De meesten vergaderen nog op een manier alsof het 1911 is, vindt Henk Van der Steen, een Nederlandse expert in overleg- en vergadertechnieken. Zijn devies: “Je moet je continu afvragen waarom je vergadert.”

Voor gewoon werkoverleg of informatie-uitwisseling is al lang geen vergadering meer nodig, benadrukt Van der Steen. Daar bestaat nu wel voldoende (communicatie)technologie voor.

Volgens hem draait alles rond ‘verbinding’. De vraag is nu hoe, waar en wanneer je elkaar spreekt. Vroeger was dat eenvoudigweg bij het koffieapparaat, maar vandaag werken we niet allemaal meer op dezelfde locatie. Dat verandert alles: vergaderen of overleggen is niet langer een zaak van informatie-uitwisseling, maar “zowel een spiegel als een broedplaats van de cultuur van je organisatie. Alles wat in de organisatie gebeurt, is één-op-één terug te vinden in het overleg.”

Om dat allemaal vlot te krijgen, moeten soms doorslaggevende acties gebeuren. In dit tijdperk van e-mail en sociale media gaan sommige managers al over om hun medewerkers af en toe eens thuis uit te nodigen voor een etentje. Zo ontstaat weer de nodige ‘verbinding’. Het opvallende is dat dit dus meer en meer plaatsvindt op een informele wijze (terwijl het formele overleg aan kracht ingeboet heeft).

De gewone of formele vergadering is dood, lang leve de nieuwe middelen? Van der Steen verwijst alvast naar de opkomende ‘scrum agile’-beweging, die nu binnen en ook al buiten de ICT-wereld een enorme vlucht neemt. Daar wordt onder meer gewerkt in ‘daily standups’ voor de dagelijkse operationele zaken. Daarnaast is wel nog altijd ruimte voor tactisch en strategisch overleg. Het komt er gewoon op aan goed te bekijken hoe je in team communiceert en wat de meest efficiënte vormen zijn anno 2015. Kortom, technologie en face-to-face gaan samen en worden ingezet al naargelang van de geschiktheid. Vergaderen of overleg is geen of-of, maar een en-en-verhaal.

Bron: PW De Gids (pwdegids.nl)