Misschien staan we er niet voldoende bij stil, maar voor een kandidaat kan de periode die op de handtekening volgt, onzeker aanvoelen. “Heb ik wel goed gekozen uit al die aanbiedingen?” Dat is de vraag die vaak speelt, zowel bij schoolverlaters als bij uw meer ervaren kandidaten.
Uit cijfers blijkt dat een pak mensen binnen een maand al vertrekken omdat er een mismatch is tussen hun verwachtingen en de jobinvulling of de bedrijfscultuur. Met een solide onboardingtraject neemt u die onzekerheid weg en zegt u: “Ja, hoor, je hebt goed gekozen.” Niet alleen na het tekenen en voor de eerste echte werkdag, maar ook in de eerste weken en maanden.
Concreet bouwt u met onboarding warme contactmomenten en voldoende feedback in. Zo voelt uw gloednieuwe talent zich sneller gewaardeerd. En dat werkt als een krachtige vorm van bevestiging. Geen luxe, ook niet voor kleinere organisaties. Met de juiste gebaren op het juiste moment springt u al heel ver. U hebt voor onboarding echt geen duur materiaal nodig.
Uw lijnen
De sleutel is dat het gebeurt op een manier die past binnen uw bedrijfscultuur. Zoals u bent en werkt dus. Zo blijft onboarding in lijn met de verwachtingen die u hebt gecreëerd voor de handtekening.
Wanneer begint het dan? Al voor de handtekening. Laat uw kandidaat al eens kennismaken met de peter of meter, de directe collega’s en de werkplek. Na de definitieve ‘ja’ kunt u een e-mailreeks opstarten die wegwijs maakt in de eerste dagen.
Een WhatsApp-groep met directe collega’s, een invitatie voor een bedrijfsfeestje en vlak voor de eerste werkdag een welkom-filmpje van het team of van de CEO, recht van de smartphone, zo maakt u van de preboardingfase een echte verwelkoming.
Wauw!
Op de eerste werkdag moet u voor een wauw-gevoel gaan. Zo veel mogelijk praktische zaken moeten in orde zijn, van laptop en gsm tot e-mail, kaartjes en badge. De juiste mensen zijn aanwezig en helemaal mooi is een welkom-moment ’s ochtends, bijvoorbeeld met een ontbijt. Een kaart op de werkplek met een persoonlijke boodschap maakt het af.
Daarna spitst onboarding zich helemaal toe op de jobervaring. Feedback over waar uw nieuwe collega staat, is cruciaal. Zorg ervoor dat het management hier tijd voor kan vrijmaken, in kleine organisaties toch zeker een keer per maand. Evengoed spelen de informele feedbackmomenten, aan de koffiemachine bijvoorbeeld, een grote rol. In uw cultuur zou het evident moeten worden dat een medewerker weet waar hij/zij staat.
Van iedereen
Waarmee ik aan de essentie van onboarding raak: het is geen zaak van HR alleen. HR werkt het programma uit, zeker, zet de lijnen uit, maar HR alleen kan nieuwe medewerkers niet inwerken. Directe collega’s, coaches en management spelen een even belangrijke rol. Afspraken, verwachtingen formuleren, feedback inbouwen, dat ligt vast. Hoe iemand in een team verwelkomd wordt, kan binnen uw cultuur dan weer wat variëren van plek tot plek. Laat dus zeker ook ruimte voor de inbreng van uw mensen.
Sneller ingewerkt, sneller productief
Hoe beter de integratie, hoe sterker de retentie, zeker. Maar een medewerker die zich snel goed op zijn plek voelt, zal ook sneller renderen. Dat geldt ook voor collega’s die naar een andere afdeling verhuizen. Effectieve onboarding bestaat daarom uit:
- De spelregels duidelijk maken.
- Verwachtingen en doelen uiten.
- De cultuur en waarden duiden.
- Wegwijs maken in de organisatie.
- Feedback inbouwen.
■ De auteur, Marina Willecomme, is HR Directeur bij Tempo-Team. Ze schreef deze tekst als lid van de adviesraad van HR Square.
