Uitbesteding van HR zit de jongste twee jaar in de lift. Bedrijven doen het wegens kostenbesparing, focus op hun kernactiviteiten, toegang tot gespecialiseerde knowhow of operationele flexibiliteit. Vier gouden tips voor een geslaagde outsourcing:

1. Breng eerst je processen in kaart

Alles wat in procedures en regels te gieten valt, kan je in principe outsourcen. Bedrijven besteden steeds vaker een geheel HR-pakket uit (‘business process outsourcing’). De outsourcingpartner zal zoveel mogelijk proberen te automatiseren, waardoor het voor de klant goedkoper wordt om uit te besteden. Maar kostenbesparing alleen is niet zaligmakend. Om de outsourcing te laten slagen, is het essentieel om eerst al je processen zorgvuldig in kaart te brengen.

2. Geef ook de zorgen door

Wie een deel van HR uitbesteedt, geeft meteen ook de zorgen en bijhorende risico’s door, want er is een resultaatsverbintenis. Een voorbeeld: als werkgever heb je recht op bepaalde verminderingen. Op het moment dat je bijvoorbeeld de loonadministratie van A tot Z uitbesteedt aan een outsourcingpartner, is die partner verantwoordelijk om dat recht op verminderingen te detecteren, en niet langer jij. Outsourcing biedt dus garanties.

3. Hou je strategie in eigen huis

HR-activiteiten die niet enkel in procedures te plooien zijn – zoals persoonlijke groei van medewerkers en strategische planning – zijn veel moeilijker uit te besteden. In deze domeinen spelen andere factoren een grote rol, zoals de bedrijfscultuur en -visie. Je kan je zeker laten begeleiden door externe consultants bij het finetunen en uitwerken van deze ‘personal touch’, maar je houdt best de touwtjes zelf in handen.

4. Zorg voor een culturele ‘fit’

Kies zeker een outsourcingpartner met gelijklopende waarden en eenzelfde cultuur. Die culturele ‘fit’ is cruciaal in een transitieproces van intern naar extern. Je kan contracten maken van duizenden bladzijden, op het einde van de rit werk je nog altijd met mensen. Een beste contract is er een dat je nooit hoeft te bekijken. En een goede outsourcingpartner is zoveel als nodig aanwezig bij de klant.