TEKST PEGGY DE PRINS
FOTO DRIES LUYTEN
In HR Square neemt Peggy De Prins (Antwerp Management School) telkens een straffe HR-uitspraak onder de loep. Deze keer is dat: “Offboarding is een blinde vlek binnen HR”. Een straffe uitspraak die zonder meer bevestigd kan worden.
Zoek je info over academisch of toegepast onderzoek rond onboarding, dan krijg je een lange, indrukwekkende lijst van artikelen met relevante inzichten en resultaten, ook voor de praktijk. Als je hetzelfde doet rond offboarding, dan is de lijst veel minder imposant. Het lijkt er dan ook op dat dit thema nog erg onontgonnen is.
HR is vaak intensief bezig met het behouden en ontwikkelen van medewerkers en met het versterken van hun binding aan de organisatie. Op het moment dat iemand vertrekt, lijkt dit perspectief echter plots te stoppen. HR-professionals voelen zich niet gewapend om elegant en professioneel afscheid te nemen van elkaar, zo lijkt het wel.
Toch zijn er goede redenen om dat toch doen. Voor werkgevers helpt een gedegen offboardingbeleid om kennisverlies te beperken, reputatieschade te voorkomen en relaties positief te houden. Voor werknemers geldt dan weer dat een elegant afscheid helpt om de brug te maken naar een volgende fase. Een goed offboardingbeleid biedt werknemers duidelijkheid en structuur tijdens hun vertrek, waardoor stress en onzekerheid verminderen. Psychologisch helpt het bij het verwerken van mogelijke identiteitsveranderingen (bijvoorbeeld bij pensioen) en geeft het een gevoel van waardering. Tot slot vergroot een goed offboardingproces de kans op toekomstige samenwerking, zoals terugkeer naar de organisatie of positieve aanbevelingen (Klotz et al., 2021).
Inzicht in exit-transities
Een professioneel offboardingbeleid start bij het verwerven van inzicht in exit-transities binnen de organisatie. Klotz et al. (2021) onderscheiden vier exit-transities en drie krachten die deze exit-transities beïnvloeden (zie figuur). Deze inzichten helpen organisaties om exit-processen beter te begrijpen, in kaart te brengen en erop te anticiperen.
Inspirerend in deze conceptuele analyse is dat offboarding niet alleen van toepassing is op ontslag en vrijwillig vertrek, maar een geïntegreerde visie vereist op tijdelijke en permanente uitstroom, met daarbij aandacht voor de impact die dit heeft op de vertrekkende werknemer én de organisatie.
Pensioen
Laten we de twee courantste exits – pensioen en ontslag – even van dichterbij bekijken. In het reviewartikel van Klotz wordt het belang aangehaald van proactieve planning én mentale voorbereiding. Voor veel medewerkers heeft de transitie naar pensioen immers een belangrijke impact op de identiteit. Met pensioen gaan, voelt voor velen aan alsof ze zich moeten ‘heruitvinden’. Van der Heijden (2025) geeft een aantal ideeën om pensioen-offboarding te vertalen naar de praktijk. Eén tot twee jaar vóór de pensioendatum breekt een belangrijke fase aan in de loopbaan van medewerkers, zo luidt zijn redenering. Dit is bij uitstek het moment om in gesprek te gaan over een kwaliteitsvolle invulling van de laatste periode van het werk en over de voorbereiding op de volgende levensfase. Aandacht voor zingeving, motivatie en toekomstperspectief helpt medewerkers om deze overgang bewust en met regie te maken.
Tegelijkertijd biedt deze periode de kans om stil te staan bij de manier waarop werkzaamheden geleidelijk aan kunnen worden afgebouwd, kennis en ervaring kunnen worden overgedragen en hoe kan worden toegewerkt naar een passend en waardig afscheid. Rituelen spelen hierbij een belangrijke rol: zij markeren het einde van een loopbaanfase, geven erkenning aan de bijdrage van de medewerker en ondersteunen een betekenisvolle overgang (zie ook Van den Bogaard, 2017).
Ontslag
Een heel ander verhaal is offboarding bij een ontslag. Een ontslag staat vandaag vaak nog veraf van het ideaal van een warm, elegant afscheid, waarbij in alle openheid en ‘met wederzijdse toestemming’ naartoe is gewerkt. In plaats daarvan zien we kenmerken terug van een moeizaam, talmend gevecht of een onhandige, quick and dirty aanpak. Vaak met gecompliceerde rouwklachten als gevolg.
“Transparantie over de redenen van ontslag is cruciaal, niet alleen voor de vertrekkende werknemer, maar ook om het vertrouwen en de moraal van de blijvers te behouden.”
Hoe valt zo’n pijnlijk afscheidsscenario te vermijden? Transparantie over de redenen van ontslag is cruciaal, niet alleen voor de vertrekkende werknemer, maar ook om het vertrouwen en de moraal van de blijvers te behouden. Een ontslag beïnvloedt immers sterk de teamdynamiek. Sommige blijvers zullen onder de radar duiken en onzichtbaar proberen te worden (de freeze- of flightreactie), anderen nemen het woord en kunnen vlijmscherp uit de hoek komen (fight). Niet alleen diegene die vertrekt, maar ook de blijvers hebben daarom nood aan een fatsoenlijk afscheid en ruimte voor gesprek. Voor de blijvers zal een duidelijke rolherdefiniëring en een zorgvuldige opvolging van de (vaak toegenomen) werkdruk eveneens belangrijk zijn.
Voor de vertrekkende werknemer is een eerlijk en zorgvuldig gevoerd exitgesprek van grote waarde. Het biedt ruimte voor afronding en leren, op voorwaarde dat er voldoende tijd voor wordt genomen, het gesprek zo open mogelijk wordt gevoerd en er ruimte is voor een vervolg bij vragen of onduidelijkheden. Ook een blik op de toekomst is essentieel. Op die manier kan het vertrek veel meer een overgang zijn naar een volgend deel van de loopbaan en geen abrupt eindpunt.
Eind goed, al goed? Wel, niet altijd. Offboarding gaat niet zelden gepaard met heel wat en hoogoplopende emoties. Zelfs als je vanuit HR alles in het werk stelt voor een vlotte offboarding, dan nog kunnen die emoties een elegante exit in de weg zitten.
Bibliografie
Klotz, A.C., Swider, B.W., Shao, Y., & Prengler, M.K. (2021). The paths from insider to outsider: A review of employee exit transitions. Human resource management, 60(1), 119-144.
van den Bogaard, L. (2017). Leaving Quietly? A Quantitative Study of Retirement Rituals and How They Affect Life Satisfaction. Work, Aging and Retirement, 3(1), 55-65.
van der Heijden, H. (2025). Maak van je pensioen je beste tijd. Leeuwarden: Elikser Uitgeverij.
LEES MEER OP HRSQUARE.BE
