“In plaats van over ‘het kantoor’ te spreken, moeten we het vandaag hebben over ‘de werkplek’. Dat kan het kantoor zijn, maar ook thuis, de koffiebar, een bureau bij de klant, of gewoon buiten – denk aan wandelmeetings of medewerkers die buiten een dossier gaan lezen.” Aan het woord: professor Matthew Davis van de universiteit van Leeds in Groot-Brittannië. De psycholoog is al jaren bezig met hoe mensen (werk)ruimtes gebruiken en wat de impact is van het ontwerp van kantoorruimtes op werkpraktijken.
Matthew Davis (Leeds University Business School)
“Ondernemingen en HR-verantwoordelijken hebben we nu een opportuniteit om nieuwe standaarden te zetten. We kunnen herdefiniëren hoe we willen dat mensen (samen)werken.” © GF
Wat denkt hij van de vraag of kantoren überhaupt nog nodig zijn? “Er waren ook voor corona ondernemingen die volledig virtueel werkten, vaak bedrijven die verspreid zaten over verschillende landen of waar medewerkers continu bij klanten aan de slag waren”, zegt hij. “Maar voor de meeste bedrijven is het zeker geen evidente stap om volledig virtueel te werken. Dat heeft te maken met de diversiteit in organisaties, de verschillende rollen, thuissituaties, loopbaanfases, persoonlijkheden… Ik denk dat mensen verschillende noden hebben die je moet ondersteunen op de werkplek.”
Lange termijn
De coronaperiode mag ons ook niet op het verkeerde been zetten. Ja, ondernemingen zijn er goed in geslaagd om te blijven draaien met 100 procent thuiswerk, maar het is niet omdat het routinewerk goed is blijven lopen, dat bedrijven zo ook op de lange termijn succesvol kunnen zijn. Matthew Davis: “Het is één zaak om het dagelijkse werk onder controle te houden, maar strategisch plannen, het klaar krijgen van het volgende product, innovatie in customer service… Het zal nog even duren eer we weten of en in welke mate die taken zijn aangetast.”
Hij vervolgt: “Ons eigen onderzoek naar kantoorinrichting leert ons dat kleine veranderingen die het minder makkelijk maken om anderen te vinden, grote effecten kunnen hebben. Naar wie gaan mensen bijvoorbeeld voor informatie of kennis? Dat is nog meer het geval als je de zaken virtueel maakt. In bedrijven die erg afhankelijk zijn van kennis- en informatiedeling, van creativiteit en samenwerking, zal dat op langere termijn een belangrijk punt zijn.”
Een andere opmerking gaat over de medewerkers. “Toen de pandemie toesloeg, zijn we met het bestaande personeelsbestand in lockdown gegaan. Er waren al onderlinge relaties, de manier van werken was gekend, de cultuur was duidelijk. Dat is iets anders dan mensen aanwerven en onboarden in een volledig virtuele organisatie.”
Davis wijst ook op een reeks onzekerheden en aandachtspunten. Bijna al het onderzoek naar (deeltijds) thuiswerk dateert van voor de coronapandemie. Toen waren de thuiswerkers toch nog vooral senior profielen die het vertrouwen genoten van het management. Dus wanneer dat onderzoek aantoont dat er geen negatief effect is van thuiswerk op de loopbaankansen of het salaris, dan gaat het toch vooral over die groep. “Dat is bemoedigend, maar tegelijk weten we ook uit kwalitatief onderzoek dat er een risico is dat thuiswerkende medewerkers buitengesloten worden uit professionele netwerken, dat ze opleidingsopportuniteiten missen en dergelijke. Er is dus wel degelijk ook een keerzijde aan de medaille.”
“Dus ja,” luidt zijn antwoord op de eerste vraag, “bedrijven kunnen de stap zetten naar volledig virtueel werken en zij kunnen zo de kostprijs van een kantoor uitsparen. Maar daartegenover staan heel wat potentiële nadelen.”
Activity based working
Wie zijn oor te luisteren legt, hoort vooral veel stemmen die een hybride werkvorm voorspellen: medewerkers werken waar het hen op dat moment het best uitkomt. Dat is eigenlijk een uitbreiding van het principe van activity based working. “Het is een manier om een open space toch wat te structureren. Je maakt afspraken over de ruimtes in de werkomgeving en koppelt elke ruimte aan een taak of bezigheid”, zegt Sarah Desmet, onderzoekster Next Generation Work aan Antwerp Management School en betrokken bij de nieuwe LAMMP-leerstoel Gedragsinzichten in Vastgoed. “Medewerkers kiezen bij activity based working hun werkplek in functie van wat ze zullen doen. Dat is in de praktijk best wel moeilijk, zo leren we ook uit case studies: velen hebben vaste gewoontes en zitten op dezelfde plek, wat ook hun activiteit op dat moment is.”
Sarah Desmet (Antwerp Management School)
“Het is nu belangrijk dat medewerkers de voordelen zien van naar kantoor komen: informele gesprekken, overleg, de momenten voor en na de vergadering… Men moet denken ‘Dat is waarom ik naar kantoor kom’.” © GF
“Belangrijk is dat deze aanpak niet zonder regels kan”, licht Desmet toe. “Die moeten vastleggen welke ruimte op welke manier gebruikt kan worden. Zijn die regels niet duidelijk, dan ontstaan er conflicten. Hoe zit het bijvoorbeeld met de telefoon in een stille werkruimte? Moet die uit? Op stil? Mag je opnemen en buitenwandelen? Enzovoort.”
Naast activity based working is er ook preference based working: mensen werken op een bepaalde plek omdat ze daar nu eenmaal graag zitten. Het gaat dan zowel over de collega die graag een plant en een foto van het gezin op het bureau heeft staan, als over de medewerker die liever naar kantoor komt dan thuis te werken. “Het is heel moeilijk een werkomgeving te ontwikkelen die past voor een hele groep van mensen met allemaal uiteenlopende voorkeuren”, merkt Desmet op. “Collectieve afspraken over werkplekken botsen soms met individuele voorkeuren. En omdat het nu eenmaal niet gemakkelijk is om een collega aan te spreken op zijn of haar gedrag, is het vaak de leidinggevende die discussies moet beslechten of ergernissen moet wegnemen. Of medewerkers kiezen er gewoon voor om ‘dan toch maar thuis te werken’, omdat ze daar bijvoorbeeld níet gestoord worden.”
Hoe gaat het verhaal verder? Lees het in het uitgebreide dossier met cases in HR Square 204 van mei. Als lid van HR Square ontvangt u het tweemaandelijkse tijdschrift en de bijzondere ledennieuwsbrief, met allerlei extra’s. Bovendien neemt u of een collega gratis deel aan een van de minstens zes HR Square online seminaries en geniet u van een sterke korting op de ‘gewone’ seminaries, masterclasses en congressen. Kijk snel op www.hrsquare.be of contacteer Pascale Lenaers, [email protected], 0471 85 70 42.
