Administratieve HR-taken zoals een arbeidsreglement opmaken, het posten van vacatures of het analyseren van opleidingsevaluaties, bieden weinig toegevoegde waarde aan bedrijven en behoren niet tot de meest boeiende topics voor een HR-professional. Volgens het model van Ulrich situeren ze zich in het vak van de administratieve expert. Die draagt zorg voor de procesmatige infrastructuur en voegt waarde toe door deze infrastructuur zo efficiënt mogelijk te maken tegen lage kosten. Vaak zijn het saaie of logge repetitieve taken, die je gemakkelijk in processen kunt gieten en desgewenst kunt uitbesteden.

Je vindt ze terug doorheen de diverse HR-domeinen:

• Rekrutering: het posten van vacatures, het inplannen van interviews, de administratie rond testing, …
• Ontwikkeling: de analyse van opleidingsevaluaties, …
• Performance management: het opstarten van de jaarlijkse evaluatiecyclus, het inplannen en opvolgen van gesprekken, …
• Compensation & benefits: van de hele loonverwerking tot delen ervan zoals het uitbetalen van de bonussen of de administratie rond verzekeringen.

Bedrijven besteden HR-activiteiten niet alleen uit omdat ze repetitief zijn en/of weinig toegevoegde waarde hebben, soms doen ze het ook omdat de expertise errond niet of onvoldoende aanwezig is in het bedrijf. Denk aan warranten, een manier om bonussen uit te betalen. Denk ook aan de voorbereiding van sociale verkiezingen. Dergelijke processen zijn heel tijdsintensief, vragen expertkennis en werken volgens strikte procedures. Zeker de organisatie van de sociale verkiezingen wordt steeds vaker integraal uitbesteed aan een externe HR-partner.

Wanneer HR dit soort activiteiten uitbesteedt aan een externe partner, komt er meer tijd vrij voor strategische changeprojecten met echte toegevoegde waarde, zoals:

• Een cultuur implementeren van directe feedback, waarbij medewerkers niet één keer per jaar een evaluatiegesprek hebben, maar continu feedback krijgen van hun managers. HR kan de managers hierin begeleiden en monitoren door samen die gesprekken te voeren.
• De HR-strategie afstemmen op de organisatiestrategie, zodat je een HR-beleid creëert dat in lijn is met waar je als organisatie naartoe wil.