Ikea is geen onbekend bedrijf: ook u hebt misschien wel thuis een Billy-boekenkast staan, of hebt al de overbekende köttbullar gegeten in één van de acht winkels in ons land. Van de 4327 medewerkers van Ikea in België zijn er 3961 tewerkgesteld in de acht woonwarenhuizen. De grootste daarvan, die in Gent, is een stevige kmo, met meer dan 500 medewerkers. Elk woonwarenhuis staat onder leiding van een winkelmanager. Naast de erg zichtbare winkels, zijn er ook zo’n 160 medewerkers in het Customer Support Centre aan de slag, en een kleine 200 op het hoofdkantoor. Eén van die medewerkers in het hoofdkantoor in Zaventem is Stephan Lepouttre. Hij werkt al langer voor de Zweedse keten, maar is sinds november 2016 Country Social Relations Manager, een functie die geen onderdeel is van HR, maar rechtstreeks rapporteert aan de CEO.

De cao die bij Ikea werd afgesloten, is een antwoord op de vraag naar nachtwerk die bij veel retailbedrijven leeft. De tekst schept een kader dat de regels vastlegt voor alle winkels die nachtwerk invoeren om e-commerce mogelijk te maken: de procedure om het in te voeren en te plannen, de mogelijke uurroosters, de verloning,… Binnen dat kader kunnen winkels zélf beslissen hoe ze het precies aanpakken, op maat van de lokale behoeften.
Ikea is erg decentraal georganiseerd, met veel autonomie voor de winkels.

Het Belgische hoofdkantoor, het ‘service office’, biedt ondersteuning aan de winkels en vormt de schakel met de internationale organisatie, geeft Stephan Lepouttre aan. “Ikea heeft uiteraard een duidelijk concept waarbinnen iedereen werkt: de producten die men aanbiedt, de manier waarop die getoond worden aan de klanten,… – dat alles wordt centraal bepaald, net zoals de bedrijfsprocessen. Vanuit het hoofdkantoor wordt ook business-development ondersteund. Marketing is gecentraliseerd. HR wordt nationaal aangeleverd, maar elke winkel heeft ook een eigen HR-afdeling. De grote lijnen, de visie en strategie, de grotere processen, worden vanuit het hoofdkantoor bekeken, geoptimaliseerd, verbeterd, aangepast aan de noden… Zo komen we tot een matrixstructuur, waarbij elke verantwoordelijke in de winkel een leidinggevende heeft, maar ook een aanspreekpunt op het hoofdkantoor.”

En het sociaal overleg, hoe (de)centraal is dat?

Stephan Lepouttre: “We zijn één bedrijf, dus hebben we één ondernemingsraad. In elke vestiging is er een syndicale afvaardiging en een CPBW. En als we voor bepaalde grote nationale dossiers gaan onderhandelen, hebben we ook een nationale syndicale delegatie, wat de groepering is van alle lokale syndicale delegaties met daarbij de secretarissen. De lokale syndicale delegatie houdt zich bezig met de dagelijkse bekommernissen in de winkel en zaken omtrent preventie, veiligheid en welzijn. De lokale syndicale afvaardiging wordt ook betrokken bij de sociale en economische status van de winkel. De topics die de winkel overstijgen, komen bij ons terecht op de ondernemingsraad.”

Wat is er typisch voor het sociaal overleg bij Ikea?

Stephan Lepouttre: “Wat eigen is aan het overleg bij Ikea, is dat we niet automatisch iets nationaal gaan bediscussiëren, ook al hebben we dezelfde topics in verschillende winkels. We kennen graag de bekommernissen of de details omtrent een thema voor elke winkel. Je kan niet alles over één kam scheren, want elke winkel heeft zijn eigen karakter, zijn eigen identiteit. Soms is er zelfs een lichtjes andere subcultuur, afhankelijk van waar de winkel gelegen is, hoelang hij al bestaat,… Als er nationale thema’s zijn – denk bijvoorbeeld aan re-integratie, het 45-plusplan,… – dan gaan we éérst terug naar de lokale winkels. Daar geven we aan wat het thema is, welke ideeën we hebben en vragen hen om dat mee te nemen in hun lokaal overleg. Op basis van wat daar dan is uitgekomen, gaan we in het nationaal overleg verder.”

Bemoeilijkt dat het overleg niet sterk? Is het risico niet dat er in verschillende winkels tot verschillende conclusies wordt gekomen?

Stephan Lepouttre: “Ik zou niet ‘bemoeilijken’ zeggen. Ik denk wel dat het soms een uitdaging is om aan de verschillende noden een antwoord te bieden.”

Kan je dat proces illustreren aan de hand van de nieuwe cao rond nachtwerk?

Stephan Lepouttre: “Dat is een mooi voorbeeld, want dat is eigenlijk een heel hybride cao. We zijn gewend te werken met een one-size-fits-all, met voor iedereen hetzelfde, maar die cao is heel hybride. De cao biedt een algemeen kader van wat kan en wat niet kan. Maar in plaats van dat dan op te leggen aan alle winkels, kunnen ze zelf binnen dat kader afspraken maken, kunnen ze gaan ‘customizen’. Misschien heeft een winkel in het zuiden van het land minder nood aan nachtwerk, en heeft een andere winkel elke dag nood aan nachtwerk: dat kan. Het is een menukaart geworden op basis van een aantal principes, waarbij iedereen op die menukaart zijn ingrediënten kan kiezen in functie van de specifieke noden van de winkel.”

Wilt u het volledige artikel (een interview van Timothy Vermeir met foto’s van Hendrik De Schrijver) lezen? Dat kan door lid te worden van HR Square. U ontvangt dan niet alleen het tijdschrift, maar hebt ook toegang tot de website met het hele archief én u geniet stevige prijsreducties op tal van hoogst interessante evenementen, ook op de HR Square Seminaries, HR Square Masterclass en HR Square Conference. Hoe wordt u lid? Ga naar www.hrsquare.be of contacteer Nathalie Dierickx, [email protected], 0474 97 07 43.