Bij SERIS Security begon de HR-digitalisering niet met de zoektocht naar een nieuwe tool, maar met een veel fundamentelere vraag: welke problemen willen we eigenlijk oplossen? “Dat leverde ons vlottere processen op en eindelijk een duidelijk zicht op onze cijfers”, vertelt CHRO Hans Ternoot.

Toen Hans Ternoot begin 2024 aan de slag ging als CHRO bij SERIS Security, lag er al een business case klaar voor een nieuw HR-systeem. Toch besloot hij eerst opnieuw naar de doelstellingen en knelpunten van de organisatie te kijken. “Je kiest niet eerst een tool. Je moet eerst goed weten waar je naar toe wil en welke problemen je eigenlijk wil oplossen”, zegt hij.

Eerst inzicht, dan technologie

Die oefening bleek hoognodig. Bij SERIS werken ongeveer 1.500 medewerkers, van wie zo’n 1.200 beveiligingsagenten, en heel wat HR-processen verliepen versnipperd. Recruitment was tijdsintensief, data zaten verspreid over verschillende systemen en het ontbrak aan een volledig overzicht. “We reden voor een stuk blind. We konden wel cijfers verzamelen, maar dat kostte ons veel tijd en het leverde nooit een volledig beeld op”, vertelt Ternoot.

Omdat het invullen van vacatures veel tijd in beslag nam, werd HR een van de eerste onderdelen van de bredere digitale transformatie. Na een nieuwe businessanalyse koos SERIS voor SAP SuccessFactors, met Flexso for People als implementatiepartner. “Naast expertise zochten we vooral een partner die onze manier van werken begreep en pragmatisch meedacht. Die vonden we in Flexso.”

De eerste resultaten laten zich intussen duidelijk voelen. SERIS beschikt vandaag over dashboards die tonen via welke kanalen kandidaten binnenkomen, hoelang vacatures openstaan en waar bijsturing nodig is. “Vroeger vulden we vacatures vooral zo snel mogelijk in. Vandaag beschikken we over data waarmee we gerichter kunnen sturen en onze keuzes beter kunnen onderbouwen”, zegt Ternoot. Volgens hem zit de grootste meerwaarde dan ook niet in de software zelf, maar in de inzichten die ze oplevert. “Daardoor krijgt HR een sterkere positie binnen de organisatie. Je kunt beslissingen nemen op basis van feiten in plaats van buikgevoel.”

Voor de tweede helft van het jaar staat de implementatie van de modules Performance Management en Compensation & Benefits op het programma, wat ook een goede gelegenheid is om alle die processen te reviewen.

Digitalisering stopt niet bij de go-live

Toch stopt het werk niet na de go-live. Ook de adoptie van nieuwe processen vraagt tijd en begeleiding. “Een implementatie is nooit af wanneer het systeem live gaat. Pas wanneer medewerkers er vlot mee kunnen werken, haal je er echt rendement uit.” De implementatie hield ook rekening met de eigenheid van de beveiligingssector. Zo werden zelfs de opleidingen en certificeringen van de patrouillehonden van SERIS en hun bewakingsagenten in het systeem opgenomen.

Voor Ternoot bevestigt dat vooral één les: vertrek niet vanuit de technologie, maar vanuit de noden van je organisatie. “Vertrek vanuit je doelstellingen en hou het pragmatisch. Digitalisering is geen doel op zich, maar een middel om HR eenvoudiger en slimmer te laten werken”, besluit hij.

LEES MEER OP HRSQUARE.BE

• “Het imposter syndrome is ook een klassenkwestie”
• Bijna 2 op de 3 werknemers komt snel in financiële problemen bij jobverlies
• Aantal arbeidswegongevallen met e-steps, e-bikes en speedpedelecs fors toegenomen in 2025
• Duurzaam inspelen op talenttekort: de strategische rol van arbeidsmobiliteit
• Cassatie verduidelijkt overgangsregeling: aanvang arbeidsovereenkomst primeert op aanvang anciënniteit