De bewijsregels uit het Burgerlijk Wetboek zijn van aanvullend recht, behoudens wat betreft de definities opgenomen in boek 8 of wanneer de toepasselijke wetgeving het uitdrukkelijk anders bepaalt. Dit impliceert dat indien er in bewijsregels wordt voorzien in het arbeidsrecht, deze laatste regels van toepassing zijn. Waar het arbeidsrecht niet in specifieke bewijsregels voorziet of met betrekking tot de algemene definities, wordt teruggevallen op hetgeen bepaald is in het Burgerlijk Wetboek.
In het nieuwe wetboek wordt de definitie van het begrip ‘geschrift’ heel ruim omschreven: ‘een geheel van alfabetische tekens of van enige andere verstaanbare tekens aangebracht op een drager die de mogelijkheid biedt toegang ertoe te hebben gedurende een periode die is afgestemd op het doel waarvoor de informatie kan dienen en waarbij de integriteit ervan wordt beschermd, welke ook de drager en de transmissiemogelijkheden zijn’. Concreet betekent dit dat voortaan ook elektronische documenten, e-mails, sms’en, Whatsappberichten, Facebook- en Twitterberichten onder de term ‘geschrift’ worden gekwalificeerd.
In het arbeidsrecht wordt vaak voorzien in de vereiste van een geschrift. Zo bepaalt artikel 37 van de Arbeidsovereenkomstenwet dat de opzegging uitgaande van de werknemer onder meer mogelijk is door overhandiging van een geschrift. Gezien de nieuwe gemeenrechtelijke definitie van een ‘geschrift’ van toepassing is, lijkt het dus voortaan mogelijk voor de werknemer om zijn opzeg te geven via bijvoorbeeld een e-mail of een sms.
Hetzelfde kan gesteld worden voor de kennisgeving van een ontslag om dringende reden. Artikel 35 van de Arbeidsovereenkomst bepaalt voor deze kennisgeving namelijk in de keuze tussen volgende vormvereisten: ‘Op straffe van nietigheid, geschiedt de kennisgeving van de dringende reden hetzij bij een ter post aangetekende brief, hetzij bij gerechtsdeurwaardersexploot. Deze kennisgeving kan ook geschieden door afgifte van een geschrift aan de andere partij’. De motivering van het ontslag om dringende reden kan dus in principe ook door overhandiging van een geschrift, gaande van een brief per gewone post tot een e-mail of een sms.
Zowel bij ontslagname als bij een ontslag om dringende reden vereist de Arbeidsovereenkomstenwet een handtekening van de bestemmeling op het duplicaat van het geschrift. Omdat ‘het geschrift’ voortaan ruimer begrepen wordt, kan ervan uitgegaan worden dat de bevestiging van de ontvangst ook op een andere manier zal volstaan. Deze redenering kan uiteraard nog steeds aanleiding geven tot discussie, nu het arbeidsrecht in die zin nog niet is aangepast en nog steeds verwijst naar ‘een handtekening op het duplicaat’. Om dergelijke discussie te vermijden en voornamelijk ook voor bewijsredenen, raden we aan om zowel het ontslag als de ontvangstbevestiging nog via de klassieke wijze te laten verlopen.
Dergelijke ruime toepassing van de nieuwe bewijsregels kan daarentegen niet doorgetrokken worden naar een ontslag door de werkgever met betekening van een opzeggingstermijn. Bij deze beëindiging gelden namelijk specifieke formaliteiten (die voorrang hebben, gelet op het aanvullend karakter van het bewijsrecht) voor de betekening van de opzeg, hetzij via een aangetekende brief, hetzij door middel van een gerechtsdeurwaarderexploot. Een gewoon geschrift volstaat hier dus niet, waardoor een opzegging door de werkgever door middel van een gewone brief, e-mail of sms nietig zal zijn.
Een verbreking met onmiddellijke ingang vereist geen enkel bijzonder vormvoorschrift. De beëindiging met betaling van een opzegvergoeding kan zelfs mondeling gebeuren. In principe verandert er voor deze beëindigingswijze dus niets. Dergelijk ontslag kon in het verleden ook reeds per e-mail of sms doorgevoerd worden.
Hoewel deze nieuwe bewijsregels ervoor zorgen dat een ontslag (behoudens een ontslag door de werkgever met betekening van een opzegging) voortaan eenvoudiger doorgevoerd kan worden, blijft het aangeraden om een beëindiging van de arbeidsovereenkomst steeds schriftelijk (ofwel per aangetekend schrijven ofwel met een geschrift waarvan het dubbel door de andere partij wordt ondertekend als ontvangstmelding) te bevestigen, om latere betwistingen en bewijsproblemen te vermijden.
Camille Verplaetse
Medewerker
Claeys & Engels
