Gesprek voorbereiden, gesprek houden, verslag maken,… Zucht. De cyclus van jaarlijkse evaluatiegesprekken is een energievretend proces. Bovendien maakte de ‘Grote Baas Enquête’ van Vlerick en Attentia onlangs pijnlijk duidelijk dat noch manager, noch medewerker gelooft dat de motivatie of productiviteit stijgt door deze evaluatiegesprekken. Hoog tijd dus om even stil te staan bij de performantiecyclus.

Een jaar is lang voor organisaties. De doelstellingen die men in januari vooropstelt, zijn in december in veel gevallen achterhaald. Wat gebeurt er uiteindelijk met die zorgvuldig voorbereide evaluatiegesprekken? Worden ze bewaard? Gaat er een kopie naar HR? En nog belangrijker: wie verzekert de opvolging van de afspraken? Niets is meer demotiverend dan na een jaar te moeten vaststellen dat er niets is terechtgekomen van de beloofde training.

Korter op de bal

De oplossing bestaat erin om korter op de bal spelen en medewerkers gerichter feedback te geven. Dat werkt voor hen veel motiverender. Stel jezelf de vraag: bestaat er naast het formele proces, een informele feedbackcultuur in je organisatie? Geeft men gemakkelijk een figuurlijk schouderklopje, durft men benoemen wat niet oké is? Een permanente feedbackcultuur zorgt ervoor dat men zichzelf continu bijschaaft. Pas dán kan men spreken van een performante bedrijfscultuur.

Een tweede punt: formuleer individuele doelstellingen waarop je als medewerker voldoende impact hebt. Dat kan uiteraard pas als de organisatie zijn huiswerk goed gemaakt heeft en de bedrijfsdoelstellingen duidelijk zijn. Want daaruit worden de individuele doelstellingen afgeleid. Afgerekend worden op een doelstelling die je niet in de hand hebt, is bijzonder contraproductief.

Evalueer het evaluatiesysteem

Evalueer dus het evaluatiesysteem. Wordt er gemeten in welke mate de performantie van de organisatie toeneemt? Weet je hoeveel procent van de doelstellingen werd behaald? Neemt dit percentage toe?

Probeer inzicht te krijgen in de performantie van je evaluatiesysteem en durf het systeem ter discussie te stellen wanneer het onvoldoende effectief is. Bovenstaande vragen kunnen helpen om het systeem te optimaliseren.