Om het mogelijk te maken dat de preventieadviseurs hun taak in volle onafhankelijkheid kunnen uitoefenen, beschermt de wet van 20 december 2002 hen tegen ontslag en verwijdering uit hun functie. Een werkgever kan een preventieadviseur niet ontslaan of hem uit zijn functie verwijderen, behalve:

► Om redenen die vreemd zijn aan zijn onafhankelijkheid of om redenen die aantonen dat hij niet bekwaam is om zijn opdrachten uit te oefenen.
► Mits naleving van een voorafgaande procedure. Samenvattend moet de werkgever:

• Per aangetekende brief de preventieadviseur de redenen meedelen waarom hij de overeenkomst wil beëindigen en het bewijs van die redenen geven.
• En tegelijk, per aangetekende brief, het voorafgaand akkoord vragen van het/de comité(s) voor preventie en bescherming op het werk (CPBW). Bij gebreke aan een comité, moet de vakbondsafvaardiging dat akkoord geven. Bij gebrek aan een vakbondsafvaardiging, zijn het de werknemers zelf die akkoord moeten gaan.

De werkgever die de procedure niet naleeft of die redenen inroept die wettelijk niet worden aanvaard, moet een beschermingsvergoeding gelijk aan 2 of 3 jaar loon betalen, afhankelijk van het feit of de preventieadviseur minder of meer dan 15 jaar in de hoedanigheid van preventieadviseur prestaties heeft geleverd.
De wettelijke procedures zijn niet van toepassing in bepaalde gevallen, bijvoorbeeld in geval van een ontslag om dringende reden. Wanneer de arbeidsrechtbank de dringende reden verwerpt, heeft de preventieadviseur echter nog niet automatisch recht op een beschermingsvergoeding, maar alleen maar als de redenen voor het ontslag verbonden zijn aan de onafhankelijkheid van de preventieadviseur of als de werkgever de redenen van zijn onbekwaamheid niet kan bewijzen.

Als de preventieadviseur naast deze functie nog een andere functie uitoefent bij de werkgever (wat vaak het geval is bij kmo’s), zal de vergoeding proportioneel worden herleid op basis van de duur tijdens dewelke de betrokkene zijn prestaties heeft uitgeoefend als preventieadviseur. De moeilijkheid zal echter zijn om deze verhouding te bepalen en bewijzen.

Best practices

Om de kosten van de beschermingsvergoeding te vermijden of te verlagen, raden we de volgende ‘best practices’ aan:

► Als u een preventieadviseur wil ontslaan om dringende reden, denk er dan twee keer over na.
► Respecteer nauwkeurig de voorafgaande procedure en bewaar kopies van de documenten die bewijzen dat u deze procedure correct heeft nageleefd (aangetekende brieven, proces-verbaal van het CPBW of van de vakbondsafvaardiging, akkoord van de individuele werknemers via bijvoorbeeld een register van opmerkingen).
► De wet maakt geen onderscheid tussen de preventieadviseur zelf en zijn vervanger/adjunct. Wees dus even voorzichtig, zelfs als het niet gaat om uw ‘hoofd’ preventieadviseur.
► Het organigram van uw onderneming moet duidelijk aantonen wie de preventieadviseur(s) is/zijn, en in voorkomend geval, hun andere functies. Het arbeidsreglement moet tevens de preventieadviseurs opsommen.
► Als de preventieadviseur ook een andere functie uitoefent, moet u zo goed mogelijk het onderscheid maken tussen zijn functie als preventieadviseur en zijn andere functies. In dat geval is het ook nuttig om de verdeling van zijn taken te formaliseren aan de hand van bepaalde documenten:

• U kunt in de arbeidsovereenkomst een clausule voorzien die het tewerkstellingspercentage als preventieadviseur aangeeft. Als de preventieadviseur al in dienst is, kunt u een bijlage bij de arbeidsovereenkomst ondertekenen.
• Waak over de juiste redactie van bepaalde documenten zoals het pv van de vergadering van het CPBW of van de vakbondsafvaardiging betreffende de aanstelling van een preventieadviseur of ook het jaarlijks rapport van IDPBW.
• De verschillende functies van de preventieadviseur moeten op heldere wijze worden benoemd, omschreven en van elkaar worden onderscheiden. Vermijd te vage termen (zoals ‘compliance’) of termen die erop kunnen wijzen dat het geheel van de taken van de preventieadviseur betrekking heeft op de preventie, de veiligheid, hygiëne en dergelijke meer (bijvoorbeeld ‘QSHE Manager’). Beperk het juridische begrip ‘preventieadviseur’ uitsluitend voor wat dit mandaat betreft en kies een andere benaming voor de andere taken.
• Actualiseer de documenten in geval van wijziging (bijvoorbeeld bij vermindering in de tijdsbesteding van de preventieadviseur).