijke of gemeenschapsoverheid werden goedgekeurd (bijvoorbeeld stages in het kader van erkende uitwisselingsprogramma’s zoals Erasmus). Ook deze vrijstelling zal in de praktijk minder vaak voorkomen tijdens de zomervakantie.
• Ook de stagiairs die tewerkgesteld zijn door de Belgische overheid of een in België gevestigde internationale instelling van publiek recht, waarvan het statuut geregeld wordt door een verdrag, of die tewerkgesteld worden in het kader van een programma goedgekeurd door die instelling, zijn vrijgesteld van de arbeidskaartverplichting.
• Tot slot zullen ook de leerlingen jonger dan 18 jaar (ongeacht of zij legaal of illegaal in België verblijven) en leerlingen ouder dan 18 jaar die legaal in België verblijven en aangeworven zijn met een leerovereenkomst of een overeenkomst inzake alternerend leren (erkend door de bevoegde overheid) zich op een vrijstelling kunnen beroepen.

Geen vrijstelling? Arbeidskaart C (binnen bepaalde grenzen)

Indien er geen vrijstelling van toepassing is, zal de betrokken student over een arbeidskaart moeten beschikken. In de eerste plaats kan de student zelf een arbeidskaart C aanvragen. Deze arbeidskaart wordt toegekend aan studenten die in het bezit zijn van een geldige elektronische A-kaart om aan een Belgische onderwijsinstelling te studeren. De arbeidskaart geldt voor arbeidsprestaties buiten de schoolvakanties, ten belope van maximaal 20 uren per week en voor zover deze verenigbaar zijn met de studies. Voor studenten die bijvoorbeeld nog in de maand juni een job willen uitoefenen, kan deze arbeidskaart een oplossing bieden.

Geen arbeidskaart C? Arbeidskaart B (maar dan is er een diploma vereist)

Zijn de voorwaarden voor de arbeidskaart C niet vervuld, dan moet de werkgever een arbeidskaart B aanvragen. De keuze tussen welke arbeidskaart B het beste wordt aangevraagd, zal afhangen van het concrete geval. In elk geval zal de student al over een diploma moeten beschikken.
Een arbeidskaart B voor stagiairs kan worden aangevraagd voor zover:

• De stage is een voortzetting van de studies (de stagiair moet al een diploma hebben).
• De stagiair moet minstens 18 jaar en maximaal 30 jaar oud zijn op de datum van de toekenning van de arbeidskaart.
• De stagiair moet de verbintenis aangaan om geen dienstbetrekking in België uit te voeren tijdens de stageperiode.

Wat de stage betreft:

• Het moet een voltijdse stage zijn.
• Die stage duurt maximaal 12 maanden.
• Daarbij wordt een stageovereenkomst gesloten die vertaald is in de moedertaal van de stagiair (en eveneens voldoet aan de toepasselijke taalwetgeving), die het aantal uren van de opleiding vermeldt en waarbij minstens de minimumlonen worden betaald;
• De stageovereenkomst moet voorzien zijn van een opleidingsprogramma.

Zijn de voorwaarden voor de arbeidskaart B voor stagiairs niet vervuld, dan zal de enige mogelijkheid erin bestaan een arbeidskaart B voor hooggeschoold personeel aan te vragen. In dat geval moet de student reeds een diploma hebben (minstens bachelorniveau) én moet er een minimaal bruto jaarloon van 40.972,00 euro (bedrag voor 2018) worden betaald (pro rata voor onvolledige jaren).

Controle verblijfsdocumenten en andere formaliteiten

Zoals dat ook geldt voor buitenlandse werknemers (derdelanders), moet de onderneming die een student tewerkstelt voorafgaandelijk nagaan of de student over een geldige verblijfsvergunning of over een andere machtiging tot verblijf beschikt. Bovendien moet er daarvan een kopie worden bijgehouden voor de sociale inspectie. Ook andere formaliteiten en verplichtingen die gelden, moeten nageleefd worden (bijvoorbeeld DIMONA-melding of LIMOSA-melding, arbeidsrechtelijke verplichtingen en dergelijke meer).

(*) EER staat voor de Europese Economische Ruimte. Daartoe behoren alle 28 lidstaten van de Europese Unie, aangevuld met Liechtenstein, IJsland en Noorwegen.

Auteur: Dries Faingnaert (Claeys & Engels)