Op de dag van vandaag zijn teamleaders en HR-managers op zoek naar digitale oplossingen die hun tijd laten sparen op administratieve en tijdrovende taken. Kelio is al meer dan 35 jaar specialist in tijdregistratie. Van een prikklok tot de hedendaagse all-in-one HR-oplossing, is Kelio een erkende ontwikkelaar en fabrikant van zijn HRIS Kelio en eigen hardware. De oplossing biedt veel mogelijkheden omtrent personalisatie in functie van de behoeften et de grootte van de organisatie voor alle sectoren.

Core HR

De kern van de Kelio-software verzamelt en centraliseert alle gegevens over medewerkers, wat de basis vormt voor de werking van de andere modules. Personeelsgegevens worden hier niet alleen gecentraliseerd, maar ook beveiligd. Deze gegevens kunnen privégegevens bevatten, zoals adres, noodnummer, rijksregisternummer, evenals professionele informatie: functie, afdeling, vaardigheden, activiteiten, carrièregegevens en contracten.

Tijdregistratie

Tijdregistratie wordt vaak ingezet om werktijden nauwkeurig bij te houden. Deze module biedt uitgebreide personalisatiemogelijkheden voor organisaties van alle groottes, van bedrijven met slechts 5 medewerkers tot ondernemingen met 10.000 werknemers. Dankzij een moderne interface kunnen diverse uurroosters eenvoudig worden ingesteld en toegewezen.

Urenregistratie kan op verschillende manieren plaatsvinden. Dit kan via een fysieke terminal, zoals een traditionele prikklok, maar ook via mobiele oplossingen zoals een PC, laptop of tablet. Deze flexibiliteit is ideaal voor bedrijven met thuiswerkers of personeel dat veel onderweg is. Alle gegevens worden in real-time gecentraliseerd in dezelfde software.

Een handige functie van de software is de meldingenservice. Verantwoordelijken kunnen direct op de hoogte worden gebracht als een werknemer te laat is of niet komt opdagen. Daarnaast biedt het systeem een real-time overzicht van de aan- en afwezigheden.

De software maakt het ook mogelijk om afwezigheden efficiënt te beheren. Werknemers kunnen hun vakantieaanvragen digitaal indienen, waarna de verantwoordelijke deze kan goedkeuren of afwijzen. Deze acties worden automatisch in het systeem verwerkt, waardoor het vakantiesaldo direct wordt aangepast.

Dankzij de Employee Self Service (ESS) interface hebben werknemers zelf toegang tot hun persoonlijke gegevens. Ze kunnen onder andere hun gepresteerde uren, overuren, nachturen en vakantiedagen raadplegen.

Kortom, deze tijdregistratiesoftware biedt een flexibele en uitgebreide oplossing voor moderne organisaties, waarbij efficiëntie en gebruiksgemak voorop staan.

Link met sociaal secretariaat

Alle gegevens over de prestaties en afwezigheden kunnen eenvoudig worden doorgestuurd naar een sociaal secretariaat naar keuze. Dit biedt aanzienlijke tijdwinst en voorkomt fouten die vaak ontstaan door handmatige overschrijvingen. Het grootste voordeel is echter dat het beheer van talloze Excel-roosters tot het verleden behoort!

Planning

Een efficiënte tool voor werkplanning is essentieel om werkposten op een handige manier in te plannen, rekening houdend met de personeelsbehoeften in relatie tot de werkdruk en verwachte activiteiten. Een overzichtelijke planning biedt een solide structuur voor een eerlijke verdeling van uurroosters en werkposten. Bovendien kan er rekening worden gehouden met de vereiste vaardigheden of certificaten van werknemers.

Dankzij Kelio is de planning in real-time zichtbaar voor teamleden. In geval van onverwachte afwezigheid kunnen medewerkers en managers snel reageren en de planning aanpassen. Dit draagt bij aan een flexibele en dynamische werkomgeving waarin efficiëntie en productiviteit worden bevorderd.

Templatedocumenten en elektronische handtekening

Human Resources-afdelingen moeten veel documenten opmaken, beheren, opvolgen en centraliseren. Aan de hand van template Word©-documenten, kunnen deze in Kelio gepersonaliseerd worden met de personeelsgegevens uit de Core HR. Op deze manier kunnen er contracten, bijlagen, … in groot aantal worden aangemaakt.

Aan de hand van de module voor elektronische handtekening kunnen de documenten digitaal doorgestuurd worden en ondertekend worden door de werknemer en/of verantwoordelijke. De elektronische handtekening is gekeurd door de certificeringsinstantie Connective volgens de europese standaard eIDAS.

De documenten worden achteraf automatisch gearchiveerd in het systeem en blijven raadpleegbaar door de partijen.

Deze versnelde en gedigitaliseerde administratieve processen vertalen zich rechtstreeks in tijdwinst, minder uitgaven door verwijdering van papier, inkt en postkosten, dus ook een directe aanwinst voor het milieu, ingekort termijn voor contractualisering, verwijdering van herhaaldelijke taken zoals klasseren, opvouwen, verzenden, archiveren, enz.

HR-processen

De laatste tijd wordt er heel veel aandacht besteed aan de werknemerservaring en het werkgeversmerk. Door goed beheerde interne HR-processen te hebben, wordt er goed bijgedragen aan deze twee laatste trends binnen het personeelsmanagement. Dit heeft ook een positief effect op het behoud van talent en de heraanwerving waarover veel gesproken wordt. Deze worden beheerd in de module HR-processen waar alle processen worden beheerd vanaf de on-boarding tot de off-boarding, zonder de cross- en of re-boarding te vergeten!

Een HRIS in plaats zetten

Afhankelijk van de structuur van de organisatie en de gekozen opties wordt er een trajectplan opgesteld. Een consultant wordt toegewezen voor de instellingen en parameters in functie van de wens van de klant. Er worden dan ook opleidingen of E-learning modules aangeboden.

De HRIS van Kelio evolueert met zijn tijd. De productmanagers volgen en analyseren voortdurend de markt om de beste oplossing en updates aan te bieden.

Wilt u meer weten over hoe u uw medewerkers van A tot Z kunt beheren
en wat Kelio voor u kan betekenen? Of heeft u interesse in een bepaald module?

Vraag meer info of een gratis demo op maat!

En vind welke van onze Kelio, Kelio HR of Kelio HR PRO bij u past!