Redactie

Vergaderen is voor veel Vlamingen een bron van frustratie. Uit een onderzoek van Protime bij 1.000 Vlaamse bedienden, blijkt dat maar liefst 86 procent van de Vlamingen zich weleens ergert aan vergaderingen op het werk. Bij bijna de helft is dat zelfs meestal of altijd het geval. 

De grootste vergaderfrustraties? Te lang blijven hangen bij irrelevante onderwerpen (51 procent), op de voet gevolgd door vergaderingen die weinig tot niets opleveren (50 procent). Wekelijks gaat zo gemiddeld drie uur aan werktijd verloren aan nutteloze meetings.

Volgens Gille Sebrechts, CEO van Protime, toont het onderzoek aan dat vergaderen efficiënter kan. “Gelukkig wordt hier bij ruim driekwart van de werknemers (76 procent) actief op ingespeeld. Bijvoorbeeld door concrete actiepunten op te stellen (27 procent) of een voorzitter aan te duiden die de vergadering in goede banen leidt (25 procent). Dat zorgt voor een gezondere vergadercultuur en voorkomt dat deelnemers vergaderen als tijdverlies ervaren.”

Vergaderingen op het werk; bijna iedereen (95 procent) krijgt er mee te maken. Sommigen zijn fan, anderen hebben er een hekel aan. Ongeveer de helft (49 procent) van de Vlamingen behoort tot de laatste groep en ergert zich er meestal tot altijd aan. Bij vrouwen (51 procent) is dit iets vaker het geval dan bij mannen (46 procent). 

De grootste vergaderfrustratie is het te lang blijven hangen bij niet relevante onderwerpen (51 procent), op de voet gevolgd door vergaderingen die weinig of niets opleveren (50 procent). Die ‘nutteloze vergaderingen’ kosten ons gemiddeld drie uur werktijd per week. Bij 1 op de 10 werknemers loopt dat zelfs op tot acht uur of meer.

De tien grootste vergaderfrustraties

1. Te lang blijven hangen bij niet relevante onderwerpen (51 procent)
2. Nutteloze vergaderingen (50 procent)
3. Geen concrete acties of besluiten na de vergadering (46 procent)
4. Geen duidelijke agenda of structuur (29 procent)
5. Er wordt afgeweken van het doel of de agenda (28 procent)
6. Mensen die tijdens de vergadering met andere dingen bezig zijn (26 procent)
7. Deelnemers die niet luisteren naar anderen (26 procent)
8. Vergaderingen die niet zijn voorbereid (23 procent)
9. Vergaderingen die te lang duren zonder pauzes (23 procent)
10. Deelnemers die te laat komen (20 procent)

‘This meeting could have been an e-mail’

Bijna een kwart van de bevraagden (23 procent) ergert zich aan vergaderen die te lang duren. Bedrijven hebben er alle belang bij om hier op in te zetten, wetende dat bijna de helft van de respondenten (45 procent) niet langer dan een half uur geconcentreerd kan vergaderen. Na 45 minuten haakt zelfs drie op de vier deelnemers mentaal af. 

“Vergaderen is geen doel op zich, maar een strategisch middel. Alleen wie vertrekt van een duidelijk doel, een scherpe agenda en de juiste mensen aan tafel – denk aan de twee-pizza-regel: nodig niet meer mensen uit dan je met twee pizza’s kan voeden – haalt er echt rendement uit. Als 3 op de 4 deelnemers na 45 minuten mentaal afhaken, dan moeten we stoppen met vergaderen uit gewoonte. Tijd is onze meeste schaarse hulpbron: behandel vergaderingen daarom als een investering, niet als een automatisme,” zegt Lode Godderis, professor arbeidsgeneeskunde aan de KU Leuven.

Een gezonde vergadercultuur

Gelukkig wordt er volgens ruim driekwart van de bevraagden (76 procent) actie ondernomen om de efficiëntie van vergaderingen te verbeteren. Dit gebeurt bijvoorbeeld door concrete actiepunten op te stellen (27 procent), een voorzitter aan te duiden die de vergadering in goede banen leidt (25 procent) en een strakke agenda en planning te hanteren, zodat alle onderwerpen aan bod komen (23 procent).

Wat gebeurt er om de efficiëntie van vergaderingen te verbeteren?

1. Er worden concrete actiepunten opgesteld (27 procent)
2. Men stelt een voorzitter aan om de vergadering te leiden (25 procent)
3. Er wordt een strakke planning aangehouden, zodat alle agendapunten behandeld kunnen worden (23 procent)
4. Zonder agenda vindt de vergadering niet plaats (17 procent)
5. Er komt alleen een vergadering als het doel helder is (15 procent)
6. Er mogen geen laptops of telefoons mee naar de vergadering (7 procent)
7. Een fysieke actieve houding wordt gestimuleerd. Bijvoorbeeld door stand-ups (6,5 procent)
8. Zonder persoonlijke voorbereiding wordt er niet deelgenomen aan de vergadering (3 procent)

“Effectief vergaderen is veel meer dan tijd besparen. Het zorgt ervoor dat collega’s meer gefocust kunnen werken, zich minder gefrustreerd voelen en sterker verbonden zijn met hun team. Door vergaderingen doelgericht en efficiënt aan te pakken, creëer je ruimte voor samenwerking, meer camaraderie op de werkvloer én betere resultaten”, besluit Gille Sebrechts.

LEES MEER OP HRSQUARE.BE

• 7 op de 10 werkgevers niet overtuigd dat loontransparantie de loonkloof zal verkleinen
• Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie waarschuwt voor phishing rond uitbetaling vakantiegeld
• Tijdsregistratie en validatie door de werknemer wegen door bij overurenvordering
• Jürgen Ingels wordt nieuwe voorzitter raad van bestuur van Mensura
• Hr-expert Heidi: “Een carrière is zoals een marathon, je moet blijven trainen”