Hoe nobel de intentie ook is, een algemeen verbod om na de kantooruren of in het weekend werkmails te beantwoorden, leidt bij sommige werknemers juist tot nog meer stress en verlies van controle. “Hoe medewerkers omgaan met werkmails moet in lijn liggen met hun persoonlijkheid en persoonlijke doelstellingen. Alleen zo hebben medewerkers het gevoel dat ze op een adequate manier kunnen omgaan met hun werklast”, zegt Emma Russell, psycholoog en senior docent Management aan de University of Sussex Business School en auteur van het onderzoek.
Voor medewerkers die bijvoorbeeld hoog scoren op neuroticisme en angst, kan een verbod op werkmails buiten de kantooruren een negatieve impact hebben. Zo krijgen ze immers de indruk dat ze geen controle hebben op het groeiend aantal berichten in hun mailbox.
Het onderzoek bestudeerde individuele verschillen in hoe medewerkers omgaan met werkmails en op welke manier dit bijdraagt tot het bereiken van persoonlijke doelstellingen. Daaruit blijkt dat medewerkers een van de volgende vier doelen nastreven wanneer ze werkmails beantwoorden: bezorgdheid tonen aan anderen, hun werk op een effectieve manier uitvoeren, hun welbevinden behouden en controle over hun werk behouden. Afhankelijk van het doel iemand nastreeft, gaat hij anders om met werkmails. Welke doelen priorititeit krijgen, hangt nauw samen met iemands persoonlijkheid.
Een vriendelijk of aangenaam persoon, bijvoorbeeld, zal veel belang hechten aan het tonen van bezorgdheid voor anderen. De betrokkene zal er dan ook de voorkeur aan geven om snel te antwoorden, maar ook aandacht besteden aan het taalgebruik en de toon van de mail.
