< Terug naar overzicht

Laad je batterijen (en die van je collega's) op tijdens een recharge week

Je kent het wel: de berg to do's wordt steeds hoger en de dringende taken blijven binnenstromen. Het is dweilen met de kraan open. Je hebt geen tijd om je tanden te zetten in dat ene dossier of om eens écht te beginnen aan dat uitdagende nieuwe project. Is een recharge week misschien wel exact wat jouw organisatie nodig heeft?

Eind 2021 hoorden we bij Poolstok voor het eerst over het concept 'recharge week' en de plannen om er een te organiseren. Poolstok is een organisatie die de voorbije jaren sterk groeide. Het resultaat: de nodige groeipijnen en een stijgende werkdruk. Vanuit de overtuiging dat groei alleen duurzaam kan zijn door voldoende aandacht te hebben voor interne HR en welzijn, kwam de recharge week op ons pad. De bedoeling is om een week lang mails en meetings tot een minimum te beperken en op die manier ruimte te creëren. Die ruimte vul je dan in met bepaalde dossiers of taken waar je al lang eens tijd voor wilde nemen, maar daarnaast ook met zelfzorg. Een recharge week is dus zeker geen week vakantie, maar een week waarin je als organisatie beslist om je werking anders te organiseren. Klinkt het nog een beetje vaag? We leggen je graag uit hoe wij de week van 21 tot 25 maart invulden.

Om helemaal ontspannen aan de week te beginnen, sloten we onze kantoren op maandagvoormiddag. Deze halve dag konden we gebruiken om iets te doen waar we anders weinig tijd voor maken, zoals een zonnige wandeling maken, eens gaan fietsen of een koffie drinken op het terras. De hele ploeg ontving daarnaast een waardebon voor een wellnessactiviteit.

Maandagnamiddag gingen we dan echt van start. Gedurende een week maakten we ruimte om ons vast te bijten in een bepaald dossier, onze to-dolijsten (deels) weg te werken, een dagje verlof te nemen of een opleiding of webinar te volgen. We probeerden ook eens een sportieve of gezonde pauze in te lassen. Zo maakten de collega's die op kantoor werkten 's middags een zonnige wandeling, en trokken anderen hun loopschoenen of fietsbroek aan.

In theorie is dat allemaal mooi, maar wat met dringende mails of meetings? Niet alles kan uiteraard zomaar een week wachten, maar die ene meeting is misschien niet écht dringend, of die ene mail kan je misschien ook wel op een ander moment versturen. We gunden onszelf en onze collega's even wat extra ademruimte en focustijd. Natuurlijk was er geen verbod op mailboxen openen of meetings inplannen, maar het was de bedoeling om hier heel bewust mee om te springen.

Eind maart evalueerden we de recharge week op onze maandelijks teammeeting. Het merendeel van de collega's vond het een goede ervaring die voor herhaling vatbaar is, maar er kwamen ook enkele aandachtspunten naar voren. Er was meer mentale rust tijdens het werken, maar de waan van de dag bleef aanwezig. Enkele collega's vonden het moeilijk om minder meetings in te plannen met externe contacten en hadden het gevoel dat de weken nadien extra druk waren. Voor sommigen was het een uitdaging om minder bereikbaar te zijn via e-mail. Naar een volgende editie nemen wij alvast enkele werkpunten mee: vroeger intern én extern communiceren over de week en een duidelijker kader scheppen met richtlijnen (over wat kan en niet kan en aan welke projecten we prioriteit geven). De eerste recharge week beleefden we vooral individueel, maar in de toekomst willen we inzetten op samenwerken aan projecten of acties die onze interne werking verbeteren.

Een recharge week, hoe kom je erbij?

De UNSW Sydney Business School organiseerde in 2021 voor het eerst een recharge week. Die viel zo in de smaak dat er in 2022 maar liefst drie weken gepland zijn. UNSW Sydney ging dit keer nog een stapje verder en bood ook enkele wellbeing events aan: desk-based stretching, webinars over zingeving en omgaan met druk en een pilates-sessie.


Tips voor een geslaagde recharge week

Wil je jouw organisatie ook wat meer ademruimte geven?

1. Zorg voor duidelijke communicatie

Kondig de week ruim op tijd aan en voorzie een duidelijke interne mailing of briefing, zodat het voor alle collega's duidelijk is wat de bedoeling is. Communiceer ook naar externe contacten die een beroep op jullie doen. Meetings die al ingepland waren, kunnen misschien nog verplaatst worden. Maak zeker ruimte voor vragen. Het kan handig zijn om onderling ideeën uit te wisselen en inspiratie op te doen.

2. Start met ontspanning, of plan dit in doorheen de week

Bij Poolstok sloten we de kantoren op maandagvoormiddag, maar dat is natuurlijk niet voor elke organisatie een optie. Als je niet kan starten met een ontspanningsmoment, kan je dit wel inplannen doorheen de week. Moedig bijvoorbeeld collega's aan om samen een middagwandeling te maken, of voorzie een (online) yogales voor wie wil. Bekijk wat kan, op maat van jouw organisatie.

3. Neem niet te veel hooi op je vork

Denk ruim op voorhand na over wat je zelf wil doen tijdens de recharge week. Welke dingen staan al lang op je lijstje, maar zijn nooit dringend genoeg? Is er een bepaald dossier waar je je echt eens in moet verdiepen, zonder steeds gestoord te worden door mails of last-minute meetings? Onze ervaring leert dat doseren ook hier belangrijk is. Je start de week misschien met een hele waslijst aan dingen die je afgewerkt wil hebben, maar je geraakt maar halverwege. Dat is oké, het is niet de bedoeling dat deze week je extra stress bezorgt.

4. Hou er rekening mee dat de invulling voor iedereen anders kan zijn

Afhankelijk van welke functie iemand uitoefent kan een recharge week er helemaal anders uit zien. Voor een collega die sowieso al niet heel veel vergaderingen heeft, is het verschil misschien niet gigantisch. Voor iemand die klantencontacten onderhoudt of een managementfunctie heeft, kan het moeilijk zijn om minder bereikbaar te zijn. Bekijk het als een bewustwordingsweek waarin alle kleine beetjes helpen. PS: onze algemeen directeur nam enthousiast deel en kijkt positief terug op een week met meer focustijd.

5. Voorzie een out of office voor externe contacten en wees bereikbaar voor dringende vragen

Alle collega's in je organisatie kunnen wel op de hoogte zijn, maar dat wil nog niet zeggen dat ook je externe contacten weten wat jouw plannen zijn. Daarom is het handig om een out of office bericht te voorzien voor externe contacten. Zo weten ze dat het wat langer dan gewoonlijk kan duren voor ze een antwoord krijgen op hun mail. Zorg er wel voor dat je (bijvoorbeeld telefonisch) bereikbaar bent voor dringende vragen.

6. Evalueer na afloop

Wat liep goed, en wat ging wat minder soepel? Lukte het voor iedereen om meetings te schrappen en minder naar de mailbox te kijken? Hoe hebben de collega's de week ervaren, en zouden ze het opnieuw willen doen? Als organisatie kan het heel boeiend zijn om met deze feedback aan de slag te gaan. Is de conclusie dat het niets voor jullie is? Dan ben je toch een ervaring rijker!


< Terug naar overzicht

U zoekt, u vindt !

HR Square | Magazine, E-zine, Netwerk, Website, Seminaries, ...

Word nu lid !
Geniet van de voordelen