John Hendriks (Amelior): “Loop niet te hard van stapel. Evalueer of uw organisatie klaar is voor ROI-meting, begin stapsgewijs. Maar als u het doet, doe het dan degelijk.”
GF

In HR Square nr. 8 (“Hoe meet u het rendement van opleiding”, oktober 2003, blz. 36) werd de ROI-berekening voor opleidingen reeds toegelicht. Deel de netto opbrengst door de netto kosten en vermenigvuldig met 100. Het verkregen percentage geeft aan of de investering financieel verantwoord was. Onder economisten wordt dat: “ROI is de opbrengst verminderd met de opleidingskosten, vermenigvuldigd met 100 en vervolgens alles gedeeld door de opleidingskosten. Het resulteert in een ratio die de doelmatigheid van opleidingen aanduidt.”
Er is geen twijfel aan dat het belang van ROI toeneemt. Tegen 2005 zal 60% van de bedrijven het rendement van zijn opleidingen bestuderen, meent het onderzoeksbureau Gartner. De Belgische Vereniging van Opleidings- en Vormingsverantwoordelijken (VOV) verwacht dat het meten en aantonen van het rendement van het trainingsbeleid steeds meer een noodzaak wordt. De redenen daartoe zijn divers: 30% van de trainingsmanagers doet het omdat de topmanagers dit rechtstreeks van hen eisen, 30% voelt druk om zijn budget te rechtvaardigen, ongeveer een kwart wil zijn toekomst veilig stellen door zijn toegevoegde waarde aan te tonen. De behoefte om meer verantwoordelijkheidszin te tonen voor de opleidingsuitgaven (10%) en het experimenteren met nieuwe technieken (5%), worden ook wel als aanleiding opgegeven.

Is uw organisatie er klaar voor?

John Hendriks, manager-consultant HRD & Communications bij Amelior en spreker op het jongste Ekonomika HR-seminarie, heeft een checklist die kan helpen om te ontdekken of ROI meten iets voor uw organisatie is. Naarmate u meer ja antwoordt op onderstaande vragen, bereidt u zich best voor om het opleidingsrendement te becijferen.

1. Onze organisatie ondergaat in sterke mate veranderingen.
2. Er is druk van het senior management om resultaten te meten.
3. Onze organisatie heeft een meetcultuur en heeft onder andere meetindicatoren voor leeroplossingen.
4. De training/leerfunctie investeert zeer weinig in meten en evalueren.
5. Onze organisatie heeft meer dan één leerramp gekend in het verleden.
6. Het vormings- en opleidingsteam wil leider zijn in verantwoordelijkheid.
7. Het beeld dat men heeft van de opleidingsdienst is niet bevredigend.
8. Onze klanten vragen dat leeroplossingen bottom-line resultaten laten zien.
9. De opleidingsfunctie staat in concurrentie met andere functies inzake middelen.
10. Er is een grote druk om leeroplossingen te koppelen aan de strategische objectieven.

Meten is weten, maar kost geld

John Hendriks stelt een plan met acht stappen voor om de berekening tot een goed einde te brengen. Kies zorgvuldig het project waarvan u de ROI wenst te berekenen, verzamel vervolgens relevante data, isoleer de effecten van het opleidingsprogramma, converteer de data naar monetaire eenheden, identificeer mogelijke ‘ontastbare voordelen’, bereken de kost van het opleidingsprogramma, bereken de ROI en rapporteer.
De kosten om de ROI te berekenen, maken deel uit van de kost van opleidingsprogramma. Om te besparen kan u best de evaluatie zo vroeg mogelijk in het onderzochte opleidingstraject plannen, de deelnemer er zo nauw mogelijk bij betrekken, software gebruiken bij de verwerving en verwerking van informatie en de knowhow om ROI-berekeningen te doen intern ontwikkelen.

“Beschouw de ROI als een beleidsinstrument. Communiceer de resultaten ervan, maar doe er vooral iets mee. Formuleer conclusies en aanbevelingen.”

Zo’n cijferwerk vraagt de medewerking van iedereen die bij de opleiding betrokken is. Vandaar dat communicatie onmisbaar is. “In de eerste plaats om gegevens te verzamelen, maar zorgvuldige communicatie ondersteunt ook de voorbereiding en de nazorg van de opleiding zelf en zal het leereffect versterken”, zegt Hendriks. Door te communiceren laat men bovendien iedereen in de organisatie weten dat de opleidingsafdeling haar werk professioneel aanpakt.
Een goed ROI-verslag omvat de volgende rubrieken:

1. Managementsamenvatting.
2. De gevolgde methode bij de berekening.
3. Algemene informatie over de verzamelde gegevens.
4. De kosten van de opleiding.
5. De resultaten.
6. Een commentaar op de ‘zachte resultaten’.
7. Een sterkte/zwakte-analyse van de opleiding.
8. Conclusies en aanbevelingen.

Gooi de handdoek niet in de ring

De financiële afdeling is vertrouwd met cijfertjes, en kan dit soort berekeningen technisch ongetwijfeld tot een goed einde brengen. Maar impliceert dit dat de opleidingsafdeling haar rendementsberekening zomaar uit handen moet geven? Uiteraard niet. Ten eerste omdat de keuze van de juiste variabelen kennis van het opleidingsvak vereist. Ten tweede omdat zeer veel effecten ontastbare voordelen zijn. Ten derde, en dat is het belangrijkst, omdat de ROI-berekening als een beleidsinstrument moet opgevat worden: niet het berekenen van de ROI is van belang, wel het verbeteren ervan. Maar het signaal is voor weinig interpretatie vatbaar: het HR-management moet zich het financieel instrumentarium eigen maken. En daar kan het financieel departement bij helpen.