We zijn ondertussen al meer dan een jaar na de start van de coronacrisis en het verplichte dan wel sterk aanbevolen thuiswerk dat daarbij hoort. Gedurende die periode is het aantal bedienden dat een thuiswerkvergoeding ontving, verdriedubbeld. Ondanks die steile toename is het aandeel werknemers met zo’n vergoeding nog steeds erg klein: 1,8 procent.
Een thuiswerkvergoeding dient om de kleine kosten te dekken die werknemers hebben wanneer ze thuis werken in plaats van op kantoor. Denk daarbij aan het papier voor de printer, de koffie die ze anders aan de automaat halen, verbruik van water en energie of de post-its die ze gebruiken. Een maandelijkse vergoeding tot maximaal 129,48 euro daarvoor is volledig vrijgesteld, zowel fiscaal als voor de RSZ. Gemiddeld, zo leert een analyse van de gegevens waarover Acerta beschikt, bedraagt de thuiswerkvergoeding 68,51 euro.
Ellen Van Grunderbeek (Acerta)
“Ondanks de steile toename is het aandeel werknemers met een thuiswerkvergoeding nog steeds erg klein: 1,8 procent.” © GF
In het kader van de coronamaatregelen heeft de regering het maximumbedrag opgetrokken tot 144,31 euro voor de maanden april, mei en juni 2021. Daarover is onlangs een langverwachte fiscale circulaire gepubliceerd. Die is belangrijk, omdat de RSZ al had aangegeven dat ze de fiscale regeling helemaal zou volgen, maar zeker ook omwille van de daaraan gekoppelde voorwaarden. Concreet: gedurende drie maanden kan u de medewerker 144,31 euro aanbieden om zijn thuiswerkkosten te dekken, zonder dat er fiscale of RSZ-bijdragen op verschuldigd zijn.
Wie tijdelijk van deze verhoging wil gebruik maken, moet wel opletten. Immers: als u vandaag uw medewerker die 14,83 euro extra biedt, dan kan u die niet zomaar terugdraaien zodra de gunstigere regeling niet meer van tel is. Blijft u ook dan het hoger bedrag aanbieden, dan wordt die bijna 15 euro als loon beschouwd. Een oplossing is om in de bijlage bij de arbeidsovereenkomst expliciet op te nemen dat de hogere vergoeding tijdelijk is.
Thuiskantoorinrichting
Uiteraard komt er bij thuiswerk meer kijken dan wat koffie en enkele post-its. Wie regelmatig thuiswerkt – zoals dat vandaag het geval is, maar ook in een ‘hybride’ toekomst – heeft ook nood aan groter materiaal. Een tweede scherm, een degelijke bureaustoel, een printer… zijn geen overbodige luxe. U kan uw werknemer dat op verschillende manieren aanbieden. Ofwel koopt de medewerker zelf zijn materiaal en betaalt u het bedrag terug. Ook de organisatie kan het materiaal aankopen en het dan ter beschikking stellen van de werknemer. Een derde optie om medewerkers te ondersteunen bij de inrichting van hun thuiswerkplek, is dat te doen via het cafetariaplan.
Op de kostprijs zijn geen fiscale of RSZ-bijdragen verschuldigd. Tenminste, als het materiaal noodzakelijk is om thuis te werken en gelijkaardig is aan wat de werknemer ook op kantoor heeft. Als die daar een eenvoudig bureaumeubel heeft, dan kan u geen massief eiken exemplaar betalen voor zijn thuiskantoor, bijvoorbeeld, zonder dat dit gedeeltelijk een belastbaar voordeel van alle aard vormt.
Let wel op wanneer een medewerker de organisatie later weer verlaat. Elk type bureaumateriaal kent een door de fiscus vastgelegde gebruiksduur: voor een printer is dat drie jaar, voor een bureaustoel tien. Stel dat de medewerker die een printer ter beschikking gesteld krijgt twee jaar later ontslag neemt, dan moet de werknemer in principe een derde van de waarde van de printer – de resterende levensduur – terugbetalen. Doet die dat niet, dan zijn er bijdrages verschuldigd op de reële restwaarde van de investering.
De auteur, Ellen Van Grunderbeek, is Juridisch Adviseur Kenniscentrum bij Acerta. Zij schreef deze bijdrage als lid van de adviesraad van HR Square.
