François Gavel, Advocaat, Claeys & Engels
Het is algemeen geweten dat bij een ontslag om dringende reden, de ontslagreden binnen een termijn van drie werkdagen na het ontslag per aangetekende brief of per gerechtsdeurwaardersexploot moet worden meegedeeld aan de werknemer. Maar wat als de motiveringsbrief wel binnen deze termijn wordt overhandigd in het postkantoor, maar de ontslagen werknemer nooit bereikt door een fout van BPost? Is het ontslag om dringende reden dan ongeldig? Het arbeidshof van Luik, afdeling Neufchâteau, sprak zich op 23 februari 2022 uit over de kwestie.
1. De feiten
Op donderdag 10 november 2016 ontving een HR-manager diverse klachten over de betrokken werknemer. Deze bleek zich schuldig gemaakt te hebben aan een waslijst aan grensoverschrijdende en ongewenste seksuele intimiteiten, die duidelijk een ontslag om dringende reden rechtvaardigden. In navolging van de klachten ging de werkgever op maandag 14 november 2016 effectief over tot het ontslag om dringende reden. In de ontslagbrief werden in een vijftal lijnen de tekortkomingen aangehaald die aan de basis van dit ontslag lagen. Op donderdag 17 november 2016 volgde dan de aangetekende verzending van een uitgebreide motiveringsbrief via BPost. Deze brief werd echter teruggestuurd naar de afzender met de vermelding “adres onvolledig/niet correct”. Dit exemplaar van de motiveringsbrief had de werknemer dus nooit bereikt.
Naar aanleiding hiervan stelde de vakbondsorganisatie van de werknemer de werkgever in gebreke. Hierbij werd gesteld dat het ontslag om dringende reden nietig was, aangezien de ontslagmotivering niet werd meegedeeld. De werkgever ging niet mee in deze redenering, aangezien hij hetzelfde adres had gebruikt als bij de andere brieven, die de werknemer wel hadden bereikt. De werknemer heeft vervolgens zijn ontslag om dringende reden aangevochten, in eerste aanleg zelfs met succes.
2. Eerste argument: de ontslagreden werd voldoende nauwkeurig meegedeeld in de ontslagbrief zelf
De werkgever stelde hoger beroep in en argumenteerde in de eerste plaats dat de dubbele driedagentermijn wel degelijk was nageleefd, aangezien de ontslagredenen reeds kort waren toegelicht in de ontslagbrief. Het arbeidshof volgde de werkgever hier echter niet in, omdat deze omschrijving niet nauwkeurig en precies genoeg was. De werkgever had weliswaar opgeworpen dat de aangeleverde getuigenverklaringen wel aan deze vereisten voldeden, maar het hof herinnerde eraan dat deze verklaringen, zelfs indien zij dateren van voor het ontslag, de onnauwkeurigheid van de meegedeelde ontslagmotieven niet verhelpen wanneer zij pas in de loop van de procedure werden meegedeeld.
In deze context is het nuttig om eraan te herinneren dat het in principe wel degelijk mogelijk is om in de ontslagmotivering louter te verwijzen naar andere documenten die gekend zijn bij de werknemer, om de vereiste nauwkeurigheid te bekomen. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een verwijzing naar een document dat de werknemer heeft vervalst. Het blijft echter voorzichtiger om dergelijke documenten integraal op te nemen in de motiveringsbrief of ze toe te voegen als bijlage, aangezien zo elke ruimte voor discussie vermeden wordt.
3. Tweede argument: de tijdige verzending per aangetekende brief volstaat, zelfs indien BPost nadien in de fout gaat
Verder argumenteerde de werkgever dat hij de dubbele driedagentermijn had gerespecteerd, omdat hij al het nodige had gedaan voor de aangetekende verzending van de motiveringsbrief. Hij bracht in dit verband het zogenaamde “afgiftebewijs van een nationale aangetekende zending” bij. Dit document werd afgestempeld op donderdag 17 november 2016, ofwel binnen de driedagentermijn. Het stond eveneens vast dat geen van beide partijen een fout had begaan bij de verzending of de ontvangst van de brief. De hamvraag was dus wie de dupe zou zijn van de fout die zich kennelijk binnen BPost had voorgedaan.
Het hof beslechtte deze kwestie in het voordeel van de werkgever. Het stelde dat het gegeven dat de aangetekende brief niet daadwerkelijk is bezorgd, het ontslag om dringende reden niet ongeldig maakt. Hierbij lichtte het hof toe dat er geen resultaatsverbintenis geldt voor de werkgever tot de daadwerkelijke overhandiging van de brief aan de werknemer. Het hof baseerde zich hiervoor op een reeks rechtspraak en rechtsleer, die stelt dat de aangetekende brief verzonden moet worden naar het correcte adres, maar dat een fout van de postdiensten op zich geen afbreuk doet aan het vervullen van de vormvereiste van een aangetekende zending. Het afgiftebewijs geldt bij de beoordeling hiervan als het cruciale bewijsstuk.
4. Conclusie
Samengevat toont deze uitspraak aan dat de dubbele driedagentermijn bij een ontslag om dringende reden wel degelijk is nageleefd op voorwaarde dat de werkgever binnen deze termijn een exemplaar van de motiveringsbrief per aangetekende brief heeft verzonden naar het juiste adres, zelfs indien deze brief de werknemer uiteindelijk niet bereikt door een fout bij BPost. In geval van betwisting is het bewijsstuk bij uitstek het “afgiftebewijs van een nationale aangetekende zending”. Het is dus sterk aanbevolen om dit document nauwlettend in te vullen, de datum van de poststempel die erop wordt aangebracht te controleren en een digitale scan van dit document te bewaren.
Arbeidshof Luik, afdeling Neufchâteau, 23 februari 2022, AR nr. 17/276/A, onuitg.
