Uit een enquête in opdracht van Crowne Plaza Hotels & Resorts bij meer dan 2000 werknemers in het Verenigd Koninkrijk, Duitsland en Frankrijk blijkt dat zij gemiddeld 187 uren per jaar vergaderen. Alles samen goed voor 23 dagen.
Echter, 56 procent van deze vergaderingen werden als niet-productief of als tijdverlies beschouwd door de deelnemers. Meer dan een derde geeft toe af te haken als een vergadering te lang duurt. Bijna een kwart zag andere deelnemers aan de vergadering in slaap vallen (of vielen misschien zelf in slaap, maar durven het niet toegeven).
De hotelketen sprokkelde bij enkele experts tips om vergaderingen op een efficiëntere manier te organiseren. Een eerste voor de hand liggende tip is:
- Wees zorgvuldig in het uitnodigen van de deelnemers. Nodig alleen degene uit die iets zinvol kunnen bijdragen aan het onderwerp.
- Vermijd deelnemers ‘toe te spreken’ maar stel vragen om de interactie te bevorderen.
- Uit bekommernis om iedereen te laten deelnemen aan het beslissingsproces worden vaak veel te veel deelnemers uitgenodigd. Maar dat leidt ertoe dat enkel de ‘roepers’ zich roeren en de stillere deelnemers nog meer in hun schulp kruipen.
- Ook de CEO van Tesla, Elon Musk, geeft advies: verlaat de vergadering zodra je merkt dat je aanwezigheid geen toegevoegde waarde meer heeft.
Maar niet alleen de vele vergaderingen zorgen voor tijdverlies. Onderzoek van de Michigan State University, onlangs gepubliceerd in de Journal of Applied Psychology, toont aan dat werknemers dagelijks meer dan 90 minuten gestoord worden door e-mails.
Bron: Peoplemanagement.co.uk
