< Terug naar overzicht

Thuiswerk vanuit het buitenland: hierop moet u letten

Nu telewerken opnieuw verplicht is tot 13 december 2020 werken heel wat werknemers weer van thuis uit. Maar voor sommige werknemers kan thuis werken ook werken in het buitenland zijn. En sommige andere werknemers overwegen misschien om tijdelijk vanuit een tweede verblijf in het buitenland te werken. Naast deze tijdelijke vraagstukken denken vele ondernemingen ook strategisch na om de arbeidsplaats op lange termijn anders in te vullen en om structureel al dan niet gedeeltelijk telewerk in te voeren. Maar wat indien het telewerk vanuit het buitenland wordt uitgevoerd? Een overzicht van de belangrijkste aandachtspunten.

Arbeidsmigratie

Gezien de werknemer in het buitenland werkt, moet nagegaan worden of er toelatingen tot arbeid of verblijf nodig zijn. Binnen de EER zal dit doorgaans geen probleem vormen voor Unie-burgers (zij het dat na drie maanden er desgevallend een verblijfskaart moet worden aangevraagd), maar dit kan wel het geval zijn voor derdelanders. Een ‘single permit’ geeft een derdelander immers enkel de toelating om in België te werken. Met een single permit kunnen derdelanders weliswaar maximaal 90 dagen in een periode van 180 dagen in het Schengengebied verblijven maar er moet telkens per lidstaat worden onderzocht of er nog een bijkomende toelating tot arbeid vereist is. Wanneer er buiten de EER wordt gewerkt, moet worden nagegaan welke de vereisten/mogelijkheden zijn op het vlak van arbeidsmigratie.

Toepasselijke sociale zekerheid

Wanneer het telewerk binnen de EER/Zwitserland plaatsvindt, wordt de toepasselijke sociale zekerheid bepaald door de Verordening (EG) 883/2004. Uitgangspunt hierbij is dat de werknemer onderworpen is aan de sociale zekerheid in een enkele lidstaat: de werkstaat. Op dit principe bestaan twee uitzonderingen: de detachering en de gelijktijdige tewerkstelling in meer lidstaten.

Wanneer de werknemer tijdelijk voor 100 procent in het buitenland werkt, kan gebruik worden gemaakt van de detacheringsregels - voor zover de voorwaarden vervuld zijn - om de werknemer verder aan de Belgische sociale zekerheid te onderwerpen.

Wanneer de werknemer daarentegen gedeeltelijk in het buitenland telewerkt spelen de regels inzake gelijktijdige tewerkstelling in meerdere lidstaten. Hierbij geldt als uitgangspunt dat de werknemer onderworpen is aan de sociale zekerheid van de woonstaat indien hij er minstens voor 25 procent werkt. Zo niet is hij onderworpen aan de sociale zekerheid van de lidstaat van de zetel van de werkgever. Anders gezegd, wanneer de werknemer in het buitenland woont, kan het gedeeltelijk telewerken een belangrijke impact hebben op de toepasselijke sociale zekerheid. Belgische sociale zekerheid zal immers niet meer van toepassing zijn wanneer de werknemer minstens 25provent (dus 1,5 dag per week bij een voltijdse tewerkstelling) thuis werkt.

Noteer dat de Belgische RSZ het standpunt heeft ingenomen dat dagen van telewerk in een andere lidstaat die uitsluitend gelinkt zijn aan de coronamaatregelen en beperkt zijn tot de duur van de uitzonderlijke situatie, tot 31 december 2020 (behoudens verlenging) niet in aanmerking worden genomen om de toepasselijke sociale zekerheid te bepalen en dus geen impact hebben. Hiervoor moet ook geen A1-formulier worden aangevraagd. Sommige andere lidstaten hebben een gelijkaardig standpunt ingenomen, maar dit moet per lidstaat worden bekeken.

Wanneer de werknemer buiten de EER/Zwitserland werkt, moet worden onderzocht of België met het betrokken land een sociale zekerheidsverdrag heeft gesloten en onder welke voorwaarden de werknemer aan de Belgische sociale zekerheid onderworpen kan blijven. Bij wijzigingen in het werkpatroon ingevolge de coronamaatregelen moet de Directie Internationale Betrekkingen van de RSZ worden geïnformeerd en wordt elk dossier individueel afzonderlijk behandeld.

Formaliteiten

Bij een detachering moet een A1-formulier (binnen de EER/Zwitserland) of Certificate of Coverage (buiten de EER/Zwitserland) worden aangevraagd. Ingeval van een gelijktijdige tewerkstelling in meer lidstaten moet het A1-formulier in de woonstaat worden aangevraagd. Verder moet de werknemer al naargelang van de situatie een European Health Insurance Card of een S1-formulier aanvragen.
Daarnaast moet worden onderzocht of er geen notificaties moeten worden verricht aan lokale overheden, zoals in België de Limosa-melding. Net zoals in België kunnen op het niet tijdig verrichten van de vereiste notificaties ook in het buitenland sancties staan.

Omgekeerd, wanneer werknemers gewoonlijk in een andere lidstaat werken maar tijdelijk in België telewerken wegens de coronamaatregelen, moet hiervoor tot 31 december 2020 (behoudens verlenging) geen Limosa-melding worden gemaakt.

Ten slotte moet ook bekeken worden of er bepaalde sociale documenten moeten worden bijgehouden.

Arbeidsrecht, welzijn op het werk en data privacy

Op grond van de Rome I-Verordening zijn de partijen vrij het recht te kiezen dat op hun arbeidsovereenkomst in een grensoverschrijdende situatie van toepassing is. Bijgevolg kunnen de partijen perfect kiezen om verder Belgisch arbeidsrecht toe te passen tijdens de tewerkstelling in het buitenland. Deze rechtskeuze kan echter geen afbreuk doen aan de bescherming van de dwingende bepalingen van de plaats van gewoonlijke tewerkstelling. Of de tewerkstelling in het buitenland al dan niet de plaats van gewoonlijke tewerkstelling wordt, moet geval per geval worden bekeken.

Maar zelfs al wordt de tewerkstelling in het buitenland niet de plaats van gewoonlijke tewerkstelling, dan nog moet nagegaan worden of er lokale arbeidsrechtelijke bepalingen hoe dan ook van toepassing zijn. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn voor bepalingen inzake welzijn op het werk, arbeidsduur, jaarlijkse vakantie, feestdagen, minimumlonen enz.

Natuurlijk zullen ook de lokale sanitaire maatregelen moeten worden nageleefd en zal ook onderzocht moeten worden of er bijkomende maatregelen inzake data privacy moeten worden genomen.

Tax

Er moet worden bekeken of de werknemer door de tewerkstelling in het buitenland geen risico vormt voor het ontstaan van een vaste inrichting van de (Belgische) werkgever in het buitenland, wat een onderwerping van de werkgever aan de buitenlandse vennootschapsbelasting tot gevolg kan hebben. Ook dit is een feitenkwestie die geval per geval moet worden onderzocht.
Voor de personenbelasting zal de werknemer die in het buitenland zijn fiscale woonplaats heeft, belast worden in het buitenland voor alle dagen die hij in het buitenland telewerkt. De dagen die hij in België presteert en die door de Belgische werkgever worden vergoed, zullen daarentegen in België belast zijn.

Behoudt de werknemer daarentegen zijn fiscale woonplaats in België, dan moet toepassing worden gemaakt van de zogenaamde ‘183-dagen regel’. Hoewel dit steeds in het betrokken dubbelbelastingverdrag moet worden geverifieerd, komt het er doorgaans op neer dat de werknemer integraal in België belast kan blijven indien hij:

  • niet meer dan 183 dagen in het andere land aanwezig is (per kalenderjaar of periode van 12 maanden afhankelijk van het betrokken dubbelbelastingverdrag)
  • het loon niet betaald is door of namens een werkgever die gevestigd is in het andere land
  • het loon niet gedragen wordt door een vaste inrichting van de werkgever in het andere land.

Is één van deze voorwaarden niet vervuld, dan zal de werknemer voor de in het buitenland gepresteerde dagen in het buitenland belast zijn.

Noteer dat België met Nederland, Frankrijk, Luxemburg en Duitsland akkoorden heeft gesloten die in het buitenland gepresteerde dagen ingevolge de coronamaatregelen voor grensarbeiders neutraliseert en dit tot eind 2020 (behoudens verlenging).

Conclusie

Het al dan niet gedeeltelijk en tijdelijk of structureel in het buitenland telewerken kan een belangrijke impact hebben op een aantal zaken. Het is dan ook aangewezen om de gevolgen hiervan op voorhand goed in kaart te brengen en hieromtrent een beleid te ontwikkelen.

Sophie Maes
Advocaat-vennoot
Claeys & Engels

Lees meer over


< Terug naar overzicht

U zoekt, u vindt !

HR Square | Magazine, E-zine, Netwerk, Website, Seminaries, ...

Word nu lid !
Geniet van de voordelen