Katrien Cobbaut en Charlotte Malengier, beiden verbonden aan het HOGENT-onderzoekscentrum Research Centre for Sustainable Organizations, interviewden ruim twintig HR-managers en/of bedrijfsleiders van zeer verschillende bedrijven.

Keuzemogelijkheid

De bijzondere corona-omstandigheden hadden tot gevolg dat telewerk niet altijd in een positief daglicht stond, maar het zou fout zijn om daaruit te concluderen dat telewerk niet werkt, verduidelijkt Katrien Cobbaut. “Telewerken werd verplicht, voor de volle arbeidstijd. Dat leidde soms tot sociaal isolement en zette de cohesie binnen een team onder druk. Maar dat had eigenlijk weinig met telewerk op zich te maken. In normale omstandigheden is telewerk een keuze, die gecombineerd wordt met werken op kantoor. Een systeem van hybride werken, dus.”

Binnen het ‘hybride’ werken wordt telewerken volgens diverse eerdere studies geassocieerd met een positieve werkervaring en een stijging van de jobtevredenheid en betrokkenheid.

Keuzemogelijkheid is hierin essentieel, benadrukt Charlotte Malengier: “Een van de adviezen die we zeker willen meegeven, is: communiceer met je medewerkers, vraag wat ze willen. We merkten immers dat vele organisaties hun telewerkbeleid vooral baseren op wetenschappelijk onderzoek of op wat ze zélf willen.”

Fair

Een algemene handleiding voor een doordacht telewerkbeleid is geen goed idee. Er zijn immers veel variabelen, onder meer de houding van de individuele werknemer tegenover telewerk en de soort activiteit. Zelfs binnen eenzelfde organisatie is een algemeen telewerkkader niet altijd aangewezen.
Als er dan toch algemene richtlijnen kunnen gelden rond telewerk, dan citeert Charlotte Malengier de termen ‘vertrouwen’ en ‘fairness’. “Medewerkers moeten ervaren dat het telewerkbeleid fair is. Dat er met andere woorden redelijke argumenten zijn om telewerk voor bepaalde functies of afdelingen wel of niet toe te staan. Een afdeling waar geen telewerk mogelijk is, behalve voor het afdelingshoofd: dat is vragen om problemen. Daarnaast moeten afspraken over telewerk gebaseerd zijn op vertrouwen, en niet vanuit een controlerende reflex worden vastgelegd.”

Werkdag zonder begin of einde

De coronaperiode mag dan wel geen geschikte referentieperiode zijn, toch heeft ze enkele pijnpunten blootgelegd waar bedrijfsleiders beter rekening mee houden als ze het hybride werken structureel willen inbedden in hun organisatie. Want hoewel telewerken aanvankelijk als een instrument werd beschouwd om tot een betere balans tussen werk en privéleven te komen, hebben vele werknemers de voorbije periode ook het omgekeerde effect ervaren.
“Hier kunnen een degelijke communicatie en een helder afsprakenkader veel onheil vermijden”, weet Charlotte Malengier. “Het is noodzakelijk om binnen het bedrijf duidelijke afspraken te maken over bereikbaarheid. Bijvoorbeeld: tussen welke uren kan je elkaar bellen? Verwacht je als leiding­gevende nog antwoord op een e-mail die op vrijdag werd verstuurd om 18 uur of kan dat antwoord wachten tot maandag? Kan je tijdens de werkdag naar de winkel gaan? Wat is prioritair en wat niet? Om teleurstellingen en conflicten te vermijden, klaar je dergelijke concrete vragen en situaties beter uit, vanuit een wederzijds vertrouwen tussen medewerker en werkgever.”

Welke tool?

Bovendien is niet alleen duidelijke communicatie van belang, maar evenzeer welk communicatiemiddel je gebruikt, geeft Katrien Cobbaut mee.
“Zodra je telewerk integreert in je organisatie, verloopt de communicatie hoe dan ook anders. Er zijn meer opties, maar die houden ook een gevaar in want niet elke tool leent zich voor elke vorm van communicatie en informatie. In welke omstandigheden gebruik je e-mail, welke informatie deel je via Teams, gebruik je ook WhatsApp of Slack, of nog een ander kanaal? Als je die verschillende tools door elkaar gebruikt zonder duidelijke richtlijnen, dan wordt het een zootje en leidt dat onvermijdelijk tot ergernissen en frustratie. Dat degelijk structureren, is geen eenvoudige oefening. Daar moet je als organisatie grondig over nadenken.”

Productiviteit en efficiëntie

Een andere vraag die leeft bij organisaties, is welk effect telewerk heeft op de productiviteit en efficiëntie. Uit het onderzoek komt daar geen eenduidig antwoord op.
Eerst en vooral is dit afhankelijk van het individu: de ene persoon voelt zich beter bij telewerk dan de andere, wat op zich al een verschil geeft.
Het hangt daarnaast af van de complexiteit van het werk, de diversiteit van de werkactiviteiten en de manier waarop ICT kan gebruikt worden. Taken met een hogere onderlinge afhankelijkheid of samenwerking verlopen vaak moeilijker via telewerk.

Katrien Cobbaut legt uit: “Sommige dingen doe je efficiënter thuis en andere halen een beter resultaat op kantoor. Een brainstormsessie online organiseren, zal veel minder creatieve ideeën en voorstellen genereren dan wanneer je die sessie in een fysieke ruimte organiseert. De efficiëntiewinst van hybride werken zit vooral in de balans die je kan maken. In de white paper beschrijven we per taak de implicaties op de productiviteit van medewerkers.”
Charlotte Malengier vult aan: “We hebben nergens gemerkt dat telewerk een negatieve impact had op de productiviteit. Soms maakt het geen verschil, soms ligt de productiviteit hoger. Als je dat gegeven combineert met het feit dat een hybride werkorganisatie het welzijn van de werknemers ten goede komt, dan is er weinig reden om niet in te zetten op telewerk.”
“We kunnen alvast concluderen dat telewerk, net als werken op kantoor, voor- en nadelen heeft. Het is vooral belangrijk om je als bedrijf bewust te zijn van de specifieke karakteristieken ervan en hierop in te spelen”, besluit Charlotte Malengier.

Verworvenheid

Bovendien is het maar de vraag of een onderneming telewerk nog kan weren: “Lange tijd was de mogelijkheid om te tele­werken een positief rekruteringselement”, schetst Charlotte. “Maar het ziet ernaar uit dat telewerk voor werknemers intussen een verworvenheid is, waardoor het een negatief rekruteringselement wordt voor bedrijven die het niet aanbieden. Met andere woorden: wie telewerk niet aanbiedt, dreigt getalenteerde kandidaat-werknemers mis te lopen.”

De Whitepaer ‘Telewerken vraagt een doordacht en flexibel beleid’ is te downloaden via https://www.hogent.be/nieuws-info/newsflash/telewerk-vraagt-doordacht-en-flexibel-beleid/