Op 23 augustus 2013 gaat een vennootschap over tot de beëindiging van de arbeidsovereenkomst van een vertegenwoordiger. Ze ziet zich hiertoe genoodzaakt wegens zijn slechte commerciële prestaties, alsook wegens zijn negatieve houding ten aanzien van de collega’s en de onderneming. Twee eerdere ingebrekestellingen hierover bleven bovendien zonder gevolg. In plaats van de vertegenwoordiger uit te betalen, opteert de onderneming voor een beëindiging met een te presteren opzegtermijn van vijf maanden, ingaande op 1 september 2013.

Op 26 augustus 2013 ontvangt de onderneming evenwel een e-mail van een klant. Tot haar verbazing deelt deze klant mee dat de bewuste vertegenwoordiger niet is komen opdagen op de afspraak en haar hiervan evenmin verwittigd heeft. Pas ’s avonds ontvangt de onderneming een e-mail van de vertegenwoordiger met de melding dat hij ziek is. Tegelijkertijd bezorgt hij dezelfde avond nog een ziektebriefje, ondertekend op 26 augustus 2013, dat hem – retroactief – ziek verklaart vanaf 23 augustus 2013 tot 16 september 2013.

Ontslag om dringende reden

Naar aanleiding van het incident met deze klant, besluit de onderneming een steekproef uit te voeren bij de klanten om na te gaan of de activiteiten en de bezoeken die de vertegenwoordiger op zijn verslagen heeft vermeld voor de laatste twee maanden wel overeenstemmen met de werkelijkheid.

Hoewel de vertegenwoordiger op zijn verslagen duidelijk vermeldt dat hij (1) de klanten fysiek bezocht heeft en (2) dit bezoek telkens anderhalf uur duurde, zijn de op 27 augustus 2013 allereerste gecontacteerde twee klanten al meteen formeel: zij hebben geen enkel bezoek, maar alleen een kort telefoontje gekregen. De op 28 augustus 2013 gecontacteerde derde klant bevestigt hetzelfde verhaal: ook zij ontving geen enkel bezoek, alleen maar een kort telefoontje.

Op 29 augustus 2013 gaat de onderneming – nog vooraleer de opzegtermijn een aanvang heeft kunnen nemen – over tot ontslag om dringende reden. Ze haalt drie dringende redenen aan: de laattijdige verwittiging wegens ziekte, de (niet-verwittigde) afwezigheid op de afspraak met de klant en de vervalsing van de activiteitsverslagen.

Het belang van activiteitsverslagen

Net zoals de arbeidsrechtbank, bevestigt het arbeidshof de rechtmatigheid van het ontslag om dringende reden. Het arbeidshof maakt hierbij weliswaar een onderscheid tussen de ingeroepen redenen: de laattijdige verwittiging van de ziekte (en de niet-verwittigde) afwezigheid bij de klant vormen tekortkomingen, maar zijn niet van dien aard, dat ze een ontslag om dringende reden rechtvaardigen.

Daartegenover maakt de onterechte vermelding van bezoeken aan klanten op de activiteitsverslagen niet alleen een tekortkoming, maar tevens een vorm van bedrog uit. Deze vorm van bedrog zorgt ervoor dat het vertrouwen – dat onontbeerlijk is voor elke arbeidsrelatie – onherroepelijk en definitief beschadigd is. In die omstandigheden aanvaardt het arbeidshof dan ook het ingeroepen ontslag om dringende reden, dit temeer gelet op de eerdere ingebrekestellingen.

Dit arrest toont nogmaals de noodzaak aan van een goede opvolging van de werknemers, en dit in het bijzonder van degenen die voortdurend op de baan zijn, zoals vertegenwoordigers. Daarnaast onderstreept dit arrest nogmaals het belang van het opstellen en het controleren van activiteitsverslagen. De praktijk leert dat dit helaas nog veel te veel uit het oog verloren wordt, terwijl dit nochtans hét instrument bij uitstek is om vertegenwoordigers op te volgen.

Arbeidshof van Bergen (Eerste Kamer), 24 november 2017, Rolnr. 2016-AM-337

Auteur: Barbara Callewier (Claeys & Engels)