Clean desk policy

Sommige organisaties hebben een ‘clean desk policy’, waardoor u op het einde van de werkdag uw bureau weer netjes moet opruimen. Dat werkt natuurlijk slechts als er maatregelen worden genomen tegen de slechte opruimers of als de goede opruimers beloond worden.

Met de komst van ‘het nieuwe werken’ en het thuiswerken heeft dit beleid een enorme evolutie doorgemaakt. Wie geen vaste werkplek in zijn bedrijf heeft, wordt haast wel gedwongen om zijn rommel met zich mee te dragen. En wie zegt dat die collega op zijn werkplek thuis geen enorme bende heeft? Het bedrijf loopt daardoor eveneens het risico dat belangrijke documenten zoekraken.

Hetzelfde geldt voor de mailbox. Want wie een rommelig bureau heeft, heeft waarschijnlijk ook een soortgelijke mailbox. Sommigen houden die keurig opgeruimd, terwijl anderen een deel van de e-mails lezen en niet reageren of – erger nog – simpelweg ongelezen laten staan.

‘Timemanagement to the rescue’

Hoewel de kunst van het opruimen in uw genen kan zitten, is het ook wel te leren. Opruimen heeft veel te maken met wat u met uw tijd doet: timemanagement dus, want is het werken met veel papieren op uw bureau echt efficiënt? Bij timemanagement draait het om het zo effectief en goed mogelijk uitvoeren van uw taken, waarbij sterk wordt gelet op de tijd. Met andere woorden: probeer geen tijd verloren te laten gaan aan taken die er niet toe doen. Wie hier bewust mee bezig is, zal automatisch minder rommel hebben.

Een goede manier om minder rommel te hebben, is om zaken kort te behandelen, te verwerken en meteen af te maken. Dus wie door de post heen gaat (digitaal of analoog), moet het niet onbeslist opzij leggen om het later nog eens te moeten lezen en er dan op terug te komen. Beter is de brief of mail te lezen, meteen te reageren en het vervolgens te archiveren of weg te gooien.

Kortom, neem een beslissing wat u ermee wilt doen en volg dit op met een actie, zodat het daarna klaar is. Beantwoord dat mailtje van die collega dus onmiddellijk wanneer je het opent en stel het niet uit tot vanmiddag. En mocht u er even geen tijd voor hebben, focus u dan op uw andere taak en doe de mail/post later.

Bron: Visma Blog Nederland (nl.visma.com)