Waarom controleren?
Motivaties voor controlepraktijken zijn er genoeg. Niet-relevante websites bezoeken, junkmail lezen of versturen vragen kostbare tijd en veroorzaken concentratieverlies. De cijfers zijn verontrustend: meer dan 25% van alle mailberichten zou niets met de professionele opdracht van de werknemer te maken hebben en meer dan 30% van de bezochte websites evenmin. Daarnaast is er de schrik dat het bedrijf verantwoordelijk gesteld wordt voor uitgestuurde mails met beledigende taal of erger. Ook de bedrijfsgeheimen zijn bedreigd. Met een druk op de knop zijn vertrouwelijke documenten zo het huis uit.
Welke wetten?
Als werkgever beschikt u over tal van controlemogelijkheden, die echter stuk voor stuk hun juridische beperkingen kennen. Een overzicht:
Artikel 8 van het Europees Verdrag tot bescherming van de Rechten van de Mens en artikel 22 van onze Grondwet stellen dat eenieder recht heeft op eerbiediging van zijn privé- en gezinsleven, zijn huis en zijn briefwisseling.
Daarnaast zijn er artikel 259 bis en 314 bis van het Strafwetboek, maar ook de wet van 21 maart 1991, de zogenaamde Belgacom-wet, over de bescherming van het telecommunicatiegeheim.
Ten slotte dienen we ook rekening te houden met de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij de verwerking van persoonsgegevens, ook wel de Privacywet genoemd. Hiervoor verwijzen we naar het artikel Werkgever mag niet zomaar detective spelen in HR Square van februari 2003.
Deze rechtsbronnen bevatten echter een fragmentaire en weinig coherente regelgeving, die bovendien uitblinkt in onduidelijkheid en in de praktijk zelfs als ontoepasbaar werd ervaren. Precies om die rechtsonzekerheid weg te nemen, besloten de sociale partners in de Nationale Arbeidsraad CAO nr. 81 af te sluiten. Een CAO is echter een lagere rechtsbron dan de reeds genoemde wettelijke regels, die dan ook van toepassing blijven.
Wat zegt de Belgacom-wet?
Er is een fundamenteel verschil tussen enerzijds kennisnemen van de inhoud van telecommunicatie door afluisteren of inkijken, en anderzijds enkel het registreren van het bestaan ervan. Met telecommunicatie wordt zowel telefoon, gsm, fax, e-mail als internet bedoeld. Strafbaar is “het opzettelijk met behulp van enig toestel (doen) afluisteren, kennis (doen) nemen of (doen) opnemen van privé-communicatie of -telecommunicatie waaraan men zelf niet deelneemt, tijdens de overbrenging ervan, zonder de toestemming van alle deelnemers aan die communicatie.” Enkele details:
Opzettelijk kennisnemen van de inhoud: iemand die toevallig telecommunicatie opvangt, is niet strafbaar.
Met een hulpmiddel: over de rug meekijken op een computerscherm mag.
Tijdens de overbrenging: voor websites is dit tijdens het surfen, voor e-mailberichten is het betwistbaar of enkel transmissie naar de provider telt of tevens het verblijf in de mailbox.
Ter bescherming van privé-communicatie of –telecommunicatie: niet zozeer de inhoud, maar wel de intentie van de communicatiepartners bepalen dit privé-karakter. Een mededeling wordt geacht privé te zijn, wanneer ze niet bestemd is om door iedereen gehoord te worden. De wet maakt hierbij dus geen enkel onderscheid tussen beroepsmatige of niet-beroepsmatige communicatie en ook het aantal deelnemers speelt geen rol. Een uitnodiging voor een familiefeest of gelukwensen naar alle leden van een voetbalploeg sturen, surfen op een immo-website hebben een privé-karakter en dus geldt de bescherming.
Opnemen van een gesprek waaraan met zelf deelneemt: is niet strafbaar.
Men is ook niet strafbaar, indien er toestemming is van alle partners: die toestemming kan echter niet algemeen verkregen worden via een clausule in de arbeidsovereenkomst of het arbeidsreglement. Ook voor het louter kennisnemen of registreren van telecommunicatie is de toestemming van de betrokkenen vereist. De strafbaarheid hiervan hangt samen met het bedrieglijk opzet, omschreven als het geheim van een telecommunicatiebericht doorbreken, en zo de privacy van de deelnemers schenden. Registreren van het gezamenlijk aantal telefoongesprekken of mails kan om een factuur te verifiëren, want dan is er geen bedrieglijk opzet om het geheim karakter van de telecommunicatie te doorbreken. Dat is er wel indien de werkgever opvraagt wanneer en hoe lang één bepaald personeelslid telefoneert, of opspoort met wie de communicatie gevoerd werd.
Kritische noot
Professor Roger Blanpain (KU Leuven en Tilburg) geraakte zo gepassioneerd door de juridische problematiek rond on-linecommunicatie en de weerslag ervan op het bedrijfsleven, dat hij er een boek over schreef in samenwerking met ingenieur Marc Van Gestel (eMail-Masters.com). “De wettelijke instrumenten zijn totaal onaangepast aan de realiteit in de ondernemingen en moeilijk toepasbaar op de speciale verhouding werknemer-werkgever”, stelt Blanpain. “Eerlijk gezegd, is CAO 81 mee van het slechtste werk dat de Nationale Arbeidsraad ooit geleverd heeft. In de CAO zitten immers onduidelijkheden, bijvoorbeeld wat betreft de individualisering bij controle. De CAO is ook contradictorisch door te stellen dat de Belgacom-wet wel van toepassing is, maar er tegelijkertijd vanaf te wijken. En er blijven ook gaten. Zo is er geen oplossing voor zelfstandige medewerkers, zoals consultants in een bedrijf. Bovendien kan een CAO enkel de arbeidsverhoudingen regelen en niet het privé-gebruik van de communicatiemiddelen. Uiteindelijk behoort dit tot het prerogatief van de werkgever, die er tevens burgerrechtelijk aansprakelijk voor is. De beste oplossing is dat iedere onderneming een gedragscode maakt, deze zo goed mogelijk formuleert door rekening te houden met het wetskader en de reële werking van de organisatie. Nu maakt de wetgeving en de rigide toepassing ervan een normale bedrijfswerking onmogelijk. Bij e-mailverkeer aan alle communicatiepartners toestemming vragen tot controle, is gewoon niet doenbaar. Ik heb dan ook een voorstel geformuleerd om daar juridisch een mouw aan te passen.”
Blanpain vertrekt in zijn boek vanuit een onderzoek van het communicatiebeleid in een dertigtal ondernemingen. Gebruik, controle en sanctionering komen aan bod en worden geïllustreerd met praktijkvoorbeelden. Van Gestel geeft praktische tips van wat technisch kan en zinvol is.
Roger Blanpain en Marc Van Gestel, Gebruik en controle van e-mail en intranet en internet in de onderneming – Praktijk en recht. Die Keure, 300 blz., ISBN 90-5958-047-8. Verschijnt op 19 maart 2003. Bestellen bij Juridische uitgaven Die Keure, Brugge, tel. 050/47.12.72 of
En CAO 81?
Werd ontslagen om dringende redenen: een bediende die zich zonder toelating toegang verschafte tot een computerprogramma met de lonen van andere werknemers en daarvan een lijst afdrukte.
CAO 81 van 26 april 2002 (tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle op de elektronische on-linecommunicatiegegevens) is een poging een werkbaar systeem uit te schrijven ter verduidelijking van de geldende rechtsregels, zonder deze te veronachtzamen. Een voorbeeld: één van de aspecten van het recht op privacy is het recht op communicatie en dit geldt ook op de werkvloer. De werknemer heeft dus het recht om normale privé-communicatie te voeren vanuit het bedrijf. Normaal staat voor wat redelijkerwijze verwacht wordt, dus zeker niet in die mate dat het de uitvoering van de arbeidsovereenkomst hindert. Gedragscodes die privé-communicatie volledig verbieden, hebben enkel een psychologische waarde, maar zijn nietig.
Een mate van privé-gebruik toestaan, betekent niet dat de werkgever hiervoor moet betalen. Zo kan perfect worden afgesproken dat dit enkel kan in de pauzes. Voor de werknemer verbiedt de CAO om systematisch alle communicatie als privé te labelen en zo controle onmogelijk te maken.
Controle is slechts toegestaan als voldaan wordt aan drie beginselen:
Het finaliteitsbeginsel: de controle moet welbepaalde doeleinden dienen, bijvoorbeeld het voorkomen van lasterlijke feiten (kraken computers, raadplegen pornosites), beschermen van bedrijfsbelangen (schending zakengeheimen) en de goede werking van netwerksystemen (vermijden van virussen en vrijwaren bandbreedte), maar ook kostencontrole.
Het proportionaliteitsbeginsel: de controlewijze moet evenredig zijn met het doel. Globale gegevens verzamelen kan, individuele verwerking van die gegevens niet. Bijvoorbeeld wel gegevens verzamelen over de duur van de internetaansluiting per werkpost, maar niet de individualisering van de bezochte sites; wel gegevens verzamelen over het aantal per werkpost uitgaande mails en het volume ervan, niet de identificatie van de werknemer die ze verstuurt. Bij vaststellen van een anomalie is het mogelijk anonieme gegevens te individualiseren, maar enkel volgens een in de CAO omschreven procedure. Duidelijk beroepsmatige communicatiegegevens mogen wel geïndividualiseerd worden zonder procedure.
Het transparantiebeginsel: er moet duidelijk kenbaar gemaakt worden op welke wijze gecontroleerd wordt en onder welke voorwaarden. Vooraleer de werkgever een controlesysteem installeert, moet hij collectief én individueel informatie verstrekken aan de werknemers over alle afspraken rond e-mail en internetgebruik, de controle en de eventuele sancties.
Onderzoek
Het Britse The Work Foundation ondervroeg 262 HR-managers over de netiquette in hun bedrijf. Drie vierde van de ondervraagde bedrijven heeft al een formele bedrijfsvisie rond netiquette of is die aan het realiseren. Het merendeel van die ondernemingen gebruikt de officiële bedrijfsreglementen of e-mailboodschappen om het personeel te informeren over internetgebruik. Drie kwart spreekt klare taal over de sancties die volgen bij overtredingen.
Twee derde van deze organisaties kijkt streng toe op het internetgebruik. Eén op vier van de Britse werkgevers met een internetbeleid pakt werknemers die de voorgeschreven netiquette serieus overtreden, hard aan en zet ze zelfs daarvoor aan de deur. Evenveel bedrijven, dus ook tweederde van de organisaties die een reglement gebruiken, controleren de binnenkomende e-mailberichten. Zo’n 43% pluist mails uit, op zoek naar ongepaste woorden of inhoud.
Eén bedrijf op tien zwijgt in alle talen over de gebruikte controletechnieken. Vooral kleinere bedrijven bezondigen zich aan dat stilzwijgen: van de bedrijven met minder dan 100 medewerkers communiceert 19% nooit formeel over controle van het internetgebruik, 17% doet dit niet voor de controle op e-mailverkeer.
Maar ook grote ondernemingen vertonen Big-Brother-activiteiten. Van de ondernemingen met meer dan 2500 werknemers geeft 62% toe e-mails te controleren op onbehoorlijke inhoud en 52% controleert de interne mailberichten.
In bijna de helft van de ondernemingen met een internetbeleid is de IT-afdeling hiervoor verantwoordelijk. De HR-managers nemen in 18% van de bedrijven deze taak voor hun rekening. In 21% wordt de verantwoordelijkheid verdeeld over verschillende afdelingen.
De sectoren die het meest begaan zijn met netiquette en er ook een formeel beleid rond voeren, zijn de nutsbedrijven (71%) en de financiële sector (69%). Verwonderlijk: IT-bedrijven hinken hierbij helemaal achteraan.
Meer info: www.theworkfoundation.com
Welke sancties?
Bij misbruik van de communicatiemiddelen kunnen de sancties variëren van een verwittiging, over disciplinaire sancties tot ontslag om dringende redenen. Denk eraan dat voor dit laatste de volgende voorwaarden cumulatief dienen vervuld te zijn: het moet gaan om een ernstige tekortkoming van de werknemer, die elke professionele samenwerking onmogelijk maakt en dit onmiddellijk en definitief. Volgende elementen spelen hierbij eveneens een rol: vroegere waarschuwingen, de hiërarchische positie, de handelingsautonomie, de anciënniteit, vroegere feiten en het toezicht. Enkele praktijkvoorbeelden van ontslag om dringende redenen:
Een bediende die zich zonder toelating toegang verschafte tot een computerprogramma met de lonen van andere werknemers en daarvan een lijst afdrukte.
Een werkneemster die vernam dat haar arbeidsovereenkomst beëindigd zou worden en ’s nachts met hulp van haar zoon-informaticus programma’s uit het geheugen van haar computer wiste, zelfs al had de zoon die zelf gemaakt om het werk van zijn moeder te vergemakkelijken.
Een werknemer die in een periode van drie weken bijna 71 uur aan het raadplegen van beurswebsites had gewijd zonder enig verband met de arbeidsovereenkomst.
Let wel: in een ander dossier vormde het doorzenden van pornografische beelden via internet geen dringende reden, omdat de werkgever voor het ontslag niet was overgegaan tot een duidelijke en ultieme ingebrekestelling. Ook het versturen van een groot aantal boodschappen via e-mail naar een andere bediende was niet voldoende zwaar om een dringende reden te vormen, omdat de werkgever geen controle op het geleverde werk had uitgevoerd en de zaken op hun beloop had gelaten, terwijl de intensiteit van de extraprofessionele activiteiten toch voldoende waarneembaar was.
Hoe pakt u het aan?
Specialisten raden een proactieve aanpak aan, maar waarschuwen eveneens voor een te strenge controle. Waar mensen in een te nauw keurslijf moeten werken, zoeken ze uitwegen. Vandaar meestal het pleidooi voor een zacht beleid, waarbij er toch duidelijke afspraken op papier staan in een policy of gedragscode, die de werknemers ondertekenen. Bij het opstellen van zo’n IT-bedrijfsreglement kan u uitgaan van een model (u vindt zo’n model op onze website: www.hrsquare.be). Heikele items waarin zulke gedragscodes nogal eens verschillen:
Mag internet en e-mail gebruikt worden voor privé-doeleinden?
Nemen we concrete voorbeelden op van wat niet kan?
Is er controle en hoe gebeurt die?
Wat bij overtredingen?
Betrek hierbij niet alleen HR, IT en juristen, maar laat ook leidinggevenden en vakbonden hun zeg doen. Als suggesties en feedback welkom zijn, verloopt de aanvaarding achteraf des te soepeler. Sommige bedrijven geven bij de introductie van de nieuwe gedragscode alle medewerkers een week de tijd om hun computer te kuisen. Ongepaste screensavers, overvolle mailboxen of betwistbare documenten moeten dan de prullenbak in. Geef HR of IT de taak om deze gedragscode jaarlijks te herbekijken om ze af te stemmen op de ervaringen of aan te passen aan nieuwe wetswijzigingen of informaticaontwikkelingen.
Met dank voor alle juridische informatie aan advocaat Jan Hofkens (Lontings & Partners).
Uit de praktijk
Janssen Pharmaceutica: het weer in Barcelona
Janssen Pharmaceutica in Beerse, een dochter van Johnson & Johnson, heeft sinds 2001 een netiquette-policy. Deze onderging reeds enkele malen een update. Patrick Van Riet, vice-president Informatica Diensten, legt uit waarom: “Alles wat te maken heeft met computerinfrastructuur is onderhevig aan de Information Asset Protection policies, die geldig zijn voor de wereldwijde groep. Wijzigingen hebben te maken met nieuwe ontwikkelingen in de informatica of specifieke aanpassingen aan de Belgische wetgeving. Information Management past die basispolicy aan in nauwe samenwerking met onze juristen en de dienst Personeelsaangelegenheden, die instaat voor verspreiding en training. De regels worden aan iedereen verspreid via de diverse communicatiekanalen en toegelicht tijdens de uitgebreide introductiesessies voor nieuwe medewerkers. Binnenkort wordt dit document een onderdeel van de arbeidsovereenkomst, zodat het mee ondertekend wordt.”
Volgens de policy is occasioneel en beperkt persoonlijk gebruik toegestaan, op voorwaarde dat dit een uitzondering blijft en in zoverre het de normale werkzaamheden niet schaadt. In het bijzonder mogen bedrijfssystemen nooit gebruikt worden voor spelletjes, kettingbrieven, sollicitaties, een eigen bedrijf, politieke of illegale activiteiten en andere acties die de reputatie van het bedrijf negatief kunnen beïnvloeden of niet stroken met de waarden van het Johnson & Johnson-credo. Dirk Collier (bestuurder, secretaris-generaal, vice-president Administration & Information Management) geeft een voorbeeld: “Een medewerker die op vakantie vertrekt en even op het net naar het weer in Barcelona kijkt of vlug een mailtje stuurt dat hij later thuiskomt, zal daarvoor niet aan de deur vliegen. We gaan ervan uit dat dit alleen occasioneel gebeurt en dat iedereen begrijpt dat onze apparatuur uitsluitend dient voor werkgerelateerde zaken.”
Er is geen automatische of gepersonaliseerde monitoring, enkel een controle van het volume van het netwerkverkeer. Het is de verantwoordelijkheid van het lijnmanagement om het juiste gebruik in te schatten. Monitoring op verzoek, waarbij het individueel informaticagebruik wordt nagegaan, kan enkel bij specifieke, ernstige klachten of zware vermoedens, en na expliciete goedkeuring door de personeelsdienst. Eventuele sancties staan niet apart in de policy vermeld, maar misbruiken worden gelijkgeschakeld met andere vormen van misbruik van vertrouwen.
Virga Jesseziekenhuis: een zaak van HR en ICT
Met zo’n 1500 werknemers en 140 gespecialiseerde geneesheren is het Virga Jesseziekenhuis één van de grootste werkgevers in de Hasseltse regio. ICT-manager Hilde Goossens: “Niet iedereen heeft toegang tot het net. Wel de dienstverantwoordelijken, de dokters en heel wat mensen van de administratie. Verpleegkundigen krijgen enkel toegang indien zij dat uitdrukkelijk vragen. Wie mailt of surft, moet een document ondertekenen met een aantal afspraken. Daarin staat ook dat enkel professioneel gebruik toegestaan is en dat steekproefsgewijs controles mogelijk zijn. Uiteraard houden we rekening met de privacywet. Bij vermoedens van ernstig misbruik kan via het directiecomité en de juridische dienst een procedure gestart worden om dat misbruik vast te stellen. Alle medewerkers zijn op de hoogte van deze afspraak. Ondertussen werd er al eens bij iemand misbruik vastgesteld, maar in combinatie met nog andere feiten die dan op hun beurt aanleiding gaven tot ontslag. Om nog meer duidelijkheid te scheppen, maken we nu een uitgebreidere policy op, waarin eveneens eventuele sancties vermeld staan. Dit is een zaak van ICT en HR samen. Omdat we veel belang hechten aan integrale betrokkenheid, stellen we hiervoor een werkgroep samen met onder meer de personeelsdirecteur en de vakbondsmensen.”
VDAB: filter op verboden sites
Kon niet ontslagen worden om dringende redenen: een bediende die pornografische beelden via internet doorstuurde, omdat de werkgever eerst geen duidelijke en ultieme ingebrekestelling had uitgevaardigd.
Ook de overheid werkt met een netiquette. Erik Bouckaert, personeelsdirecteur VDAB (4372 personeelsleden), schetst hoe iedereen de voorschriften voor het gebruik van intranet, internet en e-mail voor akkoord moet ondertekenen: “Reeds enkele jaren geleden, wat voor die tijd niet zo vanzelfsprekend was, kozen we voor de optie dat iedere medewerker toegang tot internet mocht hebben. Om misbruik te voorkomen, werden afspraken op papier gezet. De informatica-afdeling controleert soms de situatie, maar niet individueel. Zo kreeg iedereen bij de wereldbeker voetbal een bericht dat het niet kon dat men voortdurend op internet de wedstrijden volgde. Er is eveneens een filter op verboden sites. Sancties staan er niet in de policy, omdat we uitgaan van een vertrouwen in de medewerkers. Als er een klacht binnenkomt, wordt die onderzocht. Zo was er ooit een tuchtdossier voortvloeiende uit binnengekomen klachten van medewerkers die vonden dat het niet kon dat iemand bepaalde sites consulteerde. Die persoon werd overgeplaatst.”
Grafische Groep Vanden Broele: document ondertekenen
Bij de KMO Grafische Groep Vanden Broele in Brugge hebben de 43 medewerkers een e-mailadres en een internetaansluiting. Alhoewel men vooral rekent op het gezond verstand, is er een uitgestippeld internetbeleid. Nieuwe werknemers moeten een document ondertekenen, dat zij ontvangen samen met het arbeidsreglement. Het werd opgesteld door de zaakvoerder, een project- en een IT-manager, en geeft duidelijk weer wat kan en niet kan. Ook de controle en de bescherming van de privacy staan erin. Er is sporadisch een controle, meestal op aanvraag om een bepaalde mail terug te vinden of om serverproblemen op te lossen. Omdat deze drukkerij ook een afdeling heeft waar men sites bouwt, is het belangrijk dat de internetcapaciteit optimaal werkt. Misbruiken die deze capaciteit aantasten, worden opgespoord en gesanctioneerd. Bij andere overtredingen, zoals het rondsturen van berichten zonder professioneel gerechtvaardigd doel of deelname aan kettingbrieven, wordt een herinneringsmail gestuurd over wat kan en wat niet. Daarop volgt eventueel een berisping.
