De vraag hoever deze privacyverwachtingen reiken, komt weleens aan bod wanneer de werkgever kennisneemt van e-mails die zich in de mailbox van zijn werknemers bevinden, zeker wanneer hierbij bezwarend materiaal wordt gevonden en de werkgever deze e-mails wenst te gebruiken om een zware fout te bewijzen die leidt tot een ontslag om dringende reden.

Het arbeidshof van Brussel kreeg deze vraag voorgeschoteld. Tijdens een afwezigheid wegens ziekte vroeg een werknemer zijn werkgever om twee ingeplande afspraken op te volgen of te annuleren. Om na te gaan om welke afspraken het ging, controleerde de werkgever de professionele mailbox van de werknemer en stelde hij vast dat er zich privé-e-mails, gericht aan een familielid of een vriend van de werknemer, in de mailbox bevonden. Louter op basis van deze vaststellingen werd de arbeidsovereenkomst van de werknemer beëindigd wegens dringende reden.

De werknemer betwistte de geldigheid van zijn ontslag en meende dat met de ingeroepen redenen geen rekening gehouden kon worden, omdat deze met schending van zijn privacy werden bewezen. Nadat de arbeidsrechtbank hem ongelijk gaf, was het aan het arbeidshof om zich over de zaak te buigen.

Bewijsmateriaal dat voortspruit uit privacyschending

Het arbeidshof stelde meteen duidelijk dat de berichten in de mailbox van de werknemer op een computer waarover de werkgever beschikking heeft, beschermd worden door het recht op privacy. De werkgever schendt dit recht wanneer hij zonder toestemming van de werknemer e-mails leest die duidelijk van private aard zijn.

Wat betreft de vraag of bewijsmateriaal dat via een inbreuk op het recht op privacy werd verzameld al dan niet gebruikt mag worden, merkt het arbeidshof op dat wanneer deze inbreuk het recht op een eerlijk proces niet in het gedrang brengt, de betrouwbaarheid van het bewijs niet aantast en geen vormvereiste miskent die op straffe van nietigheid is voorgeschreven (bekend als de Antigoon-criteria), de rechter rekening mag houden met het bewijsmateriaal. Dat kan dan voor zover de door de werkgever begane onregelmatigheid in verhouding staat tot de ernst van de inbreuk van de werknemer.

Het arbeidshof concludeerde dat de werkgever – die weliswaar louter toevallig kennis had genomen van een e-mail die zijn argwaan wekte – deze e-mail niet had mogen lezen zonder de toestemming van de werknemer en al helemaal niet van de gelegenheid gebruik mocht maken om de mailbox van de werknemer op andere (persoonlijke) berichten te controleren. De houding van de werkgever staat volgens het arbeidshof geenszins in verhouding met wat hij bij de controle vaststelde.

Zwaarwichtige feiten

Belangrijk hierbij is dat de ‘ontdekte’ e-mails geen zwaarwichtige feiten naar boven hadden gebracht (maar enkel duidelijk maakten dat de werknemer een vriend of familielid aan werk geholpen had, hetgeen volgens het arbeidshof misschien ‘onhandig’ was, maar geenszins wees op oneerlijke concurrentie).

Als de controle van de mailbox andere – voor de werknemer meer bezwarende en ernstige – feiten naar boven had gebracht, is de kans evenwel groot dat het arbeidshof tot een ander besluit zou zijn gekomen en dat hij het gebruik van het bewijsmateriaal wel had toegelaten. Dit neemt niet weg dat de werkgever steeds aandacht moet hebben voor de privacyrechten van de werknemer en hiermee rekening moet houden bij het verrichten van controles op de werkvloer. De opmaak van een duidelijke policy, waarin wordt opgesomd wat de werknemer wel of niet mag doen met zijn professioneel e-mailadres en waarin duidelijk wordt gemaakt welke controles verricht kunnen worden, is hierbij zeker geen overbodige luxe.

■ Arbeidshof van Brussel, 9 september 2016, AR 2015/AB/624

■ Auteur: Lynn Van Den Meersche (Claeys & Engels)