Algemene principes

Een ontslag om dringende reden is onderworpen aan strikte geldigheidsvoorwaarden. Anders dan het ontslag zelf, moet de kennisgeving van de dringende reden gebeuren hetzij bij gerechtsdeurwaardersexploot, hetzij door de afgifte van een geschrift dat voor ontvangst moet worden ondertekend door de andere partij, hetzij bij een ter post aangetekende brief (artikel 35 Arbeidsovereenkomstenwet).

De vraag die zich hierbij stelt is of dergelijke aangetekende brief ook elektronisch verstuurd kan worden.

De wettelijke basis hiervoor in het rechtsverkeer is terug te vinden in een Europese verordening van 23 juli 2014, nl. de eIDAS-verordening betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten.

Deze verordening schept een juridisch kader rond digitale diensten en hun juridische waarde ten opzichte van hun analoge tegenhangers. Zo gelden er 2 basisprincipes: het principe van gelijkwaardigheid en het non-discriminatiebeginsel.

Het principe van gelijkwaardigheid houdt in dat een gekwalificeerde vertrouwensdienst als volwaardig equivalent van haar niet-elektronische tegenhanger beschouwd moet worden. Daarnaast bepaalt de verordening ook dat het rechtsgevolg en de toelaatbaarheid als bewijsmiddel in gerechtelijke procedures van gegevens die via een dienst voor elektronisch aangetekende bezorging verstuurd en ontvangen worden, niet mogen worden ontkend louter op grond van het feit dat de dienst elektronisch is of niet aan de eisen voor de gekwalificeerde dienst voor elektronisch aangetekende bezorging voldoet (d.i. het non-discriminatiebeginsel).

Opdat er sprake zou zijn van een gekwalificeerde dienst voor elektronisch aangetekende bezorging moet er voldaan zijn aan verschillende voorwaarden:

1. De dienst wordt verleend door één of meer gekwalificeerde verleners van vertrouwensdiensten;  
2. De dienst  bevestigt op een hoog vertrouwensniveau de identiteit van de zender;  
3. De dienst bevestigt de identiteit van de geadresseerde, alvorens de gegevens te bezorgen;
4. Het verzenden en ontvangen van gegevens wordt beveiligd door een geavanceerde elektronische handtekening of een geavanceerde elektronische zegel van een gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten, en wel op zodanige wijze dat een onmerkbare wijziging van gegevens kan worden uitgesloten;  
5. De datum en het tijdstip van verzenden, ontvangen en wijzigen van gegevens worden aangegeven met een gekwalificeerde elektronische tijdstempel.

Voor gegevens die via een dienst van gekwalificeerde elektronische aangetekende zending worden verstuurd en ontvangen geldt het vermoeden van integriteit van de gegevens, de verzending van die gegevens door de geïdentificeerde afzender, de ontvangst daarvan door de geïdentificeerde geadresseerde, en de juistheid van de datum en het uur van de zending en van de ontvangst die door de dienst van gekwalificeerde aangetekende zending worden aangeduid.

De arbeidsrechtbank van Antwerpen (afdeling Antwerpen) heeft op 13 oktober 2025 geoordeeld over de vraag of een gekwalificeerde elektronische aangetekende zending gelijkgesteld kon worden met een aangetekende brief in de zin van artikel 35 van de Arbeidsovereenkomstenwet.

Feiten

De werkgever had de arbeidsovereenkomst van een werknemer om dringende reden beëindigd. De kennisgeving van de reden werd verstuurd via een gekwalificeerde elektronische aangetekende bezorgdienst (Connect Solutions). Deze dienstverlener is door de Europese Commissie erkend als “Qualified electronic Registered Delivery Service” (gekwalificeerde dienst voor elektronisch aangetekende bezorging). Het platform is bovendien zo ingericht dat een papieren aangetekende brief wordt verstuurd via bpost indien de bestemmeling de elektronische zending niet zou openen. De werknemer in kwestie had de zending wel geopend, zodat het niet noodzakelijk was om ook de papieren versie te versturen.

De werknemer betwistte dit ontslag en vorderde een opzeggingsvergoeding omdat zij van oordeel was dat haar ontslag om dringende reden niet voldeed aan de formele voorwaarden van artikel 35 van de Arbeidsovereenkomstenwet, met name dat de brief met de kennisgeving niet met een aangetekende brief zou zijn verstuurd. Volgens de werknemer zou het woord “brief” verwijzen naar een papieren drager, wat dus nooit een e-mail kan zijn.

Bovendien gaf de werknemer nog aan dat zij vooraf geen toestemming had gegeven om via elektronische weg te worden gecontacteerd omtrent een ontslag.

Beoordeling arbeidsrechtbank

Vooreerst verwijst de arbeidsrechtbank naar de eIDAS-verordening en de daarin vermelde basisprincipes, namelijk het principe van gelijkwaardigheid en het non-discriminatiebeginsel.

Daarnaast vermeldt de arbeidsrechtbank dat de werknemer ten onrechte meent dat een aangetekende brief enkel kan verstuurd worden op een papieren drager via bpost. Het is namelijk zo dat wanneer in een wettelijke of reglementaire tekst (zoals artikel 35 WAO), uitdrukkelijk of stilzwijgend, een aangetekende zending wordt opgelegd, aan deze verplichting wordt voldaan door gebruik te maken van een dienst van gekwalificeerde elektronische aangetekende zending. Aangezien de werkgever een gekwalificeerde elektronische aangetekende zending had verstuurd die aan de strikte eisen van de eIDAS-verordening voldeed, kon deze gelijkgesteld worden met een fysieke aangetekende zending.

Bovendien oordeelt de rechtbank dat de werknemer niet werd verplicht om de elektronische aangetekende zending te ontvangen. Indien zij namelijk na een aantal dagen (te bepalen door de verzender) de aangetekende zending nog niet elektronisch zou hebben opgehaald, zou deze immers omgezet worden naar een klassieke aangetekende zending die via bpost zou worden bezorgd.

Ten overvloede stelt de rechtbank dat de elektronische aangetekende zending via Connect Solutions dezelfde waarborgen biedt als een fysieke aangetekende zending.

De arbeidsrechtbank oordeelde dus dat de elektronische aangetekende zending rechtsgeldig verstuurd werd.

Conclusie

Een gekwalificeerde elektronische aangetekende brief die verstuurd wordt via een gekwalificeerde dienst voor elektronische aangetekende bezorging wordt gelijkgesteld met een fysieke aangetekende brief, voor zover wordt voldaan aan de vereisten van de eIDAS-verordening. Een gekwalificeerde elektronische aangetekende brief kan dus gebruikt worden voor de kennisgeving van de dringende reden.

Jelena Van Opstal
Advocaat