Eind 2021 hoorden we bij Poolstok voor het eerst over het concept ‘recharge week’ en de plannen om er een te organiseren. Poolstok is een organisatie die de voorbije jaren sterk groeide. Het resultaat: de nodige groeipijnen en een stijgende werkdruk. Vanuit de overtuiging dat groei alleen duurzaam kan zijn door voldoende aandacht te hebben voor interne HR en welzijn, kwam de recharge week op ons pad. De bedoeling is om een week lang mails en meetings tot een minimum te beperken en op die manier ruimte te creëren. Die ruimte vul je dan in met bepaalde dossiers of taken waar je al lang eens tijd voor wilde nemen, maar daarnaast ook met zelfzorg. Een recharge week is dus zeker geen week vakantie, maar een week waarin je als organisatie beslist om je werking anders te organiseren. Klinkt het nog een beetje vaag? We leggen je graag uit hoe wij de week van 21 tot 25 maart invulden.

Om helemaal ontspannen aan de week te beginnen, sloten we onze kantoren op maandagvoormiddag. Deze halve dag konden we gebruiken om iets te doen waar we anders weinig tijd voor maken, zoals een zonnige wandeling maken, eens gaan fietsen of een koffie drinken op het terras. De hele ploeg ontving daarnaast een waardebon voor een wellnessactiviteit.

Maandagnamiddag gingen we dan echt van start. Gedurende een week maakten we ruimte om ons vast te bijten in een bepaald dossier, onze to-dolijsten (deels) weg te werken, een dagje verlof te nemen of een opleiding of webinar te volgen. We probeerden ook eens een sportieve of gezonde pauze in te lassen. Zo maakten de collega’s die op kantoor werkten ‘s middags een zonnige wandeling, en trokken anderen hun loopschoenen of fietsbroek aan.

In theorie is dat allemaal mooi, maar wat met dringende mails of meetings? Niet alles kan uiteraard zomaar een week wachten, maar die ene meeting is misschien niet écht dringend, of die ene mail kan je misschien ook wel op een ander moment versturen. We gunden onszelf en onze collega’s even wat extra ademruimte en focustijd. Natuurlijk was er geen verbod op mailboxen openen of meetings inplannen, maar het was de bedoeling om hier heel bewust mee om te springen.

Eind maart evalueerden we de recharge week op onze maandelijks teammeeting. Het merendeel van de collega’s vond het een goede ervaring die voor herhaling vatbaar is, maar er kwamen ook enkele aandachtspunten naar voren. Er was meer mentale rust tijdens het werken, maar de waan van de dag bleef aanwezig. Enkele collega’s vonden het moeilijk om minder meetings in te plannen met externe contacten en hadden het gevoel dat de weken nadien extra druk waren. Voor sommigen was het een uitdaging om minder bereikbaar te zijn via e-mail. Naar een volgende editie nemen wij alvast enkele werkpunten mee: vroeger intern én extern communiceren over de week en een duidelijker kader scheppen met richtlijnen (over wat kan en niet kan en aan welke projecten we prioriteit geven). De eerste recharge week beleefden we vooral individueel, maar in de toekomst willen we inzetten op samenwerken aan projecten of acties die onze interne werking verbeteren.