Redactie
Hoeveel tijd verliezen we precies wanneer we tijdens het werk onderbroken worden? De resultaten van eerdere onderzoeken variëren van 1 minuut tot 25 minuten. Per onderbreking, welteverstaan. Een nieuwe studie van Tempo-Team in samenwerking met KU Leuven bij 2000 werknemers, strandt ergens in het midden, met 7,5 minuten verloren tijd per onderbreking, goed voor vijf verloren uren per week.
Afleiding en onderbrekingen zijn alomtegenwoordig op de werkvloer. Ruim 4 op de 10 Belgische werknemers (43 procent) hebben vaak moeite om zich te concentreren op het werk. Dat blijkt uit recent onderzoek van HR-dienstverlener Tempo-Team in samenwerking met prof. dr. Anja Van den Broeck (KU Leuven) bij 2000 Belgische werknemers. De bevraagde werknemers geven aan na een onderbreking gemiddeld 7,5 minuten nodig te hebben om opnieuw volledig geconcentreerd te werken. Met gemiddeld acht ‘storingen’ per dag loopt die verloren werktijd volgens het onderzoek op tot vijf uur per week.
Impact groter bij jongeren
Een collega die snel jouw mening komt vragen, een chatbericht met een ‘dringend’ verzoek. Je agenda puilt uit, maar toch weet iedereen jou te vinden. Werknemers worden vandaag niet alleen fysiek of telefonisch onderbroken door collega’s en klanten. Ook digitaal komt alles non-stop binnen via e-mail, Teams, WhatsApp, enzovoort.
Het gevolg: weg concentratie. Ruim 4 op de 10 Belgische werknemers (43 procent) heeft hier regelmatig last van. Opvallend: hoe jonger werknemers zijn, hoe groter de concentratie-uitdaging. De helft van de min-35-jarigen (50 procent) geeft in het onderzoek aan regelmatig moeite te hebben om zich te focussen, tegenover 42 procent van de werknemers tussen 35 en 54 jaar en 3 op de 10 55-plussers (30 procent).
Deconnectie tijdens de werkuren
Een vraag van een collega is vaak snel beantwoord, maar het haalt ons wel uit ons werkritme en concentratie. Bijna de helft van de werknemers (47 procent) heeft moeite om na zo’n onderbreking de draad van het werk opnieuw op te pikken. Ruim driekwart (78 procent) noemt het constant schakelen tussen taken zelf nefast voor de productiviteit. Zij merken dat ze veel productiever zijn wanneer ze ongestoord kunnen werken.
Ruim 4 op de 10 werknemers (44 procent) geven aan dat er op hun werk duidelijke afspraken bestaan over wanneer collega’s tijdens de werkuren beschikbaar zijn voor elkaar en wanneer niet. Werknemers proberen dan maar zelf grip te krijgen op hun focus. Zo vermijdt ruim de helft (54 procent) soms mails en berichten om zich beter te kunnen concentreren. Bij de mannen loopt dit op tot 58 procent, tegenover 49 procent van de vrouwen. Bijna de helft van de werknemers (47 procent) is soms tijdelijk niet bereikbaar tijdens de werkuren, om ander werk gedaan te krijgen. Daarnaast gebruikt 18 procent een hoofdtelefoon om zich beter te kunnen concentreren op het werk. Bij jongere werknemers (-35 jaar) is dat zelfs een kwart, tegenover 1 op de 6 35- tot 54-jarigen (17 procent) en 6 procent van de 55-plussers.
Zo houden werknemers hun concentratie op peil:
- 54 procent vermijdt soms bewust mails en berichten.
- 52 procent geeft aan wanneer ze niet gestoord willen worden.
- 47 procent is soms tijdelijk niet bereikbaar tijdens de werkuren, om ander werk gedaan te krijgen.
- 18 procent gebruikt een hoofdtelefoon om zich beter te kunnen concentreren.
Collegiaal
Bijna de helft van de werknemers (49 procent) vindt dat technologie anderen te veel toegang geeft tot hun eigen tijd. Volgens Anja Van den Broeck, arbeidsmotivatie-expert aan de KU Leuven, schuilt daar een risico: “Door het het gebruik van digitale communicatiemiddelen kunnen collega’s elkaar op elk moment en op elke plaats storen. De beperkte kantoortijd wordt intensief gebruikt voor sociaal contact, maar ook bij thuiswerk staan we in verbinding met collega’s via e-mail, telefoon, chat enzovoort.”
Volgens Van den Broeck kan het niet alleen tijd en energie kosten dát je gestoord wordt, maar ook wáárvoor. Het risico bestaat dat het gaat om onnodige, illegitieme taken: “Dit gebeurt wanneer een collega jou vraagt om te helpen bij iets dat niet tot jouw takenpakket behoort. Je wil collegiaal zijn, maar je eigen werk blijft liggen. Als dat te vaak gebeurt, dan kan dat leiden tot vermoeidheid, stress en weinig voldoening. Tegelijkertijd toont onderzoek aan dat tijd maken voor een (ongeplande) babbel ook duidelijkheid in taken schept én de sociale steun van collega’s een boost kan geven. Het is dus geen zwart-wit verhaal.”
“Het gaat er niet om dat we minder moeten communiceren, maar dat we samen slimmere afspraken maken over wanneer we dat doen.”
Wim Van der Linden, woordvoerder van Tempo-Team, vult aan: “We verliezen momenteel ruim een halve werkdag per week aan onderbrekingen, maar dat biedt ook kansen. Het gaat er niet om dat we minder moeten communiceren, maar dat we samen slimmere afspraken maken over wanneer we dat doen. Door bewust tijd te reserveren voor ongestoorde focus, winnen we niet alleen aan efficiëntie, maar vooral aan werkplezier. Een uur kwalitatief kunnen doorwerken geeft een werknemer immers een voldaan gevoel en verlaagt de dagelijkse werkdruk aanzienlijk.”
‘Golden hours’
Een duidelijke communicatie-etiquette die je als team opstelt, kan daarbij helpen. Daarmee bepaal je bijvoorbeeld via welk kanaal je welke soort vraag stelt, of wanneer je een antwoord verwacht. Andere hulpmiddelen om betere focus te houden zijn:
- Zorg dat kennis gedeeld wordt binnen het team. Zo zit niet alle expertise bij één persoon, zodat niet steeds dezelfde collega wordt aangesproken of gestoord.
- Spreek ‘golden hours’ of vaste focusmomenten af waarin collega’s elkaar niet onderbreken en ongestoord kunnen doorwerken.
- Hanteer vaste overlegmomenten in plaats van ad-hoc besprekingen.
- Maak de rollen en verantwoordelijkheden helder. Duidelijke taakafspraken voorkomen onnodige of minder dringende ad-hoc communicatie.
- Bundel je vragen en bespreek ze in één keer.
- Probeer eerst zelf een oplossing te vinden. Sta even stil bij mogelijke antwoorden of beschikbare informatie voordat je een collega inschakelt.
Positieve kant
Gelukkig zien werknemers ook de positieve kant van die onderbrekingen. Driekwart van de werknemers (75 procent) vindt het zelfs normaal om gestoord te worden. Dat komt omdat ze zelf óók snel hulp willen vragen aan hun collega’s. Meer dan de helft (57 procent) beschouwt het als een aangename afwisseling en sociale interactie.
LEES MEER OP HRSQUARE.BE
