De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) sprak zich in een beslissing van 20 februari 2024 (nr. 35/2024) uit over het lot van foto’s van ex-werknemers.

Werkgevers gebruiken vaak foto’s van hun werknemers voor verschillende professionele doeleinden, zoals interne ‘smoelenboeken’ om communicatie te verbeteren en teamfoto’s op websites voor marketing- of rekruteringsdoelen. Ook op intranetten verschijnen regelmatig team- en evenementfoto’s. Bovendien vragen bedrijven steeds vaker aan medewerkers om model te staan voor marketingmateriaal, wat authenticiteit bevordert en kosten bespaart in vergelijking met het inschakelen van professionele modellen.

Foto’s zijn (vaak) persoonsgegevens

De foto’s waarop een werknemer duidelijk herkenbaar is, worden in de zin van de GDPR gekwalificeerd als persoonsgegevens. De publicatie van deze foto’s op de website en social media-accounts is een verwerking van persoonsgegevens. Dit houdt in dat werkgevers moeten beschikken over een gepaste rechtsgrond, zoals de toestemming van de werknemer, de noodzaak voor de uitvoering van de (arbeids)overeenkomst of het gerechtvaardigd belang van de werkgever, om de foto’s te maken en te gebruiken. Daarnaast beschikken de werknemers ook over verschillende rechten in verband met hun persoonsgegevens afhankelijk van de toepasselijke rechtsgrond.

Recht op verwijdering

De beslissing van de GBA betrof een zaak waarin een ex-werknemer een verzoek tot gegevenswissing had ingediend bij haar voormalige werkgever.

De werknemer werkte enkele jaren bij de werkgever, en in die tijd werden verschillende foto’s van haar gemaakt. Na haar vertrek in 2021 ontdekte ze in 2023 tot haar grote verrassing dat een foto van haar werd gebruikt in de nieuwe wervingscampagne op de website en sociale mediakanalen van haar voormalige werkgever. De werknemer was hier niet van op de hoogte gebracht en had hiervoor geen toestemming gegeven. Bovendien was zij inmiddels werkzaam bij een concurrent van de voormalige werkgever.

Toen de werknemer vernam dat haar foto werd gebruikt, nam ze contact op met haar vorige werkgever om haar recht op gegevenswissing uit te oefenen. De werkgever weigerde echter de foto’s te verwijderen omdat het gebruik ervan in het arbeidsreglement stond, maar gaf aan dat er nieuw beeldmateriaal in de maak was om zulke situaties in de toekomst te vermijden.

De werknemer liet het hier echter niet bij en diende een klacht in bij de GBA.

Beslissing Gegevensbeschermingsautoriteit

In haar beslissing ging de GBA uitvoerig in op de mogelijke rechtsgrondslag voor de verwerking van deze foto’s:

• De noodzaak voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst biedt hier geen oplossing als rechtsgrond aangezien de arbeidsovereenkomst al beëindigd was. De GBA stelt dat zelfs toen de werknemer nog in dienst was, de overeenkomst niet geschikt was als rechtsgrond aangezien het publiceren van foto’s niet strikt noodzakelijk was voor de uitvoering van de overeenkomst. Dit kan anders zijn bij beroepen zoals influencers of modellen.

• Het gerechtvaardigd belang van de werkgever om nieuwe werknemers aan te trekken, werd in deze zaak evenmin aanvaard door de GBA aangezien het volgens de GBA niet noodzakelijk is om foto’s van (voormalige) werknemers te gebruiken om nieuwe werknemers aan te trekken. Bovendien valt dit volgens de GBA niet binnen de redelijke verwachtingen van de werknemer, des te meer wanneer deze al meerdere jaren niet meer werkzaam is bij de werkgever.

• Tot slot stelt de GBA dat toestemming hier ook niet gepast had geweest gelet op de ongelijke verhouding tussen een werknemer en werkgever. Nochtans stelt de GBA op haar website wel dat toestemming een gepaste rechtsgrond is voor foto’s die ‘nice to have’ zijn. Daarnaast was er in dit geval geen sprake meer van een werkgever-werknemersrelatie zodat de werknemer mogelijk nog na het einde van de arbeidsovereenkomst haar vrije toestemming had kunnen geven.

De GBA besloot dat de voormalige werkgever binnen de 30 dagen na de beslissing gevolg moest geven aan het verzoek tot wissing van de werknemer.

Conclusie

Werkgevers die foto’s van hun werknemers maken en gebruiken voor bijvoorbeeld marketing- of rekruteringscampagnes, moeten tijdig nadenken over de gepaste rechtsgrond hiervoor en duidelijke afspraken maken over wat er met de foto’s gebeurt na de uitdiensttreding van de werknemer. Er moet ook tijdig en gepast worden gereageerd op verzoeken tot uitoefening van rechten van betrokkenen, zoals het recht op gegevenswissing. Alternatief kunnen werkgevers gebruik maken van foto’s waarop de werknemer niet herkenbaar is (aangezien het dan niet om persoonsgegevens gaat).

Matthias Vandamme
Advocaat