De beroemde Braziliaanse ondernemer Ricardo Semler, directeur van Semco, pakte het drastisch aan. Eén van de eerste veranderingen die hij doorvoerde, was het verwijderen van de prikklok. Tijdregistratie paste niet in zijn visie op het goed managen van personeel. Zijn multinational is gebaseerd op een radicale openheid en vertrouwen. Een prikklok gaat er volgens hem vanuit dat je niet vertrouwt of een werknemer zich wel aan zijn werktijden houdt.

Tijdregistratie is neutraal

Maar volgens Vincent Peskens, eigenaar van adviesbureau ‘Time to Manage’ en schrijver van het boek ‘De nieuwe kijk op tijdregistratie’, creëert tijdregistratie juist wél rust en vertrouwen in een organisatie. “Veel bedrijven werken op basis van vertrouwen. Maar de menselijke geest is niet altijd objectief en interpreteert sommige zaken vaak verkeerd. Met tijdregistratie wordt de aan- en afwezigheid neutraal vastgelegd en kunnen beoordelingen objectief worden gedaan. Hierdoor ontstaat vertrouwen bij zowel werkgever als werknemer”, legt Peskens uit.

Als voorbeeld van zo’n verkeerde interpretatie noemt hij een directeur die om tien uur aankomt bij zijn bedrijf, gelijk met één van de medewerkers.  De medewerker houdt keurig de deur open voor zijn baas. De directeur denkt ‘Die is ook laat’ en de medewerker denkt ‘Dat is de directeur’. Twee weken later komen beiden weer rond tien uur tegelijk aan, hetzelfde ritueel. Maar nu speelt een andere gedachte door het hoofd van de directeur: ‘Die medewerker is wel vaak te laat’ en mogelijk zullen de promotiekansen van die medewerker hierdoor afnemen.

Tijdregistratie  kan in dit geval aantonen dat de werknemer weliswaar laat binnenkomt, maar wel degelijk zijn uren maakt, legt Peskens uit. Wat zijn volgens hem de zes belangrijkste argumenten om tijdregistratie in te voeren?

1. Het schept vertrouwen

De aan- en afwezigheid wordt neutraal vastgelegd. Dit schept vertrouwen.

2. Het leidt tot kostenbeheersing

Met tijdregistratie worden de personeelskosten helder gemaakt en leveren daarbij de gewenste managementgegevens op. De kosten kunnen geregistreerd en gemanaged worden naar kostenplaats en salariskosten.

3. Het creëert openheid

Met een goede registratie van de aan- en afwezigheid is er duidelijkheid voor zowel de medewerker, de leidinggevende als de werkgever. Alle partijen kunnen de gegevens bekijken, beoordelen en waar nodig bijsturen. Als voorbeeld wijst Peskens op een gemeente die variabele werktijden invoert. Eén van de medewerkers gaat vanaf dat moment om 16 uur naar huis. Het afdelingshoofd maakt al gauw de opmerking: ‘Denk je er wel aan je uren te maken?’ De medewerker reageert: ‘Dat vraag ik mij van u ook af. Ik begin elke dag om half acht maar om negen uur zie ik u pas binnen komen en volgens mij gaat u vlak na mij weg. Als u mij niet gelooft, moeten ze maar een tijdklok ophangen.’

4. Het helpt bij flexibiliteit

De één wil tegenwoordig vroeg beginnen om de kinderen te halen, de ander wil juist later beginnen, zodat hij zijn kinderen naar school kan brengen. Maar kan dat altijd binnen het bedrijf? Tijdregistratie kan in dat geval een handig middel zijn voor HR om deze wensen af te stemmen op de geplande productiviteit.

Ook bij de inzet van flexwerkers kan tijdregistratie handig zijn. De handmatige verwerking hiervan, voor zowel het uitzendbureau als de inhuurder, kost veel tijd. Dit kan veel eenvoudiger met behulp van tijdregistratie. Snel, foutloos, met fiattering en tevens inzichtelijk voor zowel opdrachtgever als uitzendbureau.

5. Hulpmiddel voor loonadministratie

Bij het verlonen is het van belang dat de juiste gegevens voorhanden zijn. Naast de standaardgegevens en de standaarduren kan de tijdregistratie ook gegevens berekenen en aanleveren over overuren, toeslaguren, consignatiediensten, ploegentoeslag, genomen verlof, het aantal maaltijdvergoedingen, het aantal gewerkte dagen en het aantal keren recht op kilometervergoeding.

6. Verlof bijhouden wordt makkelijker

Tijdregistratie vereenvoudigt het proces van verlof aanvragen. Het is opvallend dat bij veel bedrijven de verlofregistratie nog op zeer primitieve wijze verloopt. De meest voorkomende procedure is nog steeds dat een medewerker een verlofbriefje invult, dit bij zijn leidinggevende inlevert, die het op zijn beurt noteert in zijn agenda of een Excel-document om de bezetting te weten van zijn afdeling. Hij  stuurt het briefje vervolgens door naar HR die het op een snipperkaart of in het HRM-systeem invult.

Dit traject kost volgens hem ongeveer tien minuten per aanvraag. Bij een bedrijf met 100 man en tien aanvragen per medewerker per jaar is dat grofweg 165 uur per jaar. Doordat hier veel handmatige handelingen inzitten is de kans op fouten groot. De verschillen tussen de administraties moet HR dan weer gaan uitzoeken. Ook in dat opzicht levert invoering van tijdregistratie volgens Peskens meer tijd op. 

Bron: PW De Gids (pwdegids.nl)