De bedragen blijven grotendeels ongewijzigd. We willen van deze gelegenheid gebruikmaken om de algemene principes in verband met de buitenlandse dienstreizen nog eens op een rijtje te zetten.
Principes
Werknemers (en bedrijfsleiders) die in opdracht van hun werknemer verplaatsingen maken naar het buitenland, zien zich hierdoor vaak geconfronteerd met extra uitgaven. In principe moeten deze bijkomende kosten beschouwd worden als ‘kosten eigen aan de werkgever’.
Een terugbetaling van dergelijke kosten is in hoofde van de betrokken werknemers niet belastbaar indien de werkgever kan bewijzen dat het ging om kosten die effectief ‘eigen’ zijn aan de werkgever en de terugbetaling ook aan die kosten besteed is. In hoofde van de werkgever is de terugbetaling volledig aftrekbaar in de vennootschapsbelasting.
Dergelijke kosten kunnen op twee manieren terugbetaald worden: ofwel op basis van onkostennota’s, waarbij de werknemers zelf nauwgezet de extra uitgaven bijhouden, ofwel op forfaitaire basis, op grond van forfaits die erkend of afgesproken zijn met de fiscale administratie.
Buitenlandse dienstreizen
Wat buitenlandse dienstreizen betreft, is het voor werknemers vaak niet eenvoudig om een administratie bij te houden van de diverse kleine kosten die ze op hun reizen maken. Daarom publiceert de fiscus jaarlijks een lijst van forfaitaire dagvergoedingen, verschillend van land tot land. Naast deze specifieke vergoedingen per land kan de werkgever ook terugvallen op een algemene vergoeding van 37,18 euro per dag, ongeacht de bestemming. Deze vergoedingen worden geacht de maaltijdkosten en andere kleine uitgaven te dekken die werknemers op hun buitenlandse dienstreis maken. Huisvestingskosten en de reiskosten zelf vallen uiteraard buiten deze dagvergoeding.
Indien de werknemer deze kosten zelf draagt, dienen ze dus terugbetaald te worden op grond van onkostennota’s. Indien de werkgever zelf bepaalde maaltijdkosten draagt (zoals een ontbijt inbegrepen in de overnachting), dan moet een bepaald percentage van de dagvergoeding afgetrokken worden:
- 15% als het ontbijt inbegrepen is in de huisvestingskosten.
- 35% als het middagmaal inbegrepen is in de huisvestingskosten.
- 45% als het avondmaal inbegrepen is in de huisvestingskosten.
- 5% als de kleine kosten inbegrepen zijn.
De forfaitaire vergoedingen mogen toegekend worden voor elke volledige dag dat de werknemer in het buitenland verblijft (een dag tussen twee overnachtingen). Voor de dagen van vertrek en terugkeer mag de helft van de forfaitaire dagvergoeding toegekend worden.
De forfaitaire vergoedingen mogen enkel worden toegekend aan werknemers die daadwerkelijk op dienstreis zijn, dat wil zeggen dat geen vergoedingen toegekend mogen worden aan werknemers die gebaseerd zijn in het buitenland.
Voor korte dienstreizen (tot 30 kalenderdagen) mogen de bedragen van categorie 1 toegepast worden. Bij langere dienstreizen (tussen 30 kalenderdagen en 24 maanden en zolang het niet om een vestiging in het buitenland gaat) mogen de bedragen van categorie 2 toegepast worden. Deze liggen lager dan de bedragen van categorie 1.
Bij wijze van voorbeeld enkele landen:
- Land / Bedrag in categorie 1 / Bedrag in categorie 2
- Frankrijk: 95 euro / 57 euro
- Duitsland: 93 euro / 56 euro
- Verenigd Koninkrijk: 101 euro / 61 euro
- Verenigde Staten: 105 euro / 63 euro
Auteur: Koen Fransaer (advocaat Claeys & Engels)
